Come condurre una riunione di lancio di un progetto di successo

Le riunioni di avvio del progetto sono l'occasione perfetta per mettere tutti i membri del team sulla stessa pagina e lavorare verso un obiettivo comune. Questo è il motivo per cui dovrebbero essere ben preparati e ponderati, poiché ti aiuteranno a ottenere il massimo dalla tua discussione con il tuo cliente.

In questo articolo, condivideremo alcuni suggerimenti e strumenti per aiutarti a organizzare una riunione di avvio di successo con il tuo team.

Che cos'è una riunione di avvio del progetto?

Un incontro di avvio del progetto è il luogo in cui il project manager incontra il team e, talvolta, il cliente, per presentare gli obiettivi del progetto, spiegare come verranno raggiunti e rivedere i ruoli di tutti. Di solito si tiene all'inizio di un nuovo progetto, anche se potrebbe essere opportuno averne uno più avanti nel processo se sorgono nuovi ostacoli o domande.

Questo tipo di incontro ti aiuta a iniziare il tuo nuovo progetto su basi solide comunicando chiaramente cosa ci si aspetta, come verranno misurati i progressi e quali insidie ​​potrebbero esserci. Tutto sommato, pone le basi per una collaborazione progettuale senza intoppi con tutte le parti interessate.

Vantaggi di avere una riunione di avvio del progetto

Come accennato in precedenza, le riunioni di avvio del progetto sono un'opportunità per allineare tutti alla visione del tuo progetto e ai loro ruoli al suo interno. Di seguito sono riportati alcuni altri notevoli vantaggi di avere una riunione di avvio di successo:

• I progetti vengono eseguiti in modo più efficiente quando tutti i membri del team comprendono le proprie responsabilità.
• I kick-off meeting ti mostrano fino a che punto è il tuo team nella comprensione di cosa comporterà il progetto. Questo può aiutarti a identificare eventuali problemi che potrebbero sorgere lungo il percorso.
• Le riunioni iniziali aiutano a creare un rapporto tra te e il tuo cliente, mettendo tutti su un piano di parità all'inizio del processo.
• Avere tutto pianificato in anticipo riduce la probabilità di modifiche che possono causare potenziali ritardi in un secondo momento durante il progetto.
• Il tuo cliente avrà l'opportunità di fornire preziosi feedback e idee prima di andare troppo oltre nel ciclo di vita del progetto.
• Una riunione di avvio di un progetto di successo aumenta la probabilità di rimanere nel budget e nei tempi previsti.

5 suggerimenti per condurre una riunione di lancio di un progetto di successo

Di seguito sono riportati alcuni passaggi essenziali da intraprendere durante la preparazione di una riunione di avvio del progetto:

1. Crea la tua agenda

La tua agenda dà alla riunione una chiara direzione da seguire, ed è per questo che è fondamentale crearne una e distribuirla prima della riunione di inizio. Pianificare un'agenda in anticipo ti aiuterà a rimanere concentrato e sul compito.

Puoi usare un'app per prendere appunti come Evernote per creare un piano di riunione a cui possono accedere tutti i membri. Puoi iniziare da zero o risparmiare tempo utilizzando uno dei suoi modelli di riunioni.

Aggiungi tutti i dettagli pertinenti sul progetto dopo aver gestito i fondamentali, inclusa la durata della riunione e il presidente (il project manager). Anche se questi dipendono dal progetto specifico su cui stai lavorando, ecco alcune idee generali da considerare:

• Saluti e presentazione
• Una chiara spiegazione di ciò che intendi ottenere durante il kick-off meeting
• Lo scopo del progetto
• Ambito del progetto
• Vincoli legati al tempo e al budget
• Rischi noti attuali
• Un elenco di risultati
• Discussione aperta e domande.

2. Invita le persone giuste

In questa fase, vuoi concentrarti sull'invitare tutte le parti interessate chiave. Tuttavia, nella tua impazienza di far girare la palla, potresti essere tentato di invitare tutti coloro che hanno qualcosa di anche lontanamente correlato al progetto. Questo può avere un impatto negativo sulla tua riunione, poiché gestire una grande folla sarà più difficile. Dovresti includere solo i membri del team che hanno un ruolo da svolgere nel progetto (e possono dare un contributo prezioso).

Puoi invitare i partecipanti alla riunione via e-mail o, meglio ancora, tramite un strumento di comunicazione interna Piace lento. Puoi utilizzare questo strumento per creare un canale (gruppo) che utilizzerai per condividere l'agenda della riunione e altri documenti pertinenti in modo che tutti possano esaminarli prima della riunione.

3. Rendi la riunione interattiva

Mantieni la tua riunione iniziale interattiva fornendo una piattaforma aperta per esprimere idee o suggerimenti. L'obiettivo qui è garantire che tutti partecipino attivamente durante l'incontro. Ecco un paio di idee su cosa potresti fare:

• Brainstorming di gruppo: funziona meglio se diversi membri del team hanno un'area di competenza simile. Di scambiare idee insieme, potete sviluppare rapidamente le reciproche conoscenze e sviluppare soluzioni creative che aprono la strada al successo.
• A turno presiedere la riunione: Sebbene sia l'ideale che il project manager faciliti la riunione di avvio, è possibile ruotare i presidenti per evitare di perdere l'attenzione delle persone. Consente a tutti di dare una svolta alla guida di aspetti specifici dell'agenda della riunione o di fare presentazioni, il che può anche aiutare il team a sentirsi più coinvolto nel progetto.
• Chiedi un feedback: Ogni volta che presenti qualcosa di nuovo, chiedi ai partecipanti se hanno domande al riguardo in modo che tutti possano dire la loro durante la riunione. Potresti anche sfruttare questa opportunità per scoprire altri pensieri o preoccupazioni che potrebbero avere che le incertezze non si accumulano nel tempo, una delle principali cause di frustrazione tra le persone coinvolte in a progetto.

Queste tecniche interattive assicureranno che tutte le parti interessate siano attivamente coinvolte nella riunione di avvio.

4. Chiarire ruoli e responsabilità

Partendo dal presupposto che tutti comprendano l'intero progetto e come si inseriscono, il passo successivo sarebbe definire i propri ruoli e responsabilità. Usa questa opportunità per ribadire le discussioni precedenti su ciò che tutti si aspettano l'uno dall'altro. Puoi usare uno strumento online come Asana per creare liste di controllo in modo che tutti possano vedere di quali attività sono responsabili.

Puoi iniziare assegnando elementi di azione che devono essere completati con una scadenza concordata, quindi distribuirli tra i membri del team. Organizza queste attività in ordine di priorità, con i compiti più importanti elencati per primi. In questo modo, puoi assicurarti che le scadenze vengano rispettate senza dover allungare troppo le persone.

5. Aggiungi il riepilogo della riunione al tuo Wiki interno

Al termine della riunione, trasforma i tuoi appunti in un documento ben organizzato per facilitare i riferimenti futuri. Puoi usare il tuo wiki interno come repository online a cui tutti i partecipanti al progetto possono accedere facilmente.

In questo modo, puoi sempre fare riferimento alle note della riunione ogni volta che ci sono domande su qualcosa trattato durante la sessione iniziale. Puoi anche utilizzare la tua wiki per aggiungere aggiornamenti man mano che avanzi nel ciclo di vita del progetto.

Imposta il tono giusto per l'intero progetto con una riunione d'inizio

Il kick-off meeting è un passaggio fondamentale in qualsiasi progetto, poiché dà il tono all'intero ciclo di vita del progetto e guida tutti i soggetti coinvolti nella stessa direzione.

Puoi sfruttare i suggerimenti e gli strumenti di cui sopra per portare tutte le parti interessate sulla stessa pagina e aprire la strada a un flusso di lavoro produttivo.

6 semplici modi per rendere le tue riunioni più produttive

Se vuoi sapere come condurre una riunione di squadra di successo, dai un'occhiata a questi 6 suggerimenti essenziali che dovresti seguire.

Leggi Avanti

Circa l'autore