Che cos'è la politica di sicurezza e-mail e come funziona?

Quando è stata l'ultima volta che hai inviato un'e-mail? Probabilmente era oggi. Proprio come te, molte persone in tutto il mondo inviano e-mail ogni giorno.

Le e-mail fanno parte della nostra vita da molto tempo. Dal momento che è quasi impossibile farne a meno, devi proteggerti con un'efficace politica di sicurezza della posta elettronica.

Non vuoi che le tue email finiscano nelle mani sbagliate, vero? L'implementazione di una politica di sicurezza della posta elettronica aiuta a mantenerli più sicuri.

Che cos'è la politica di sicurezza della posta elettronica?

Una politica di sicurezza e-mail è una serie di procedure che regolano l'uso delle e-mail all'interno di una rete o di uno stabilimento. Descrive in dettaglio come una categoria di utenti interagisce con i messaggi inviati e ricevuti tramite e-mail.

Mantieni le tue e-mail organizzate e sicure aumenta la tua produttività. L'obiettivo di una politica di sicurezza della posta elettronica è proteggere i messaggi da accessi non autorizzati.

Chi potrebbe tentare di accedere alle e-mail senza autorizzazione, si potrebbe chiedere? I criminali informatici: sono molto interessati ai messaggi riservati che invii all'interno e all'esterno della tua organizzazione. E questo perché sanno che tali informazioni sono preziose. Se ne entrano in possesso, possono usarlo per una serie di attività dannose per arricchirsi.

Come funziona la politica di sicurezza della posta elettronica?

La forza di sicurezza predefinita dell'e-mail non è così forte. I messaggi inviati via e-mail sono nello spazio pubblico. Pertanto, possono essere facilmente accessibili da chiunque abbia abilità di hacking nella media. La creazione di una politica di sicurezza della posta elettronica è una delle cose di base che puoi fare per respingere gli aggressori.

Credere che tu o la tua organizzazione non possiate cadere vittime di una violazione della posta elettronica è una falsa premessa. Finché utilizzi le e-mail, puoi essere preso di mira.

La tua riluttanza a implementare una politica di sicurezza della posta elettronica può trattenere l'acqua solo se le e-mail che invii sono prive di significato. Ma non è certo il caso se gestisci un'attività decente.

Affinché una politica di sicurezza della posta elettronica sia efficace, deve includere i seguenti elementi:

1. La portata e lo scopo della politica.
2. Informazioni sulla proprietà dei contenuti contenuti nelle e-mail.
3. Problemi di privacy e aspettative delle parti che utilizzano l'e-mail.
4. Le responsabilità degli utenti di posta elettronica.
5. Linee guida per l'utilizzo degli account di posta elettronica dell'organizzazione.
6. Suggerimenti per rilevare ed evitare le minacce alla sicurezza della posta elettronica.
7. Azioni specifiche da intraprendere in caso di sospetta violazione della sicurezza della posta elettronica.

L'accessibilità è fondamentale per il successo dell'attuazione della politica. I membri del team possono essere aggiornati con le informazioni nella politica solo se possono accedere al documento.

Invece di archiviare il documento su un dispositivo fisico, è consigliabile utilizzare uno strumento di flusso di lavoro con archiviazione cloud e accesso remoto. In questo modo, i membri del team autorizzati possono accedere alla politica da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

La formazione è un altro elemento essenziale per implementare con successo una politica di sicurezza della posta elettronica. Alcuni utenti potrebbero essere riluttanti a rispettare la politica, soprattutto se non hanno utilizzato qualcosa di simile in passato. Sta a te provvedere a una formazione adeguata per far loro capire come l'uso della politica sia nel migliore interesse di tutti.

Come costruire una politica di sicurezza e-mail efficace

Una politica di sicurezza della posta elettronica non è valida per tutti perché non esistono due organizzazioni uguali. Ma le minacce informatiche che mettono in pericolo l'uso delle e-mail hanno effetti simili sulle organizzazioni, indipendentemente dalle loro offerte e dimensioni. Sono attributi comuni che dovrebbero essere considerati nella creazione di una politica standard.

Ecco alcuni suggerimenti pratici per creare una politica di sicurezza della posta elettronica che funzioni.

1. Adotta un modello

Creare una politica di sicurezza della posta elettronica da zero non è una cattiva idea, ma potresti risparmiare tempo adottando un modello esistente. Ciò è necessario, soprattutto se non si ha familiarità con il contenuto della polizza.

Invece di creare informazioni irrilevanti, hai informazioni vitali per creare una politica che funzioni.

2. Modifica il modello

Adottare un modello esistente non significa che dovresti usarlo così com'è. Il modello serve a darti un'idea dell'aspetto della politica.

Invece di prendere tutto ciò che è contenuto nella linea del gancio della dima e nella platina, regolalo in base alle esigenze specifiche della tua attività.

Alla fine, avrai un documento originale su misura per la tua organizzazione.

3. Identifica i termini di coinvolgimento degli utenti

Gli utenti della tua e-mail possono impegnarsi in attività indiscriminate se non sono consapevoli che tali attività sono vietate. È tua responsabilità indicare espressamente come dovrebbero usare la tua email.

Identificare pratiche di posta elettronica malsane che potrebbero esporre la rete ad attacchi informatici e mettere in guardia contro il coinvolgimento in tali attività.

La tua politica di sicurezza delle e-mail è incompleta senza l'implementazione di uno strumento che migliori la sicurezza delle tue e-mail.

La protezione manuale della posta elettronica dalle minacce informatiche non è sufficiente, soprattutto perché i criminali informatici utilizzano tecnologie avanzate per i loro attacchi. Abbina la loro energia a strumenti come sandbox, filtri antispam e software di prevenzione del malware. Un efficace filtro antispam ti impedisce di visualizzare e-mail dannose.

5. Applicare il riconoscimento della politica dell'utente

L'implementazione di successo della tua politica inizia con la volontà dei tuoi utenti di rispettarla. Il cambiamento arriva con una certa resistenza. I membri del team che non hanno familiarità con una politica di sicurezza della posta elettronica potrebbero decidere di ignorarla.

Convinci gli utenti a impegnarsi a utilizzare la policy aggiungendo le loro firme come forma di riconoscimento. In questo modo, hai la prova del loro consenso a usarlo nel caso in cui non lo facciano.

6. Addestra gli utenti

Gli utenti della tua e-mail potrebbero non comprendere alcune informazioni nella politica. Lasciarli in uno stato di confusione è rischioso in quanto potrebbero intraprendere azioni inappropriate che metteranno in pericolo la tua rete.

Assicurarsi che tutti comprendano la politica conducendo corsi di formazione. Crea spazio affinché possano porre domande sulle aree grigie in modo che tutti siano al passo con cosa fare e cosa non fare.

7. Sviluppare un piano di risposta agli incidenti

Anche con tutta la formazione su come implementare in modo efficace una politica di sicurezza della posta elettronica, le cose potrebbero comunque andare storte.

Sviluppare un piano di risposta agli incidenti nel caso di violazione della sicurezza. La tua policy dovrebbe contenere ciò che gli utenti dovrebbero fare quando sospettano attività o attacchi dannosi. Intraprendere le azioni giuste può mitigare gli effetti di un attacco informatico.

Coltiva una cultura informatica sana con una politica di sicurezza della posta elettronica

La messaggistica istantanea può essere alla moda nella comunicazione con amici e familiari. Ma quando si tratta di lavoro e affari, la buona vecchia posta elettronica è ancora rilevante. Aiuta le organizzazioni a mantenere un senso di ordine e formalità.

Potresti non essere in grado di impedire agli aggressori di prendere di mira le tue e-mail, ma puoi annullare i loro attacchi con un'efficace politica di sicurezza della posta elettronica.

Quando tutti coloro che utilizzano la tua e-mail capiranno come proteggere le informazioni, i criminali informatici non avranno alcuna possibilità di colpire. È solo questione di tempo prima che smettano di provare a penetrare nella tua rete e passino a quella successiva.

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