Come pianificare facilmente un progetto utilizzando Dropbox Paper

La pianificazione del progetto può essere noiosa e opprimente, soprattutto quando richiede che l'intero team collabori su attività separate, sessioni di brainstorming e altro ancora.

Fortunatamente, esistono strumenti tecnologici che possono semplificare il processo di pianificazione del progetto. E soprattutto, alcuni di loro sono gratuiti. Dropbox Paper è uno strumento gratuito per la creazione e la modifica di documenti offerto tramite Dropbox. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Dropbox.

Pianificazione di progetti con Dropbox Paper

Carta Dropbox dispone di tutti gli strumenti necessari per pianificare facilmente e rapidamente i progetti. Ad esempio, puoi utilizzare lo strumento sequenza temporale per impostare le date per le attività e per visualizzare l'intero progetto.

Puoi anche creare elenchi di cose da fare e taggare membri del team specifici che sono responsabili di ogni attività. La parte migliore? Puoi fare tutto questo in un unico documento, rendendo facile tenere traccia di tutti i dettagli.

Dropbox Paper è adatto al brainstorming

Prima di immergerci, vogliamo condividere questo: non è necessario che tu abbia capito l'intero progetto prima di utilizzare questi strumenti. Inoltre, potresti volerlo scopri di più su cos'è in realtà Dropbox Paper.

È facile collaborare con il tuo team per fare brainstorming sui progetti mentre li pianifichi. Tutti i membri del tuo team possono visualizzare e modificare i documenti Dropbox Paper contemporaneamente.

Sviluppo di linee temporali utilizzando la linea temporale del progetto

Innanzitutto, creiamo una sequenza temporale di base del progetto. Apri un nuovo documento Dropbox Paper e assegnagli un nome in base al tuo progetto. Quindi, segui questi passaggi:

1. Nella parte inferiore del documento vedrai la barra degli strumenti di Dropbox Paper. Seleziona l'icona della sequenza temporale, che sembra un calendario in miniatura.
2. Apparirà la tua cronologia. Quindi, seleziona la freccia accanto a 2 settimane per scegliere la lunghezza del tuo progetto.

Impostazione di pietre miliari

Il passaggio successivo consiste nell'impostare le pietre miliari del progetto che vuoi che il tuo team completi nel corso del progetto. Fare così:

1. Passa il mouse sopra la data e a Icona bandiera apparirà. Selezionalo.
2. Dai un nome alla tua pietra miliare.

Se inserisci un traguardo in modo errato o desideri semplicemente rimuoverne uno, fai clic sul traguardo nella sequenza temporale e seleziona l'icona del cestino.

Aggiunta di attività

Con tutte le tue pietre miliari inserite, ora vorrai passare e aggiungere attività specifiche entro la data di scadenza. Queste sono le attività che devi completare per raggiungere ogni traguardo.

1. Passa il mouse sopra lo spazio vuoto sotto ogni data per far apparire un'area grigia. Selezionalo per aprire il Finestra Nuovo elemento.
2. Immettere il nome dell'attività e aggiungere una descrizione dell'attività, se necessario.
3. Assegnare l'attività selezionando il Assegna icona (il corpo con un cerchio attorno).

Se vuoi attirare l'attenzione su attività specifiche, puoi codificarle a colori selezionando il Icona tavolozza in alto a destra della finestra. Ad esempio, puoi colorare le attività ad alta priorità in rosso.

Organizzazione delle attività utilizzando l'elenco delle cose da fare

Se vuoi rinunciare alla sequenza temporale, puoi utilizzare lo strumento Elenco delle cose da fare. In alternativa, puoi utilizzare l'elenco delle cose da fare con lo strumento Timeline per organizzare ulteriormente le attività del progetto.

Ad esempio, puoi inserire le pietre miliari chiave nella sequenza temporale e le tue attività con le date all'interno dell'elenco delle cose da fare. Quando le attività sono completate, seleziona semplicemente la casella accanto all'attività.

Per impostare una lista di cose da fare:

1. Seleziona il Icona dell'elenco di cose da fare (che sembra un segno di spunta) nella barra degli strumenti nella parte inferiore dello schermo.
2. Inserisci il nome della tua attività.
3. Seleziona la data e inserisci una data.
4. Se desideri assegnare l'attività a qualcuno del tuo team, seleziona il Assegna icona e inserisci il loro nome o email.

Questo è tutto! Se vuoi fare commenti su attività specifiche, puoi farlo selezionando il Icona commento (che sembra un fumetto) accanto all'attività.

Funzionalità aggiuntive per la pianificazione del progetto

Dopo aver compilato la sequenza temporale del tuo progetto e la tua lista di cose da fare, sei sulla buona strada per pianificare il progetto perfetto. Se vuoi portare ulteriormente la pianificazione del tuo progetto, ecco alcune funzionalità aggiuntive che potrebbero essere utili.

Etichettatura dei documenti

Hai più documenti per ogni progetto su cui stai lavorando? Questo può diventare rapidamente fonte di confusione e frustrante per il tuo team. Il modo più semplice per organizzare i documenti del tuo progetto è tramite il tagging.

L'assegnazione di tag (#) ti consente di inserire un tag sui tuoi documenti e file, in modo da poterli trovare facilmente durante la ricerca. Per taggare i tuoi documenti:

1. Trova il documento o il file che desideri taggare in Dropbox e selezionalo.
2. Nella finestra a destra, aggiungi un tag nel file Aggiungi un tag scatola.
3. Usa tag descrittivi per il tuo progetto. Ad esempio, #March2022MarketingCampaign funzionerebbe in questo esempio.

Quando vuoi trovare documenti con i tuoi tag, inserisci il tag nella barra di ricerca di Dropbox.

Modello di pianificazione del progetto

Non vuoi creare un progetto all'interno di Dropbox da zero? Dropbox semplifica le cose con il modello di pianificazione del progetto che puoi trovare qui.

Basta selezionare Usa modelloe il modello si aprirà all'interno del tuo account Dropbox Paper. Questo modello include sia un elenco di cose da fare che una sequenza temporale, nonché altre informazioni come le informazioni sul progetto.

Inserisci le tue informazioni e sarai a posto. È anche completamente modificabile, quindi puoi apportare modifiche per soddisfare le tue esigenze specifiche.

Un altro ottimo modo per tenere insieme i file di progetto è collegare quei file al documento di progetto principale.

Per utilizzare questa funzione, apri il documento di pianificazione del progetto. Quindi, segui questi passaggi:

1. Nella barra degli strumenti, seleziona il Icona Inserisci file Dropbox, che sembra una scatola aperta.
2. Utilizzando la barra di ricerca, individua il file che desideri inserire nel documento. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dai contratti alle presentazioni. Puoi anche caricare documenti selezionando Caricare files.
3. Evidenzia il documento e seleziona Scegliere.
4. Il file, il documento o l'immagine verranno inseriti nel documento. Puoi anche fare clic sul file per aprirlo ulteriormente e visualizzarlo a schermo intero.

Cos'altro puoi fare con il tuo account Dropbox?

Dropbox Paper è un ottimo strumento per qualsiasi cosa, dalla pianificazione di progetti alla creazione di documenti completi di elementi visivi. Quindi, cos'altro puoi fare con il tuo account Dropbox? Il cielo è il limite.

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