5 consigli efficaci per migliorare la tua comunicazione scritta

Leggi alcuni messaggi dei tuoi colleghi che ti fregano nel modo sbagliato? I messaggi potrebbero non essere offensivi, ma il tono è semplicemente spento. Ti senti offeso e si riflette nel modo in cui ti relazioni con loro. Probabilmente non intendevano fare del male, ma usavano la scelta sbagliata delle parole.

La comunicazione scritta può andare a sud in molti modi. Devi essere deliberato nel migliorare il modo in cui comunichi per iscritto, in modo che le tue intenzioni non vengano fraintese.

Che cos'è la comunicazione scritta?

La comunicazione scritta è il processo di invio di messaggi di testo e istruzioni tramite lettere, rapporti, manuali, ecc.

Utilizzata per trasmettere informazioni sul posto di lavoro, la comunicazione scritta spesso adotta un approccio formale. È contenuto in documenti ufficiali che fungono da prova e punto di riferimento.

I nuovi sviluppi vengono comunicati al team per iscritto. Quando i membri del team mostrano un comportamento indisciplinato, ricevono una domanda tramite comunicazione scritta e rispondono allo stesso modo.

A differenza della comunicazione verbale che può essere dimenticata se non registrata, la comunicazione scritta dura a lungo, soprattutto se non viene manomessa.

Le sfide della comunicazione scritta

Come con altre forme di comunicazione, l'obiettivo della comunicazione scritta viene sconfitto se i destinatari non comprendono il contenuto del messaggio.

La comunicazione scritta presenta diversi intoppi che potrebbero alterare il significato del messaggio o l'intenzione del mittente. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro.

1. Una mancanza di chiarezza

La comunicazione perde la sua essenza quando è complessa. La scelta delle parole utilizzate dal mittente nella comunicazione scritta può lasciare il destinatario confuso. E poiché il mittente non è disponibile per chiarire le cose, la confusione persiste.

Se i dipendenti si sentono obbligati ad agire dopo aver ricevuto messaggi scritti complessi, possono finire per commettere errori a causa della mancanza di comprensione dei messaggi.

Gli errori commessi sul lavoro a causa di problemi di chiarezza sono una battuta d'arresto per l'organizzazione poiché si sprecano tempo e risorse.

2. Vincolo di tempo

Il flusso di lavoro più efficiente è quello in costante movimento. I membri del team dovrebbero ottenere immediatamente tutte le informazioni di cui hanno bisogno e applicarle al loro lavoro. Ma non è sempre così con la comunicazione scritta.

Nella comunicazione scritta, il mittente invia il messaggio al destinatario. Invece di ottenere una risposta immediata, devono attendere che il destinatario riceva il messaggio e poi risponda. Il tempo trascorso in mezzo può essere costoso in situazioni urgenti. Il danno potrebbe essere già stato fatto prima della raccolta delle informazioni.

3. Una mancanza di flessibilità

Il messaggio che hai inviato a un collega di lavoro potrebbe contenere informazioni imprecise. Potresti voler aggiornare il messaggio per maggiore chiarezza. Ma una volta che l'hai già inviato, non puoi farlo.

Devi scrivere un altro messaggio da zero affrontando la disinformazione o includendo gli aggiornamenti che vuoi trasmettere. Fare tutto ciò è stressante, soprattutto quando hai un mucchio di lavoro da fare.

4. Ritardo nel processo decisionale

Prendere decisioni sul posto di lavoro richiede un certo livello di velocità. Tutti coloro che sono coinvolti nel processo decisionale devono essere aggiornati con gli ultimi sviluppi e fornire i propri input in modo tempestivo.

Quando il processo decisionale è coordinato con la comunicazione scritta, il tempo impiegato per ricevere, leggere e rispondere al messaggio ritarda il processo decisionale. Puoi migliorare il tuo gruppo processo decisionale con gli strumenti giusti.

5 modi per migliorare la tua comunicazione scritta

Se vuoi prosperare nel tuo lavoro o carriera, devi prestare maggiore attenzione alla tua comunicazione scritta. E questo perché comunichi con le persone per iscritto quasi ogni giorno.

Garantire che comprendano i messaggi che trasmetti loro ti aiuta a ottenere la risposta desiderata. Alla luce di ciò, discutiamo di alcuni modi in cui puoi comunicare meglio per iscritto.

1. Identifica l'obiettivo

Cosa stai cercando di ottenere con il messaggio? È importante che tu lo identifichi all'inizio, in modo da poter articolare i tuoi pensieri in quella direzione. Puoi convincere le persone a farlo apri e leggi le tue email facilmente con una scrittura efficace.

Un messaggio scritto senza un obiettivo chiaro in mente è come un commento in corsa. Avrai una pagina intera di contenuti senza dire nulla di concreto. Il contenuto del tuo messaggio potrebbe essere fuorviante per il destinatario se non capisci il tuo obiettivo.

2. Entra nei panni del destinatario

La comunicazione scritta manca il segno se il destinatario non dispone delle informazioni di base o del contesto necessari per comprendere il messaggio che sta leggendo. Se scrivi a qualcuno e menzioni cose di cui sono ignari, andranno persi.

Mettiti nei panni del lettore mentre scrivi il tuo messaggio. Quanto ne sanno sull'argomento? Hanno bisogno di informazioni di base o di contesto?

Comprendere lo stato d'animo del lettore riguardo all'argomento ti aiuta anche a scegliere le parole e il tono giusti per trasmettere il tuo messaggio.

3. Annota le idee

Dopo aver preso mentalmente una nota per scrivere un messaggio, inizia a prepararti in anticipo annotando le idee che ti vengono in mente.

Dal momento che non puoi recuperare facilmente il tuo messaggio dal destinatario per apportare modifiche o aggiornamenti, annota in anticipo tutti i tuoi punti, in modo da poterli includere nel tuo messaggio.

Non è necessario portare in giro un taccuino per quello scopo. Un'app per prendere appunti come Nota semplice ti rende più facile annotare le tue idee sui tuoi dispositivi mobili in movimento. Puoi accedere alle tue note da remoto ogni volta che ne hai bisogno.

4. Sii chiaro e semplice

Le comunicazioni scritte più efficaci sono chiare e semplici. Ora non è il momento di impressionare il tuo lettore con grandi parole ed espressioni grammaticali.

C'è la tendenza a voler sembrare intelligente con l'uso di parole fantasiose, ma è controproducente nella comunicazione scritta. Ricorda, non sarai fisicamente presente quando il lettore leggerà il messaggio. Quindi, non puoi chiarire le cose se confondono il lettore.

Se stai lavorando a un progetto, puoi scrivi una dichiarazione sullo scopo del progetto killer con efficace comunicazione scritta.

5. Modifica a fondo

La lettura di messaggi con errori grammaticali e di battitura è una svolta. Risparmia il problema del tuo destinatario modificando accuratamente i tuoi messaggi prima di inviarli.

Resiste alla tentazione di inviare messaggi scritti in fretta. Non importa quanto sia urgente, trova il tempo per modificarlo. Potrebbero essere presenti parole, espressioni ed errori non necessari nei messaggi. Ripassarli ancora una volta ti aiuterà a individuarli, ma ciò non accadrà se non trovi il tempo per farlo. App come Grammaticamente sono ottimi per la modifica e la messa a punto della tua scrittura.

Se hai la reputazione di inviare messaggi pieni di errori, le persone saranno riluttanti a leggere i tuoi messaggi. Consentiranno ai tuoi messaggi di indugiare finché non avranno la forza mentale per resistere allo stress causato loro dalla lettura dei tuoi contenuti.

Passare i tuoi messaggi in modo efficace

Le interazioni verbali al lavoro possono essere rumorose. La comunicazione scritta aiuta a creare un po' di tranquillità. I compagni di squadra possono comunicare in qualsiasi situazione senza attirare l'attenzione su di sé.

Una volta che la tua comunicazione scritta è chiara con il tono giusto, puoi convincere le persone a fare ciò che vuoi senza continuare a chiarire le cose. Ti costruisci anche una reputazione come persona che comunica in modo efficace.

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