Troppi fogli di calcolo? Organizzati con questi suggerimenti

I fogli di calcolo sono uno strumento fantastico per aiutarti a organizzare i dati e tenere traccia di varie forme di informazioni sul posto di lavoro, in particolare con l'uso di formule e rapporti. Tuttavia, l'uso eccessivo dei fogli di calcolo può essere inefficiente e danneggiare la produttività.

Vanno bene per alcune cose, ma non necessariamente per altre. Se ti sono state imposte montagne di fogli di lavoro dal tuo lavoro, o semplicemente ami un buon foglio dati, potrebbe essere il momento di cercare dei modi per gestirli.

1. Riconosci l'uso eccessivo del foglio di calcolo

O sei qui perché sei stanco dell'insistenza del tuo posto di lavoro nell'usare fogli di calcolo per tutto, o ti piace lavorare con i dati e ti stai chiedendo se questo vale per te. In realtà, è buona norma riflettere su come si utilizzano software come Microsoft Excel e Fogli Google, in modo da ottenere il massimo dal proprio lavoro.

È utile contare quanti fogli di calcolo utilizzi su base giornaliera o settimanale. Se questo numero supera sei, puoi prenderlo come un segno che potresti lavorare in una posizione di svantaggio e può causare problemi, come ad esempio:

• Difficoltà nella gestione del tempo.
• Inefficienza con i processi.
• Scarsa organizzazione delle informazioni.
• Barriere di comunicazione a livello aziendale.

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Identificare la misura in cui i fogli di calcolo vengono utilizzati per informare il tuo lavoro può aprire opzioni per nuovi modi di lavorare più produttivi. Diamo un'occhiata ad alcuni modi in cui puoi gestire questo uso eccessivo e ottenere risultati migliori a lungo termine.

2. Semplifica i dati unendo e riprogettando i fogli di calcolo

Spesso, il motivo per avere troppi fogli di calcolo è che non vengono utilizzati in modo intuitivo. Saprai che questo sta accadendo se devi utilizzare due fogli separati per un'attività singola; ad esempio, ne hai uno per le ferie annuali e uno per la copertura del turno.

In questo caso particolare, potresti facilmente combinarli in un foglio di lavoro onnicomprensivo. Puoi farlo suddividendoli in diverse schede.

In alternativa, puoi includere entrambi come tabelle su un foglio e seguire questi passaggi per aggiornare automaticamente la tabella dei turni con i dati di quella delle ferie annuali:

1. Nella tua seconda tabella, dove registreresti gli intervalli di turno, digita la formula =SE(Seleziona cella, "GAP", "FULL")
2. Dove afferma la formula sopra Seleziona Cella, digitare il numero di cella che contiene le date delle ferie annuali, ad esempio B2.
3. Quando inserisci una data nella cella selezionata, questo compilerà automaticamente la parola "GAP" in cui digiti la formula.
4. Se non c'è una data, popolerà automaticamente la parola "FULL" dove digiti la formula.

Questa formula può essere utilizzata per qualsiasi cosa, indipendentemente dal valore della cella, e può essere un modo utile per gestire informazioni simili tra tabelle.

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La combinazione di fogli e dati in un'unica posizione riduce il numero di file necessari per attività specifiche e consente di organizzare il lavoro in modo più efficace. Controlla il tuo elenco di fogli di lavoro per vedere se qualcuno di loro può essere combinato, per mantenere il lavoro chiaro e facile da seguire.

A volte, non è possibile unire i fogli di calcolo, perché i dati non sono direttamente correlati. Tuttavia, potrebbe essere comunque necessario avere accesso a più fogli per processi più complessi, che coinvolgono più di un'attività.

In questi casi, potrebbe valere la pena aggiungere collegamenti ipertestuali nel tuo foglio di lavoro per darti un rapido accesso a un altro. Questo serve anche come utile promemoria dell'intero processo. Ad esempio, se stai inserendo dati sui clienti, potresti includere un collegamento ipertestuale a un foglio di feedback dei clienti.

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Questo può essere fatto facilmente in Excel e Fogli Google premendo contemporaneamente CTRL + K sulla tua tastiera. Questo farà apparire un Collegamento ipertestuale finestra, dove puoi Ricerca per il file, e Nome il testo che vuoi che appaia nella cella.

Puoi persino creare una scheda che includa collegamenti ipertestuali a tutti gli altri fogli di calcolo, con informazioni su quando utilizzarli. Questa è un'ottima idea se vuoi assicurarti che tu e i tuoi colleghi siate tutti sulla stessa pagina e che lavoriate dagli stessi file, piuttosto che da quelli obsoleti.

4. Considera un software alternativo

I fogli di calcolo possono fare solo così tanto e, se soffri di un uso eccessivo, potrebbe essere solo perché hai bisogno di un software dedicato per gestire il carico di lavoro. Ad esempio, hai davvero bisogno di un foglio di calcolo delle ferie annuali se questo viene monitorato per te in un sistema delle risorse umane?

Spesso, man mano che un'azienda si espande, diventa troppo grande per i fogli di calcolo e inizia a richiedere software per gestire la massa di informazioni. Asana è una fantastica applicazione per la gestione dei progetti e ce ne sono molti alternative al software di gestione dei progetti in grado di gestire i flussi di lavoro manuali per te.

Invece di lottare per stare al passo con le crescenti richieste dell'azienda, cerca altri modi per archiviare e gestire le informazioni. Farà risparmiare tempo a te e ai tuoi colleghi e automatizzerà molte attività che normalmente richiederebbero una supervisione aggiuntiva.

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5. Rivedi i tuoi processi e rimuovi la duplicazione

L'uso eccessivo dei fogli di calcolo può verificarsi come risultato del tentativo di organizzazione, ma a volte questo può andare troppo oltre. In questi scenari, puoi effettivamente finire per microgestire te stesso o i tuoi colleghi, quando in realtà sottrae tempo a compiti importanti.

Tenere traccia delle informazioni sul lavoro è essenziale per un funzionamento regolare, ma occasionalmente potresti finire per cercare di tenere traccia di troppe cose non necessarie. Rifletti sui tuoi processi attuali e valuta se hai davvero bisogno di un foglio di calcolo per loro.

Allo stesso modo, l'utilizzo di un foglio di calcolo per registrare dati che sono già archiviati altrove crea inutili duplicazioni di lavoro ed è altamente inefficiente. Metti via quei fogli di calcolo corrispondenti e lavora dalla fonte.

I fogli di calcolo possono funzionare contro di te

Con i suggerimenti di cui sopra, avrai molti modi per svuotare la cartella del foglio di calcolo e iniziare a lavorare in modo più efficiente. Segui il tuo istinto su quali lavori meritano dati dedicati e quali possono essere gestiti in modo diverso.

Se non sei ancora sicuro, presta molta attenzione a come lavorerai nelle prossime settimane. Potresti iniziare a notare dove le cose potrebbero essere semplificate e puoi creare uno spazio digitale più efficiente in termini di tempo e organizzato.

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