6 suggerimenti per convincere le persone ad aprire e leggere le tue e-mail

Sebbene ora disponiamo di diverse piattaforme di comunicazione che offrono funzionalità distinte per un flusso di lavoro più collaborativo, le e-mail hanno ancora un ruolo vitale nelle nostre vite, soprattutto per le conversazioni con persone al di fuori delle nostre cerchie personali.

Il problema è che stai ancora aspettando una risposta e ti ritrovi a chiederti se la tua email è stata aperta e letta più volte di quante tu possa contare. Ecco alcuni passaggi chiave per ottimizzare le tue email:

1. Inizia con una riga dell'oggetto avvincente

Le prime impressioni sono tutto, quindi è essenziale avere a linea tematica potente quando invii un'e-mail, specialmente se vuoi che la persona la apra. La riga dell'oggetto è la prima cosa che le persone vedono, quindi deve attirare la loro attenzione e farli desiderare di saperne di più. Se la riga dell'oggetto è insipida o spam, ci sono buone probabilità che la persona non apra l'e-mail.

D'altra parte, se la riga dell'oggetto è intrigante, è probabile che aprano l'e-mail e leggano ciò che hai scritto. Hai solo pochi secondi per attirare l'attenzione di qualcuno, quindi fallo contare.

Ecco alcuni suggerimenti per scrivere linee tematiche migliori:

• Evita di scrivere frasi troppo belle per essere vere.
• Personalizza la riga dell'oggetto aggiungendo il nome del destinatario, il tuo nome o qualcos'altro che gli faccia sapere che la tua email è destinata a loro.
• Non scrivere righe dell'oggetto di una sola parola come "ciao", "ehi" o "ciao".
• Stuzzica la curiosità del destinatario scrivendo qualcosa che potrebbe non sapere.
• Evita di utilizzare trigger di spam che possono far finire la tua email nella casella di posta indesiderata. Alcuni esempi includono 100% gratis, $$$, raddoppia il tuo reddito ora, a buon mercato, non eliminare, una volta nella vita, solo per citarne alcuni.
• Evita i punti esclamativi o le maiuscole.

Ricorda che le persone sono impegnate e ricevono innumerevoli e-mail ogni giorno, quindi non complicare eccessivamente le cose inventando righe dell'oggetto troppo lunghe o complicate. Le righe dell'oggetto brevi e dirette sono l'ideale perché facilitano la lettura a tutti coloro che le ricevono.

2. Scrivi una frase di apertura del killer

Come accennato in precedenza, non hai molto spazio per attirare l'attenzione del destinatario con la riga dell'oggetto. Lo stesso principio si applica alla frase di apertura della tua email.

La tua frase di apertura dovrebbe essere abbastanza accattivante e interessante da indurre il destinatario a voler leggere di più e dovrebbe anche riassumere di cosa tratta il resto dell'e-mail. Se possibile, cerca di evitare di introdurre nuovi argomenti nella frase di apertura, poiché può confondere il tuo lettore.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutare:

• Inizia con una domanda. Porre una domanda al lettore è un ottimo modo per coinvolgerlo e farlo interessare a ciò che scrivi.
• Fai un'osservazione o condividi una statistica che attirerà l'attenzione del tuo lettore.
• Condividi una storia personale rilevante per l'argomento.
• Se vuoi che il lettore presti attenzione, il tuo apri e-mail dovrebbe essere unico e distinguersi dagli altri che ha ricevuto. Evita battute di apertura banali come "Spero che questo ti trovi bene" o "Spero che tutto vada bene per te". A seconda dello scopo della tua e-mail o del tuo destinatario, potresti scegliere qualcosa di divertente e creativo come "Spero che tu abbia già bevuto il caffè" o "Prometto che questa email è più breve della precedente quelli."

3. Migliora l'ortografia e la grammatica

È molto probabile che utilizzi le e-mail in contesti professionali e un modo efficace per migliorare il tuo tasso di apertura è avere e-mail ben scritte e prive di errori. Errori di battitura ed errori grammaticali possono farti sembrare poco professionale e sciatto.

Se non sei sicuro del tuo capacità di auto-editing, è meglio chiedere a qualcun altro di correggere la bozza della tua email prima di inviarla. Una nuova serie di occhi può aiutarti a cogliere gli errori che potresti esserti perso.

In alternativa, puoi sfruttare strumenti di modifica come Grammaticamente o il App Hemingway per lucidare le tue email. Assicurati solo di ricontrollare la versione corretta per la precisione prima di premere invia.

4. Sii conciso: arriva al punto

A nessuno piace leggere e-mail lunghe e tortuose e gli scritti che divagano per paragrafi senza arrivare al punto rischiano di essere ignorati o eliminati.

Quando componi la tua email, vai dritto al punto ed evita di girare intorno al cespuglio. Questo ti aiuterà a garantire che il tuo messaggio sia comunicato in modo efficace.

Inoltre, se hai molte informazioni da condividere, prova a suddividerle in blocchi più piccoli in modo che siano più facili da digerire per il destinatario. Usa intestazioni ed elenchi, ove possibile, per organizzare i tuoi pensieri e consentire loro di scorrere rapidamente la tua e-mail.

5. Fornire informazioni utili

Elimina parole e frasi di riempimento come "appena", "in realtà" e "molto". Non aggiungono alcun valore al tuo messaggio.

Dovresti anche evitare di usare acronimi o gergo del settore a meno che tu non sappia che i tuoi lettori li conoscono in anticipo. Ciò garantirà che le tue e-mail rimangano accessibili anche se alcune persone non hanno conoscenze specialistiche su ciò di cui stai discutendo.

Se ci sono informazioni chiave su un evento o un argomento di cui qualcuno ha bisogno prima di decidere, assicurati di farlo includilo subito, in modo che non perdano nulla di importante mentre leggono il resto del tuo e-mail.

6. Invia e-mail al momento giusto

Non c'è un momento perfetto per inviare e-mail: dipende dal contenuto del tuo messaggio e da ciò che desideri dai tuoi destinatari. Basta essere consapevoli di quando è più probabile che le persone siano disponibili e adeguarsi di conseguenza.

Ad esempio, se stai inviando un'e-mail relativa a un evento specifico, è fondamentale evitare di inviarla troppo presto o troppo tardi. Se possibile, prova a programmarli per orari ottimali, come durante l'orario di lavoro.

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Migliora il tasso di apertura e il numero di lettori delle tue e-mail

Il fatto che le tue email non vengano lette può avere un grave impatto sulla tua produttività e sulla redditività della tua attività.

Ci sono diversi motivi per cui le persone ignorano le tue e-mail, alcune delle quali sfuggono al tuo controllo. Tuttavia, l'implementazione di questi suggerimenti può aiutarti a migliorare il tasso di apertura, il numero di lettori e la risposta alle tue e-mail.

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