Gli 8 modi migliori per utilizzare le app di Google Workspace per la gestione dei progetti

Molte organizzazioni si affidano a Google Workspace come suite per ufficio collaborativa. Tuttavia, non sanno che le stesse app possono essere utili anche per la gestione dei progetti.

Utilizzando le app di Google Workspace, puoi sfruttarle al meglio e saltare la necessità di incorporare ulteriori strumenti di gestione dei progetti. Questo articolo spiegherà come utilizzare appieno le app di Google Workspace per la gestione dei progetti.

1. Collaborazione e monitoraggio delle attività di progetto

La maggior parte dei progetti richiede la collaborazione tra i compagni di squadra. Anche se hai un team distribuito che lavora su un progetto, basato su cloud App di Google Workspace può aiutarti a collaborare facilmente. Puoi utilizzare Fogli per pianificare il progetto e creare diagrammi di Gantt per gestire attività e scadenze.

I membri del team devono aggiornare regolarmente i loro progressi nel foglio di calcolo. Pertanto, il foglio contiene sempre informazioni aggiornate. Può anche funzionare come strumento di monitoraggio delle attività o del tempo per il team.

Con Google Calendar, scopri le ore libere e impegnate per ogni membro del team. Condividere note con i compagni di squadra e rimanere organizzati utilizzando a lista di cose da fare è fattibile con Google Keep.

2. Comunicazione di squadra senza sforzo

Inutile dire che Gmail è uno dei migliori provider di servizi di posta elettronica al mondo. Se utilizzi Google Workspace, non devi pensarci due volte per garantire una comunicazione flessibile e chiara tra i membri del tuo team. Gmail è qui per facilitare la comunicazione di gruppo senza soluzione di continuità.

Puoi creare un elenco di e-mail "Gruppi" e aggiungere tutti i membri del team in quel gruppo. Quindi, puoi utilizzare un solo indirizzo email per condividere informazioni, risorse e aggiornamenti con l'intero team.

Le persone che lavorano su più progetti contemporaneamente possono etichettare le e-mail relative a progetti diversi. Pertanto, le e-mail con etichette diverse verranno archiviate in cartelle separate. Puoi anche contrassegnare con una stella le email importanti per trovarle rapidamente.

3. Pianificazione delle risorse del team per il progetto

I project manager spesso trovano difficile assegnare e pianificare attività ai membri del team per un nuovo progetto mentre altri progetti sono in corso. Se utilizzano Google Workspace, l'app Calendario può offrire una soluzione semplice a questo problema.

I membri del team possono contrassegnare le proprie attività e pianificazioni in un calendario condiviso. Così, tutti sapranno chi è occupato fino a quale data e assegneranno nuovi compiti di conseguenza. I team possono utilizzarlo per monitorare scadenze e traguardi e per ricevere promemoria.

Puoi creare calendari del team separati per tenere traccia di ferie, riunioni e sessioni di formazione.

4. Condividi e archivia i dati digitali

I progetti moderni richiedono un'archiviazione sicura per file e documenti contenenti dati mission-critical. Allo stesso tempo, i membri del progetto dovrebbero avervi accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7. L'app Google Drive è qui per archiviare tutti i file, i documenti, le immagini e i video relativi al progetto.

Questa app di archiviazione file basata su cloud può archiviare i tuoi file in modo sicuro. Se apporti modifiche ai file, vengono sincronizzati all'istante. Pertanto, qualsiasi altro membro del team può accedere al contenuto aggiornato.

I controlli di condivisione e accesso di Google Drive rendono il lavoro collaborativo senza problemi. Ad esempio, è possibile condividere una bozza di un file con il cliente per l'approvazione con l'autorizzazione a visualizzare solo il documento.

Inoltre, puoi creare unità condivise separate per diversi team di progetto e condividerle con loro per un rapido accesso.

5. Crea report e presentazioni

Cerchi uno strumento per creare report accattivanti ed esplicativi? Vuoi includere vari grafici e diagrammi in quei rapporti? Fogli Google è l'app che fa per te. Ti aiuta a condividere qualsiasi tipo di dato numerico nello stile più appropriato. Consente inoltre di lavorare in modo collaborativo su un report.

La presentazione è un'altra parte cruciale dei progetti. Il Presentazioni Google app è lo strumento perfetto per la creazione di presentazioni di Google Workspace. Puoi usarlo per condividere la tua visione, descrivere le prestazioni del team e visualizzare dati vitali.

Mentre si lavora in remoto, è anche possibile condividere le presentazioni di Presentazioni Google durante le videoconferenze utilizzando la funzione di condivisione dello schermo di Google Meet.

6. Portare il progetto online

Sites è l'app Google Workspace con cui crei siti di alta qualità senza conoscenze di programmazione o progettazione. Puoi utilizzare Google Sites per un progetto, un evento o un team.

Puoi utilizzare Google Sites come hub per archiviare tutti i documenti, gli aggiornamenti, le scadenze, i calendari e i risultati finali. Consentirà a tutti i membri del team di accedere a tutte le informazioni relative al progetto da un'unica posizione.

7. Riunioni e conversazioni di gruppo

I team che lavorano su un progetto devono rimanere sempre in contatto. Oltre alle e-mail, possono utilizzare Google Workspace Chat per la messaggistica istantanea e l'app di videochiamata Google Meet per riunioni virtuali.

Oltre alla messaggistica diretta ai singoli membri, Google Chat supporta anche le conversazioni di gruppo in modo che i team possano collaborare in modo fluido da luoghi remoti. Durante l'utilizzo di Chat, puoi anche condividere file con altri e lavorare su un'attività.

Google Meet supporta sia le chiamate audio che quelle video, così puoi connetterti con i tuoi colleghi ogni volta che vuoi. Puoi sempre lavorare su un documento fianco a fianco durante una riunione su Google Meet, il che porta la collaborazione a un livello superiore.

Durante una riunione, puoi anche utilizzare l'app Keep per prendere appunti e scrivere verbali. Puoi condividere facilmente queste note e allegarle ad altri documenti.

8. Gestione documentale e collaborazione

I team che lavorano sui progetti devono gestire numerosi documenti. La situazione diventa problematica quando hanno bisogno di collaborare su quei documenti. La distribuzione manuale dei documenti e la loro modifica separata possono ostacolare le prestazioni del team e causare ritardi nel progetto.

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Gli utenti di Google Workspace possono provare Documenti e Fogli per gestire i documenti. Più persone possono accedere a questi documenti e lavorarci contemporaneamente. Indipendentemente dalle modifiche apportate ai documenti e ai fogli di calcolo, queste saranno visibili in tempo reale.

È anche possibile commentare e offrire feedback sugli stessi documenti. Con la funzione di cronologia delle versioni, puoi facilmente rintracciare chi ha apportato le modifiche ai documenti e quando.

Gestione dei progetti semplificata con Google Workspace

Le aziende utilizzano spesso più app e strumenti per gestire vari aspetti di un progetto. Se utilizzi già le app di Google Workspace, queste possono aiutarti anche con la gestione dei progetti.

Ora che sai come utilizzare le sue app per gestire le attività relative al progetto, l'amministrazione del progetto diventerà più semplice. Tuttavia, oltre a Google, ci sono altri fornitori di strutture per l'area di lavoro che potresti voler controllare.

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