5 consigli efficaci per la gestione delle attività sovrapposte

Hai passato così tanto tempo a lavorare su un compito particolare. Mentre svolgi il tuo lavoro, tiri un sospiro di sollievo. Il tempo e lo sforzo sono valsi la pena. Non potresti essere più soddisfatto del risultato.

Ma il tuo momento di benessere è di breve durata quando scopri che qualcun altro nella tua squadra ha appena finito di lavorare allo stesso compito. Diventa anche peggio quando ti rendi conto che anche il tuo compagno di squadra ha fatto un buon lavoro. Hai due grandi opere davanti a te, ma puoi usarne solo una. Il tempo, lo sforzo e le risorse spesi per uno di loro sono uno spreco completo.

Cosa sono le attività sovrapposte?

Le attività sovrapposte sono attività eseguite contemporaneamente o in sequenza. Di solito si verificano se più di una persona lavora su un singolo progetto, producendo più versioni quando è necessaria una sola versione.

La sovrapposizione non è esclusiva delle attività; si verifica anche nei tuoi programmi. Puoi fissare due appuntamenti diversi contemporaneamente. E sfortunatamente, non puoi dividerti in due per trovarti in luoghi diversi contemporaneamente. Quindi, devi rinunciare a uno degli appuntamenti.

Perché le attività si sovrappongono?

Le attività non si sovrappongono per impostazione predefinita. Ci sono scappatoie nelle tue operazioni che consentono alla duplicazione di passare inosservata. E fino a quando non saranno risolti, i compiti continueranno a sovrapporsi, causando uno spreco di risorse.

Diamo un'occhiata ad alcuni motivi per cui le attività si sovrappongono.

1. Flusso di lavoro inefficace

Come assegni i compiti ai membri del team? Se non disponi di una struttura adeguata per delegare le attività, è possibile che assegni la stessa attività a più persone.

Il cerchio continua se i compagni di squadra scelgono le attività su cui vogliono lavorare senza controllare se qualcun altro sta già lavorando allo stesso progetto.

2. Una mancanza di cooperazione di squadra

In qualità di team leader, è tua responsabilità creare lo spirito di squadra nella tua squadra, in modo che i membri possano collaborare per raggiungere un obiettivo comune.

La mancanza di cooperazione crea zone d'ombra. Più persone possono lavorare su una singola attività in modo indipendente senza esserne consapevoli. Anche quando stanno collaborando su attività sequenziali, fanno quello che vogliono senza controllare con altri compagni di squadra.

3. Sovraccarico di lavoro

Efficienza e sovraccarico di lavoro non vanno d'accordo. Se vuoi che i dipendenti ti diano il meglio di te, evita di assegnare loro troppo lavoro.

quando la fatica deriva dal sovraccarico di lavoro, il flusso di lavoro tende a cambiare. Invece di seguire il giusto processo per assicurarsi che non stiano duplicando un'attività, procedono con la successiva disponibile.

I 5 migliori consigli per gestire le attività sovrapposte

Avere un team produttivo significa gestire in modo efficace. Puoi avere centinaia di dipendenti ed essere ancora improduttivo se non li coordini correttamente. Le attività sovrapposte possono ostacolare la tua produttività se non selezionate.

Diamo un'occhiata a come procedere.

1. Sii aperto sulle attività

Uno dei valori fondamentali dei team più forti sul posto di lavoro è la trasparenza. Se ti fidi abbastanza dei membri del tuo team da lavorare con loro, dovresti essere aperto riguardo ai lavori che dovrebbero svolgere.

Ogni dipendente dovrebbe essere a conoscenza delle informazioni sul lavoro. Mettere tutte le carte sul tavolo li informa sui compiti su cui stanno lavorando e con chi stanno lavorando. Quando c'è uno squilibrio di conoscenze sul lavoro, i compagni di squadra possono lavorare sugli stessi compiti senza esserne consapevoli.

Le persone hanno il potere di svolgere le attività più velocemente quando ne hanno una conoscenza preliminare. Ci sarà poco o nessun spazio per la sovrapposizione dei compiti quando c'è un equilibrio nella conoscenza.

2. Misura il progresso

Quale modo migliore per sapere in che modo i dipendenti stanno svolgendo i propri compiti se non misurare i loro progressi? Se deleghi compiti e te ne vai, non sorprenderti se non vengono eseguiti in tempo o eseguiti in modo efficace.

Controllando come procede il lavoro, puoi vedere quando le attività vengono duplicate. Rilevare la ridondanza abbastanza presto ti aiuta a fermarla prima che tempo e risorse vengano sprecati.

Il monitoraggio manuale delle prestazioni dei dipendenti è impegnativo. Devi abbandonare le tue responsabilità e monitorare da vicino ogni passo che fanno. Ma grazie agli strumenti del flusso di lavoro, puoi automatizzare il processo. Puoi vedere come i membri del tuo team si impegnano con i loro compiti in ogni momento. Strumenti come Asana ti aiuta ad aumentare la tua produttività ed evitare che i compiti si sovrappongano.

3. Coltiva una comunicazione efficace

Una comunicazione efficace garantisce che i messaggi vengano trasmessi chiaramente senza interferenze di rumore che ne alterano i significati.

La sovrapposizione delle attività si verifica spesso a causa della mancanza di informazioni o di una comunicazione errata. Quando i dipendenti non comprendono chiaramente le istruzioni fornite loro, lavorano in base a ciò che pensano di dover fare.

Coltivare una comunicazione efficace non riguarda solo le parole dette o scritte. Implica anche fornire gli strumenti giusti per la comunicazione. Le istruzioni di lavoro dovrebbero essere trasmesse rapidamente al team senza ritardi. Quando sorgono nuovi sviluppi, assicurati di informarne immediatamente i membri del team.

4. Nominare i supervisori di progetto

A seconda delle dimensioni della tua squadra, potresti aver bisogno di mani extra per assistere con la supervisione delle attività.

Tenere d'occhio tutti non è fattibile se la tua squadra è numerosa. Avrai bisogno di supervisori di progetto per relazionarti con i tuoi lavoratori a livello individuale. Il project manager è completamente immerso nei compiti, prendendo nota di cosa funziona e cosa non funziona.

Se qualcuno ha domande sui propri compiti, può facilmente chiedere al supervisore. È difficile che le attività vengano duplicate sotto la sorveglianza del project manager, poiché è a conoscenza di tutti gli aspetti del progetto.

5. Automatizza il flusso di lavoro

È più facile che le attività si sovrappongano quando vengono gestite manualmente. Non importa quanto tu cerchi di essere attento nell'assegnare e gestire le attività per prevenire la duplicazione, le cose potrebbero scivolare attraverso le crepe.

L'adozione di strumenti di automazione per la delega delle attività garantisce che nessuna singola attività venga eseguita due volte. Una volta che un membro del team ci sta lavorando, il lavoro viene contrassegnato dall'elenco.

L'automazione è efficace anche per le attività sequenziali. Il sistema è configurato in modo tale che l'attività precedente venga completata prima di poter passare a quella successiva.

Fai in modo che ogni sforzo conti

Le conseguenze di compiti sovrapposti sono a lungo termine. Il tempo e le risorse spesi per sforzi duplicati possono sembrare insignificanti in superficie. Ma quando compilato nel tempo, ti rendi conto di aver perso così tanto.

Avere due persone che fanno un ottimo lavoro su due versioni di un'attività quando tutto ciò di cui hai bisogno è una singola versione non migliora nessuna delle due versioni. L'altra persona avrebbe potuto dedicare tutto quello sforzo in un'attività diversa per darti due grandi opere utili.

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