Come utilizzare la comunicazione di solo testo per migliorare l'efficienza del lavoro virtuale

I team virtuali non hanno la libertà di avere interazioni faccia a faccia come le loro controparti in ufficio. Si affidano a vari strumenti per comunicare tra loro dalle loro posizioni remote.

A causa delle differenze di località e fuso orario, le telefonate non sono sempre le migliori. L'invio di messaggi di testo è un'alternativa migliore, poiché i membri del team possono inviare messaggi in qualsiasi momento senza disturbarsi a vicenda. Ma nemmeno la comunicazione di solo testo è perfetta. Manca il bersaglio se alcuni fattori non vengono presi in considerazione.

In questo articolo, discutiamo di come i team virtuali possono utilizzare la comunicazione di solo testo in modo più efficace.

In che modo i messaggi di testo migliorano le capacità di comunicazione

I messaggi di testo danno una sensazione diversa al tavolo della comunicazione. Ci sono due modi principali in cui la comunicazione basata su testo migliora la comunicazione. Diamo un'occhiata a loro.

Ci sono due modi principali in cui la comunicazione basata su testo migliora la comunicazione.

1. Migliora le capacità di lettura e scrittura

L'uso di stenografia ed emoji è la tendenza negli SMS, soprattutto per le chat informali. Questo metodo di sms ti allontana dall'uso dell'inglese corretto.

Quando comunichi con il tuo capo, collega o socio in affari, non comunichi con loro come faresti con i tuoi amici o altri significativi. Devi scrivere in un inglese corretto, che richiede una rilettura e una ristrutturazione completa. Questo aiuta anche a mantenere un tono più formale nelle comunicazioni.

2. Incoraggiare una comunicazione chiara

La comunicazione di solo testo crea anche capacità di comunicazione chiare. Quando comunichi tramite testo, sei costretto a rimanere aggiornato con le tue comunicazioni. Poiché la tua intenzione è per scopi commerciali, non c'è spazio per parole o frasi esorbitanti.

I 7 suggerimenti per l'utilizzo della comunicazione di solo testo per il lavoro virtuale

Poiché gli SMS sono una parte vitale del lavoro a distanza, è importante capire come renderlo ancora più efficace. Se fatto nel modo sbagliato, il tuo team subisce interruzioni di comunicazione che interrompono il tuo flusso di lavoro. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a rendere i tuoi messaggi semplici e completi.

1. Evita l'uso della stenografia

Non importa quanto sei vicino ai tuoi soci in affari o colleghi, le comunicazioni con loro non dovrebbero essere informali. L'uso di abbreviazioni o abbreviazioni non necessarie nei tuoi messaggi ritrae una prospettiva non professionale.

Non devi essere estremamente rigido con i tuoi messaggi, ma usare abbreviazioni come "U" invece di "Tu" in una conversazione di lavoro non è etico. Questa potrebbe essere una svolta importante per la maggior parte delle persone che si aspettano messaggi di testo unificati e strutturati.

2. Usa i cappucci in modo appropriato

Le lettere maiuscole sono adatte per determinati scopi per iscritto. L'uso delle lettere maiuscole in una frase è uno dei insidie ​​da evitare negli sms. Dato che siamo abituati a leggere il testo minuscolo, non è facile leggere il testo tutto in maiuscolo.

Un testo tutto in maiuscolo dà anche un tono feroce al tuo messaggio. Sembra che tu sia arrabbiato o che stai urlando al ricevitore. Se devi pubblicare sui social media, scrivere il testo in maiuscolo ti fa sembrare un cercatore di attenzione.

3. Fai un buon tempismo

La comunicazione di solo testo ti dà il privilegio di rispondere a un messaggio a tuo piacimento. Tuttavia, non dovrebbe essere a spese del tuo ricevitore.

Ad esempio, è inappropriato inviare un messaggio di testo nel cuore della notte o nelle prime ore del mattino a meno che non ti dicano specificamente che non è un problema. Non dovresti aspettarti una risposta rapida a quel tipo di messaggio. È meglio inviare tutti i messaggi relativi al lavoro durante l'orario di lavoro.

4. Evita le frasi lunghe

La grammatica più ben scritta diventa noiosa se è eccessivamente lunga senza interrompere i paragrafi. La capacità di attenzione delle persone può essere inferiore a quella di un pesce rosso. Un messaggio di testo voluminoso può farli scorrere il contenuto invece di leggerlo.

Lo skimming può far perdere loro dettagli importanti nel messaggio, alterando le tue intenzioni come mittente.

5. Usa gli emoji solo quando necessario

Gli emoji non sono male. In effetti, ce l'hanno influito positivamente sul modo in cui comunichiamo. Le emoji ti aiutano a esprimere determinate emozioni in modo appropriato.

Quando invii un testo relativo al lavoro, non devi eliminare completamente l'uso di emoji nel tuo testo. Invece, dovresti sapere quando è adatto ad usarli, in modo da non creare un'impressione sbagliata. Se non sei sicuro di quando usarli, lasciali fuori.

6. Non fare supposizioni

Negli SMS, c'è la tendenza a presumere quando e come il destinatario risponderà al tuo messaggio. Ciò può influire negativamente sul tuo umore perché la loro risposta potrebbe essere completamente diversa.

Non importa quanto tardi impiega il tuo destinatario a rispondere, non dare mai per scontato ciò che sta pensando. Aspetta di avere loro notizie. Puoi inviare un promemoria se è urgente.

7. Correggi il tuo messaggio

Non avere fretta di premere "invia" senza correggere il tuo messaggio. È molto facile non notare piccoli errori nella tua scrittura, quindi prenditi il ​​tuo tempo per cogliere e correggere errori di ortografia e grammatica.

Ci vuole più tempo per risolvere i problemi causati da un SMS, una chat o un'e-mail scritti male che per farlo bene la prima volta. Stanco di correggere manualmente i tuoi messaggi? Grammaticamente è molto utile in questo senso.

I 3 migliori strumenti di comunicazione di solo testo che puoi utilizzare

La crescente popolarità del lavoro a distanza ha visto l'introduzione di diversi strumenti di flusso di lavoro negli ultimi anni. Alcuni di questi strumenti fanno un ottimo lavoro nel dare ai team virtuali l'opportunità di prosperare sul proprio lavoro con la comunicazione di solo testo. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro.

Principalmente un'app di messaggistica per le aziende, Slack consente ai membri del team di convergere sotto lo stesso tetto per motivi di lavoro. Offre l'opportunità di una comunicazione individuale tra due membri e di una comunicazione di gruppo con tre o più membri.

Se stai lavorando a progetti con pochi eletti, puoi limitare la comunicazione all'interno di quelle persone in uno spazio dedicato chiamato canali. I membri nella stanza virtuale possono comunicare liberamente senza preoccuparsi che altri membri del team accedano ai loro messaggi.

Microsoft Teams è uno strumento di flusso di lavoro basato su chat per le comunicazioni aziendali. Adatto a team virtuali, consente ai membri del team di collaborare alle attività con l'opportunità di condividere file e documenti di lavoro.

Soddisfacendo le diverse esigenze di comunicazione dei team virtuali, i membri del team possono chattare tra loro individualmente e anche chattare in gruppo quando collaborano ai progetti. Diversi livelli di accesso possono essere concessi ai membri del team in base al loro coinvolgimento nei progetti.

Basecamp è uno strumento di comunicazione e flusso di lavoro online. Una buona scelta per i team virtuali, consente la collaborazione in team utilizzando la comunicazione di solo testo.

Puoi delegare compiti a lavoratori specifici e comunicare con loro individualmente. Allo stesso modo, i membri del team possono collaborare alle attività e comunicare apertamente con tutti coloro che sono coinvolti in ciò che sta accadendo. Offre anche promemoria delle attività che spingono i compagni di squadra a rispettare le scadenze.

Concentrati sulle informazioni importanti con la comunicazione di solo testo

Rispondere a numerose telefonate legate al lavoro ti consuma più tempo di quanto pensi. Finisci per parlare di cose improduttive molto tempo dopo che il messaggio è stato trasmesso.

Con la comunicazione di solo testo, scrivi solo i dettagli importanti che sono necessari. Ognuno ottiene le informazioni di cui ha bisogno per essere efficiente sul lavoro. C'è poco o nessun spazio per errori di comunicazione, poiché le parole sono chiaramente esplicitate in modo che tutti possano vederle.

I pro ei contro dell'utilizzo della comunicazione di solo testo nel posto di lavoro virtuale

Gli strumenti di comunicazione di solo testo sono la soluzione giusta per il tuo posto di lavoro? Ecco alcuni pro e contro da considerare.

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