Come scrivere una risposta e-mail professionale fuori sede

Quando si tratta di e-mail, può essere difficile stabilire confini professionali. Dopotutto, molte aziende presumono che finché hai Internet, sei libero di rispondere a qualsiasi messaggio.

Mentre c'era un tempo in cui ci si aspettava che i professionisti fossero sempre disponibili, i tempi stanno lentamente cambiando. In questi giorni, sta diventando sempre più comune per le persone essere offline nei loro giorni liberi e per una buona ragione.

Se stai andando in vacanza, ti prendi una pausa per motivi di salute mentale o hai bisogno di assentarti dall'ufficio per qualsiasi altro motivo, ecco alcuni suggerimenti su come scrivere una risposta e-mail professionale fuori sede.

1. Cancella l'intestazione dell'oggetto fuori sede

Uno dei modi più semplici per dire alle persone che sei fuori sede è modificare l'intestazione dell'oggetto della risposta e-mail. Invece di scrivere semplicemente "Fuori sede", puoi anche includere il tipo di congedo che stai prendendo, se ti senti a tuo agio nel condividerlo.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di intestazioni dell'oggetto e-mail fuori sede:

• Fuori sede – Congedo per ferie (25 dicembre – 4 gennaio)
• [Fuori sede] Congedo medico
• Fuori sede | Congedo di paternità
• *Fuori sede* Congedo di emergenza
• Fuori sede (congedo per lutto)
• Fuori sede | Congedo di maternità
• Fuori sede ~ Lavoro sul campo
• [Fuori sede] Congedo festivo (giorno di Natale)
• Fuori sede – Congedo per malattia
• Fuori sede – Sposarsi!

2. Indica che tipo di congedo stai prendendo

Per alcune persone, è comune presumere che qualsiasi e-mail fuori sede sia per scopi di svago. Tuttavia, non è sempre così per tutti.

Alcune persone usano anche le e-mail fuori sede per quando stanno lavorando, ma non possono accedere alle loro e-mail durante il giorno. Ad esempio, i rappresentanti di vendita o coloro che stanno lavorando sul campo potrebbero dover recarsi in aree prive di connessione a Internet.

Inoltre, è anche possibile che tu ti stia prendendo una pausa per questioni personali come visite ospedaliere, funerali o per riprenderti da una malattia. Con questo, può essere imbarazzante rispondere a "Spero che tu abbia trascorso una buona vacanza".

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Per evitare ciò, puoi invece inserire i dettagli del tuo permesso all'interno del corpo della tua email. Non devi essere onesto sulla tua situazione se ti mette a disagio, ma essere sincero con il tuo capo, i compagni di squadra o i clienti può aiutare a creare empatia.

Ad esempio, se hai avuto un incidente d'auto e hai bisogno di tempo per riprenderti dalle ferite, affittare i tuoi contatti sanno che li aiuta a gestire le loro aspettative sulla tua uscita ritardata e prevista Restituzione.

3. Evita scuse inutili

Per molti maniaci del lavoro, è comune includere le scuse nelle e-mail fuori sede, come "Mi dispiace non poter rispondere subito!" Tuttavia, è importante capire che non dovresti scusarti per aver preso una pausa dal lavoro, soprattutto se è per sempre Motivo.

Invece di chiedere scusa, ecco alcuni termini che puoi usare invece:

• "Grazie per averci contattato!"
• "Grazie per la mail."
• "Questa e-mail è stata ricevuta."

Invece di scusarti, puoi riconoscere educatamente che il loro messaggio è stato ufficialmente ricevuto. Con questo, puoi optare per un linguaggio che si concentra sul ringraziarli per il loro tempo e impegno.

4. Non garantire una data di risposta

Per molte persone, può essere travolgente vedere un enorme arretrato di e-mail una volta tornati in ufficio dopo una lunga assenza. In effetti, l'ansia può anche raddoppiare quando usi frasi come "Risponderò non appena torno in ufficio".

Questo non solo può aggiungere molta pressione non necessaria per garantire una risposta il primo giorno del tuo ritorno, ma crea anche aspettative sbagliate per le persone che cercano di mettersi in contatto con te.

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Sebbene sia corretto accusare ricevuta di un'e-mail, non è necessario garantire una risposta immediata. Per evitare di impegnarti eccessivamente quando sei disponibile a rispondere, è meglio attenersi a una risposta ampia o a un intervallo generale.

Ecco alcuni esempi di frasi che puoi usare:

• Risponderò appena sarò disponibile dopo le ferie.
• Per favore aspettati una mia risposta entro la fine di _______.
• Se non urgente, aspettati una risposta entro ________.

Ricorda, se un'e-mail è fondamentale, le persone si sforzeranno di chiamarti o di ricontattarti dopo un po' di tempo. Con questo, è importante mettere dei buffer per non lasciare che le persone sperano in una risposta rapida.

Per alcuni ruoli, è comune avere contatti di riserva per assumersi il carico quando non ci sei. Tuttavia, prima di incaricare un capo, un collega o un membro del team di assumersi l'onere quando non sei disponibile, è essenziale ottenere il consenso.

Con molte persone già sopraffatte dal proprio lavoro, può essere stressante assumersi le responsabilità di altre persone, anche se è solo per un breve lasso di tempo. Inoltre, potrebbero non sentirsi a proprio agio nel fornire ai clienti o ai clienti l'accesso a determinati indirizzi e-mail o numeri di telefono personali.

Per questo motivo, prima di aggiungere i dettagli di contatto di qualcuno alla tua e-mail Fuori sede, assicurati di chiedere loro se va bene per te farlo e quali dettagli sono a loro agio con la condivisione.

6. Crea diverse e-mail fuori sede per parti interne o esterne

A seconda di chi riceverà l'e-mail, la quantità di informazioni che potresti essere disposto a condividere nella tua risposta e-mail fuori sede potrebbe variare. Dopotutto, devi ancora prendere precauzioni per la privacy, soprattutto quando sei in vacanza.

Ad esempio, mentre ti senti a tuo agio nel condividere il luogo in cui stai viaggiando con i tuoi colleghi di ufficio, potresti non volerlo fare con persone a caso.

Utilizzando i sistemi di gestione della posta elettronica, puoi impostare una risposta fuori sede diversa a seconda di chi la riceverà. Con questo, puoi dare alle persone la giusta quantità di contesto sulla tua situazione fuori sede.

Crea migliori limiti di lavoro con le tue risposte fuori sede

In un mondo in cui ci si aspetta che siamo sempre disponibili, un'e-mail fuori sede che mostra i limiti può fare la differenza. Essendo fermo con il tuo tempo libero personale, puoi insegnare anche alle persone intorno a te il valore della tua vita personale.

Inoltre, chiedendo agli altri di essere rispettosi del tuo tempo, puoi anche incoraggiare gli altri a fare lo stesso. Anche se questo non sembra un grosso problema, può significare tutto per i team quando vengono stabiliti standard sani in ufficio.

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