I 5 migliori strumenti di collaborazione documentale per il lavoro a distanza

Con il boom della cultura del lavoro da casa, i team fanno molto affidamento sugli strumenti di collaborazione per continuare a lavorare da remoto. Sono disponibili diversi strumenti per gestire i team remoti, tenere traccia dei loro progressi, organizzare meeting virtuali e rimanere in contatto per aiutarli a rimanere produttivi.

Allo stesso modo, la collaborazione sui documenti occupa un posto altrettanto importante per una comunicazione efficace. Per semplificare la creazione, la condivisione e la collaborazione dei documenti, ecco alcuni dei migliori strumenti di collaborazione sui documenti che dovresti provare.

Per la collaborazione sui documenti, Google Docs è la scelta migliore. Aiuta a stare al passo con il gioco della collaborazione senza costare un centesimo. Elimina le frustrazioni del mittente e del destinatario assegnando collegamenti univoci a ogni documento e consentendo agli utenti di condividerli senza problemi con un clic.

La funzione di condivisione collaborativa dei documenti di Google Docs consente a più utenti di modificare lo stesso documento, traccia e accetta suggerimenti e guarda le modifiche sincronizzate in tempo reale per rimanere aggiornato sulle ultime novità versione. Inoltre, consente agli editori di aggiungere commenti e suggerimenti in tempo reale.

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In qualità di proprietario del documento, puoi modificare i diritti di modifica in base alle tue esigenze. Puoi aggiungere persone come editor o visualizzatori utilizzando i loro indirizzi email. Puoi anche impostare il documento su "Sola visualizzazione" o "Limitato" in modo che solo le persone con ID e-mail dello stesso dominio possano accedervi. Inoltre, puoi controllare chi può condividere il tuo documento con altri membri del team.

Tuttavia, la maggior parte delle persone incontra un problema quando utilizza Google Documenti. Gli utenti non sono a conoscenza delle opzioni di condivisione degli inviti e dei link in Google Docs. Il destinatario può scaricare, modificare e inviare tramite e-mail il documento ricevuto se non sa come collaborare in Google Docs. Pertanto, se è la prima volta che lo usano, potresti aver bisogno di educarli un po'.

Notion ti dà il controllo completo sulla condivisione dei documenti. Con esso, puoi controllare facilmente chi può modificare, visualizzare, commentare o condividere le tue pagine Notion. I documenti possono essere condivisi con una singola persona o un intero team contemporaneamente.

Nella condivisione di gruppo, puoi limitare chi ha accesso ai documenti, che si tratti dell'intero team o solo di pochi membri dell'intero gruppo. Ad esempio, puoi inserire i tuoi vicedirettori in un gruppo e concedere loro l'accesso in modifica alle informazioni riservate con un clic. Oppure puoi concedere l'accesso in modifica ad alcuni editor mentre condividi il documento con l'intero gruppo di modifica.

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Sulla barra laterale sinistra, Notion tiene un registro delle tue pagine private e condivise. Di conseguenza, puoi trascinare e rilasciare rapidamente le pagine da una sezione all'altra mentre imposti i permessi di accesso in modo che corrispondano a quelli già impostati nella sezione della pagina privata. Le stesse autorizzazioni di accesso si applicano alle pagine di nidificazione, ma puoi modificarle in seguito secondo necessità.

Inoltre, un amministratore ha il diritto di modificare le autorizzazioni del documento di un documento già condiviso con alcuni membri del gruppo invitato o di rimuovere qualcuno dall'accesso ad esso. Se incasini i permessi per la modifica, tutto ciò che devi fare è premere Ripristina. Quindi, Notion è una buona scelta per i piccoli team con tale controllo sulla condivisione dei documenti.

Notion si integra con Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp e molti altri servizi per una facile condivisione dei documenti. Il piano gratuito include limitazioni, come il numero di ospiti che puoi invitare e tenere traccia delle storie. Per ottenere il massimo vantaggio, considera l'aggiornamento al piano a pagamento. Dai un'occhiata al Pagina dei prezzi di nozione per ulteriori dettagli.

Zoho Writer consente inoltre agli utenti di condividere senza problemi i documenti per la collaborazione, in modo simile a Google Docs. Condividere documenti con il tuo team per le revisioni consentendo loro di commentare i file in tempo reale è semplicissimo. Quando lasci i tuoi suggerimenti nei commenti, il tuo team sa cosa modificare e può agire rapidamente.

Puoi anche chattare sui tuoi progressi mentre lavori. In qualità di proprietario del documento, puoi attivare l'interruttore di rilevamento delle modifiche in modo che ogni modifica apportata al documento d'ora in poi sarà facilmente ricontrollata. Inoltre, con Zoho Writer, puoi anche condividere documenti esternamente con clienti che non si trovano nel tuo spazio di lavoro.

I documenti sono archiviati in una libreria cloud ben organizzata e possono essere cercati e recuperati rapidamente. Inoltre, puoi integrare facilmente Zoho Writer con applicazioni come Google Drive, Dropbox, Evernote e Zoho Mail. Inoltre, Zoho Writer ha un'interfaccia professionale e non ha una curva di apprendimento ripida. Quindi, non avrai difficoltà ad abituarti.

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Quando si tratta di prezzi, Zoho Writer è gratuito per le persone. Tuttavia, per usufruire di vantaggi extra come spazio aggiuntivo o protezione con password, dovrai optare per i suoi piani a pagamento. Controlla il Pagina dei prezzi di Zoho Docs per ulteriori dettagli.

Alcune delle utili funzioni che puoi sfruttare con Zoho Writer sono:

1. Salvataggio documenti in tempo reale.
2. Blocco dei dati sensibili.
3. Assistente di scrittura basato sull'intelligenza artificiale.
4. Pianificazione o pubblicazione diretta di articoli su WordPress.
5. Funziona anche offline.

ClickUp Docs è un altro strumento altamente efficiente per la condivisione di documenti in remoto. Attraverso la sua straordinaria interfaccia di collaborazione, ricca di funzionalità, tutti nell'area di lavoro possono collaborare, modificare e lavorare su attività contemporaneamente.

Consente la modifica collaborativa nello stile di Google Docs. Puoi vedere il cursore muoversi quando qualcuno sta modificando un documento, con il suo nome visualizzato sopra il cursore. Cliccando sull'icona gialla del binocolo, puoi anche vedere chi visualizza il tuo lavoro.

Inoltre, le modifiche in tempo reale vengono sincronizzate su tutti i dispositivi per garantire che ogni membro del team possa accedere all'ultima versione del documento. Durante la condivisione di documenti con il tuo team, avrai la flessibilità di mantenere alcuni documenti privati ​​mentre altri saranno accessibili a tutti.

Inoltre, proteggendo i tuoi documenti, puoi impedire a membri del team specifici di accedere a tali documenti senza chiedere il tuo permesso. L'annidamento è un'altra delle caratteristiche uniche di ClickUp. Ti consente di raggruppare le pagine all'interno di un documento e, utilizzando la funzione Relazioni, puoi collegare pagine correlate all'interno del documento.

Puoi anche importare il tuo lavoro da altre applicazioni, inclusi Evernote, Google Docs e persino documenti Microsoft Word. Se stai cercando uno strumento di collaborazione sui documenti altamente reattivo, dovresti provare ClickUp.

La piattaforma Dropbox Paper è un'altra opzione avanzata di collaborazione sui documenti disponibile per i team remoti. Con esso, puoi condividere documenti senza problemi con i membri del team dando loro accesso al documento tramite indirizzi e-mail.

Assegnare attività ai membri del tuo team con pochi clic e creare istantaneamente una scadenza proprio accanto ad essa tiene tutti al corrente. Inoltre, puoi pianificare le tue riunioni collegando gli eventi del calendario nel documento condiviso.

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In qualità di collaboratore, puoi scoprire rapidamente quali attività ti sono state assegnate per documento o per documento e navigare tra le attività assegnate ad altri e quelle già completate. Inoltre, a differenza di Google Docs, Dropbox Paper supporta la condivisione di file multimediali, rendendo la collaborazione più interessante.

Oltre a ciò, Dropbox Paper ti consente di importare documenti Microsoft Word, Excel e PowerPoint e collegare documenti di Google Documenti, Fogli e Presentazioni. Quindi, se stai cercando uno strumento di collaborazione ricco di funzionalità per il tuo team, prova Dropbox Paper.

Porta la tua collaborazione sui documenti al livello successivo

Document Collaboration esiste da decenni. Prova gli strumenti nell'elenco per portare la collaborazione sui documenti con il tuo team a un livello superiore. Per determinare quale strumento è il migliore per il team, devi farlo eseguire da loro e scegliere la soluzione che soddisfi i requisiti del team.

Hai membri del team con sede in diverse parti del mondo? Organizzare un incontro importante sarebbe senza dubbio una sfida se non conoscessi il fuso orario. Se sì, dovresti controllare i convertitori di fuso orario per semplificare il tuo lavoro.

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