Che cos'è un audit temporale e perché è importante?

È stata una giornata impegnativa al lavoro. Eri seduto alla tua scrivania con gli occhi fissi sul tuo computer. È ora di chiusura. Mentre ti prepari a partire, controlli il volume di lavoro che hai svolto. Quello che vedi non corrisponde alle ore che hai inserito. Ti chiedi perché è così.

Potresti aver passato la maggior parte del tuo tempo a interagire sui social media invece di fare il lavoro che ti eri prefissato.

Questo scenario spiega quante persone trascorrono il loro tempo al lavoro. Imposta un percorso diverso per te stesso facendo un audit del tempo per investire meglio il tuo tempo.

Perché è necessario eseguire un audit del tempo?

Un controllo del tempo è un processo sistematico utilizzato per rivedere il modo in cui trascorri il tuo tempo. Ti consente di gestire il tuo tempo in modo efficace per raggiungere i tuoi obiettivi.

Il modo in cui investi il ​​tuo tempo al lavoro influisce sulla tua produttività. Le persone più efficienti sono quelle che fanno buon uso del proprio tempo. Quale modo migliore per sapere come trascorri il tuo tempo che fare un audit del tempo?

Diamo un'occhiata ad alcuni motivi per cui dovresti prendere più sul serio l'audit del tempo.

1. Efficace gestione del tempo

Una gestione efficace del tempo ti aiuta a farlo migliorare il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata. Frena gli eccessi che ti derubano del tuo tempo.

Passi diverse ore al lavoro. Ma alla fine della giornata, ti rendi conto che non è stato fatto molto. Un controllo del tempo ti aiuta a capire le attività improduttive su cui dedichi il tuo tempo.

2. Processo decisionale razionale

Un controllo del tempo getta le solide basi necessarie per prendere decisioni informate verso il raggiungimento del tuo obiettivo. Sei più incline a prendere decisioni razionali piuttosto che emotive.

Raggiungere gli obiettivi di business è più veloce quando si assegna loro un lasso di tempo. Con un efficace controllo del tempo, identifichi quanto tempo puoi dedicare ai tuoi obiettivi e lavorare per raggiungere alcuni traguardi in un periodo specifico.

3. Coscienza del tempo e valore

Potresti investire il tuo tempo in attività improduttive senza nemmeno rendertene conto. Probabilmente trascorri diverse ore al computer al lavoro. Ma ti tieni occupato su Facebook per la maggior parte delle ore in cui dovresti lavorare. Alla fine della giornata, sai di aver passato ore al computer, ma non hai risultati da mostrare.

Il controllo del tempo ti aiuta a capire non solo l'importanza del tempo, ma anche come lo investi. Conoscere le imprese improduttive che richiedono il tuo tempo ti aiuta a diventare deliberato nel far contare il tuo tempo.

4. Obiettività

L'esecuzione di un controllo del tempo ti aiuta a essere oggettivo piuttosto che soggettivo. Raccogli i fatti su come e dove trascorri il tuo tempo. Per uno che è determinato a migliorare il proprio gioco nella propria carriera o lavoro, ti sprona a diventare proattivo con il tuo tempo piuttosto che reattivo.

Invece di consentire agli eventi non pianificati di consumare il tuo tempo, un audit del tempo ti motiva a creare in anticipo un programma delle tue attività e a seguirlo rigorosamente.

Un piano di lavoro settimanale è un iniziativa efficace per essere proattivi con il tuo tempo al lavoro. Ti dà informazioni sulle attività in cui ti impegnerai durante la settimana in anticipo.

5. Responsabilità

Un adeguato controllo del tempo è la polizia di responsabilità. Non solo ti rende responsabile di come trascorri il tuo tempo, ma ti dà anche un'idea di come potresti usare il tuo tempo al meglio. E se non riesci a rispettarlo, le conseguenze sono visibili in tutti i compiti, gli obiettivi e gli obiettivi che non hai ancora raggiunto.

La responsabilità per l'utilizzo del tempo è utile se si lavora con un team. Un controllo del tempo ti mostra come ogni membro del team trascorre il proprio tempo.

Condurre un efficace controllo del tempo implica tenere traccia e documentare esattamente ciò che trascorri il tuo tempo a fare quotidianamente. I dati registrati da un controllo temporale riuscito aiutano a creare grafici temporali futuri e pianificazioni previste.

Esistono strumenti di base che puoi utilizzare per ottenere il massimo dal tuo tempo di auditing. Ecco qui alcuni di loro.

1. Diario

Un diario è uno degli strumenti di controllo del tempo più antichi e semplici, ma comunque efficace. I diari erano una cosa molto prima dell'avvento del computer e di Internet. Probabilmente avevi un diario in cui annotavi gli eventi della tua vita crescendo.

I caseifici sono ancora molto in circolazione. Ma invece di usare i vecchi diari stampati, puoi usare i diari elettronici per tenere traccia delle tue attività.

I dati contenuti nella tua agenda ti aiutano a sapere come trascorri il tuo tempo.

2. Foglio di lavoro per il controllo del tempo

Un foglio di lavoro per il controllo del tempo è un documento elettronico che contiene dati registrati, risultati valutati e il periodo del processo di controllo del tempo. Con questo strumento, puoi facilmente identificare e fare riferimenti su come trascorri il tuo tempo.

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3. Software di monitoraggio del tempo

Grazie ai progressi della tecnologia, ci sono diversi strumenti che puoi utilizzare traccia il tuo tempo e aumenta la tua produttività.

Strumenti di monitoraggio del tempo come Applica sono efficaci nel controllo del tempo tracciando le attività in cui ti impegni online e mostrando la durata di ciascuna attività. In base alle tue impostazioni, ricevi una notifica quando trascorri troppo tempo su un determinato sito Web o app.

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6 passaggi per un efficace controllo del tempo

Sfruttare al meglio il tuo tempo comporta un enorme cambiamento nelle tue prestazioni sul lavoro. Un'ora spesa in attività produttive è più preziosa di 10 ore spese in attività frivole. Non c'è da stupirsi, i dipendenti che investono il loro tempo con saggezza sono più efficienti.

Sei pronto per fare un audit del tempo? Ecco alcuni passaggi per guidarti.

1. Stabilire un obiettivo

Perché vuoi eseguire un controllo del tempo? Per quanto semplice possa sembrare la domanda, rispondere può essere difficile, soprattutto se non ci hai pensato.

Identifica il tuo obiettivo fin dall'inizio. Avere una comprensione di esso ti aiuta a concentrarti sulle cose che contano per te. Alla fine del tuo audit, saprai come implementare i tuoi risultati.

2. Stabilisci una scadenza

Dopo aver stabilito il tuo obiettivo, stabilisci anche una scadenza per raggiungerlo. In caso contrario, potrebbe indugiare troppo a lungo. Prendi nota delle attività che svolgi entro il termine stabilito.

Per quanto tu voglia fare le cose immediatamente, non avere fretta. L'intera essenza dell'audit sarà sconfitta se i risultati non sono accurati. La regola pratica è di muoversi a un ritmo moderato.

3. Pianifica strategicamente

Devi avere un piano dettagliato su come intendi raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato di raggiungere durante l'audit temporale. Questo piano deve essere realistico e facilmente riconoscibile.

La pianificazione strategica durante l'audit implica il trascinamento di tutti i membri del team e la fornitura degli strumenti e delle risorse necessari per l'audit. Un piano efficace ti aiuta a eliminare lo spreco di tempo e risorse.

4. Raccogliere dati

La raccolta dei dati è un passaggio molto essenziale nel processo di controllo del tempo. Questo viene fatto raccogliendo registrazioni di come hai trascorso il tuo tempo fino a questo punto.

Per passare con successo dal punto A al punto B, è necessario comprendere la dinamica del punto A e quindi utilizzare queste informazioni come guida per passare alla fase successiva.

5. Analizza i dati raccolti

L'analisi dei dati raccolti ti aiuta a identificare la correlazione tra dove sei stato e dove sei ora. Non tutti i dati raccolti sono necessari per il tuo audit.

Devi filtrare le lacune nei tuoi dati in quanto potrebbero alterare l'accuratezza del tuo audit. Concentrati sui dati importanti. Tali dati dovrebbero essere analizzati e classificati per soddisfare l'obiettivo dell'audit temporale.

6. Imposta obiettivi

Gli obiettivi ti tengono all'erta e ti danno un senso di realizzazione. Lavorare per raggiungere i tuoi obiettivi di auditing del tempo in una volta può essere travolgente, specialmente quando gli obiettivi sono grandi.

Suddividi i tuoi obiettivi in ​​piccoli obiettivi da raggiungere entro determinati periodi. Quando raggiungi ogni obiettivo, festeggia te stesso per un lavoro ben fatto. La tua energia positiva derivante dal raggiungimento del tuo obiettivo ti motiva a raggiungere altri obiettivi, avvicinandoti ai tuoi grandi obiettivi.

Fai ogni secondo contare

Rimarrai stupito dal numero di cose improduttive su cui trascorri il tuo tempo. Un controllo del tempo porta queste informazioni in primo piano, mostrandoti le attività che ti fanno perdere tempo prezioso.

Il tempo è sempre in movimento. Se lo perdi, non puoi riaverlo. Se un'attività non aggiunge valore alla tua carriera o alla tua vita lavorativa, non merita la tua attenzione.

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