I 10 modi migliori per gli amministratori di Office per ottenere il massimo da Google Workspace

Un professionista amministrativo deve affrontare carichi di lavoro pesanti e orari impegnativi. Tuttavia, le app giuste possono aiutarli ad automatizzare le attività e rendere i processi senza interruzioni.

Se utilizzi Google Workspace nella tua organizzazione, puoi utilizzare i suoi strumenti per svolgere responsabilità comuni. Continua a leggere per sapere come i dirigenti amministrativi possono utilizzare Google Workspace.

1. Pianifica e organizza eventi di squadra

Prima di organizzare il viaggio per i colleghi, potresti voler conoscere le loro preferenze di hotel e volo. Utilizza Moduli Google per fare un sondaggio sulle scelte di volo e hotel prima di prendere la decisione finale.

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Durante la gestione degli eventi durante i viaggi per un team, gli amministratori possono creare una mailing list di gruppo in Gmail includendo tutti i partecipanti all'evento. Li salverà dall'invio di e-mail individuali a ciascun partecipante. Invia un'e-mail al gruppo e tutti i membri riceveranno aggiornamenti importanti.

Molti dirigenti amministrativi devono lavorare come assistenti del manager. Sia che tu debba indossare questo cappello per un tempo limitato o indefinito, dovresti farlo con totale dedizione.

Con l'aiuto degli strumenti di Google Workspace come Gmail, Contatti e Calendario, puoi corrispondere senza problemi per loro conto. Tutto quello che devi fare è avere accesso al suo account Google Workspace sul tuo computer. Oppure puoi collegare il loro account e-mail al tuo Gmail utilizzando IMAP.

3. Organizza la corrispondenza con la Posta in arrivo filtrata

Ricevere centinaia di e-mail nella tua casella di posta ogni giorno può essere stressante. Ma, organizzando la tua casella di posta, puoi mantenere le cose ordinate. Quando hai Gmail come parte di Spazio di lavoro di Google, non è necessario utilizzare nessun altro client di posta elettronica.

Gmail ti consente di creare etichette per mittenti diversi, in modo che le email in arrivo vadano in cartelle separate. Puoi anche impostare Gmail come Speciale, inoltrare o eliminare automaticamente qualsiasi email particolare per mantenere la tua casella di posta libera da email non necessarie.

4. Gestisci facilmente le email con modelli e firme

Digitare ripetutamente gli stessi messaggi di posta elettronica può essere noioso e irritante. Puoi creare modelli per i messaggi utilizzati più di frequente in Gmail. Ti consente di creare fino a 50 modelli per ogni account, così puoi risparmiare tempo prezioso.

Puoi anche utilizzare questa funzione del modello per salvare più firme. Quando componi un'e-mail, scegli il modello appropriato con la firma appropriata in base a chi rappresenti.

5. Comunica istantaneamente con Google Chat

Sia che tu debba metterti in contatto con il tuo capo senza disturbarlo con le telefonate o che tu voglia scambiare due parole con un dipendente, la chat istantanea è l'opzione migliore. Con Google Chat puoi chiedere loro qualsiasi cosa e loro possono risponderti all'istante.

Anche se le persone potrebbero non essere sempre in grado di rispondere a una telefonata, possono controllare le domande che hai posto nella chat. Se sono occupati, possono ricontattarti al momento opportuno.

6. Crea una lista di cose da fare e ricevi una notifica

Creare un elenco di cose da fare per i tuoi compiti importanti è obbligatorio se non vuoi dimenticarli. Con Google Workspace, non è necessario utilizzare un'app per l'elenco delle cose da fare separata. Utilizzando Google Keep, puoi creare un elenco di attività che vogliono svolgere. Possono utilizzare questo strumento online durante le riunioni per prendere appunti.

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Successivamente, gli amministratori possono anche condividere il documento Keep con altre parti interessate. Possono utilizzare Google Calendar e aggiungere attività come eventi per ricevere promemoria delle attività. Inoltre, questa app ti consente di personalizzare l'ora dei promemoria per ogni attività o evento.

7. Coordinare le richieste di strutture

In qualità di amministratore dell'ufficio, è spesso difficile tenere traccia di tutte le richieste di struttura che i dipendenti fanno. Utilizzando Google Forms, puoi raccogliere tutte le richieste in un unico posto. Crea un modulo per le richieste di servizi come la manutenzione e il catering.

Condividilo con tutti i dipendenti e, quando qualcuno lo riempie, ricevi rapidamente una notifica e-mail e un indirizzo. Puoi fornire l'accesso ai dati dei moduli ad altro personale amministrativo in modo che più persone possano esaminare le richieste a loro piacimento.

Gli amministratori possono gestire le richieste e tenere traccia delle richieste completate e in sospeso utilizzando Fogli Google.

8. Accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da qualsiasi luogo

In qualità di amministratore di ufficio, il tuo dovere potrebbe non essere limitato a un orario di lavoro fisso. La tua organizzazione potrebbe volerti accedere o condividere un determinato file immediatamente, anche al di fuori dell'orario di ufficio. Quindi, non puoi fare affidamento sui personal computer per archiviare documenti d'ufficio cruciali.

Utilizza Google Drive per archiviare file e documenti, così puoi accedervi sempre e ovunque. Ti consente anche di condividere i documenti con i tuoi colleghi.

Che tu sia in ritardo per l'ufficio o abbia bisogno di coordinarti con gli amministratori che lavorano in un altro turno, l'utilizzo di Drive condiviso per i compagni di squadra garantirà un accesso sicuro e senza sforzo.

9. Condivisione file istantanea e collaborazione

Vuoi condividere i documenti all'istante? Crea un documento e un foglio di lavoro su Google Workspace e condividili istantaneamente con tutte le persone che vuoi. È possibile assegnare ruoli durante la condivisione per garantire la sicurezza e l'integrità del file.

App come Google Docs e Fogli Google consentono anche di comunicare direttamente dal documento. Se desideri che più amministratori lavorino su un file in tempo reale, niente può essere migliore delle app Documenti, Fogli e Presentazioni di Google Workspace.

Queste app supportano il lavoro collaborativo e mostrano quale membro del team ha apportato modifiche a un documento.

10. Coordinare la disponibilità per riunioni e formazione

Coordinare la disponibilità dei dipendenti per sessioni di formazione e riunioni non dovrebbe più essere un problema. Lo strumento Google Workspace Calendar ti consente di sapere quando tutti sono disponibili e di pianificare riunioni.

Gli amministratori possono persino creare calendari separati per eventi, riunioni, formazione e ferie per i team. Pertanto, i dipendenti possono anche adattare i propri orari personali in base agli eventi elencati nel calendario.

Google Workspace per gli amministratori di Office

La responsabilità di un amministratore dell'ufficio è coordinare e supervisionare tutto ciò che sta accadendo nell'organizzazione. Sebbene il carico di lavoro possa spesso richiedere un pedaggio, l'utilizzo delle app giuste può semplificare le attività per gli amministratori.

Le aziende che già utilizzano Google Workspace non hanno bisogno di strumenti aggiuntivi per eseguire la maggior parte delle attività amministrative. Ora che sai come utilizzare gli strumenti di Google Workspace, puoi gestire i team, anche se lavorano da postazioni remote.

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