I 5 migliori consigli per scrivere una dichiarazione sullo scopo del progetto killer

Sapevi che ti costerà meno sforzo fisico, mentale ed emotivo se padroneggi l'arte di progettare una dichiarazione dello scopo del progetto (PPS)? Non è tutto. Con poche regolazioni e una tazza di caffè, puoi rendere il tuo viaggio PPS una seconda natura verso il successo.

Quando adotti il ​​giusto approccio all'apprendimento e alla comprensione della PPS, puoi più che raddoppiare la tua autostima entro un anno.

Non ti piacerebbe continuare a leggere per saperne di più sul motivo per cui hai bisogno di una dichiarazione dello scopo del progetto e alcuni suggerimenti per scriverne di coerenti e attuabili? Muoviamoci.

Che cos'è una dichiarazione dello scopo del progetto?

Le dichiarazioni dello scopo del progetto (PPS) sono progetti ben articolati, progettati per preparare, energizzare e guidare i team con una tabella di marcia per realizzare un progetto dal vivo. Il PPS fornisce informazioni specifiche su come, cosa, quando e perché i progetti decollano in quel modo.

La tua dichiarazione di intenti è anche il tuo piano di progetto. Per un esito positivo, identifica i requisiti generali e specifici del tuo progetto. Un PPS ben scritto evidenzia esplicitamente i dettagli nascosti e palesi sul tuo progetto. Ciò aiuta a evitare malintesi, interpretazioni errate o false dichiarazioni che potrebbero sorgere.

Perché hai bisogno di una dichiarazione sullo scopo del progetto?

La distribuzione di un progetto di successo può essere un'esperienza scivolosa, con i team che vengono sopraffatti dal dilemma dell'ambito del progetto. Tuttavia, affinché un progetto raggiunga i suoi obiettivi in ​​tempo, è importante identificare determinate pietre miliari in ogni punto. È qui che è utile una dichiarazione dello scopo del progetto.

Un PPS completo dovrebbe, tra le altre cose, aiutare te e il tuo team a evitare ritardi nel progetto. Simile a una proposta di progetto che riassume tutti gli aspetti del tuo progetto, funge anche da piattaforma per mantenere la stretta aderenza a importanti linee guida del progetto. Ciò, in non poca misura, aiuterà il tuo team a garantire il rispetto delle scadenze e le attività attuabili rimarranno entro i budget stabiliti.

I 5 migliori consigli per scrivere una dichiarazione sullo scopo del progetto killer

La necessità di elaborare una strategia su cui poter scrivere con successo un PPS valido e attuabile non può essere sopravvalutata. A scanso di equivoci, ecco alcuni suggerimenti utili per aiutarti a creare il tuo prossimo PPS.

1. La dichiarazione dello scopo

Qual è lo scopo del tuo progetto? Qual è la motivazione alla base di questa impresa? Qual è l'obiettivo del tuo progetto? Rispondere a queste domande ti aiuta a identificare l'unicità della tua dichiarazione di intenti e il modo in cui soddisfa gli obiettivi del tuo progetto.

Ogni progetto dovrebbe avere una dichiarazione di intenti condivisa con l'intero team. Dovrebbe risuonare con i membri del team per consentire loro di acquistare l'idea.

Ogni fase della pianificazione del progetto dovrebbe supportare gli obiettivi e gli obiettivi del progetto nella sua interezza. Questa è un'area in cui agli stakeholder vengono ricordati lo scopo e gli obiettivi del progetto. Dovrebbe essere una parte continua dei risultati dei progetti durante gli incontri con le parti interessate chiave.

È necessario tenere a mente questi obblighi durante la pianificazione e la programmazione della dichiarazione d'intenti. Inoltre, cerca di includere le attività assegnate ai membri per soddisfare ogni risultato finale del progetto. E questo perché non puoi realizzare un progetto da solo. La tua ricerca del successo si basa molto sui contributi del team per rendere il successo coerente.

2. Gli obiettivi

Una dichiarazione di progetto di alto livello funge da base fondamentale per il successo degli obiettivi collettivi del tuo team. Allineare lo scopo di un progetto con i tuoi obiettivi favorisce un senso di coerenza. Questo alla fine si allinea intenzionalmente con la redditività degli obiettivi del progetto.

Conoscere i tuoi obiettivi fin dall'inizio ti dà un quadro più chiaro delle azioni da intraprendere per arrivare alla tua destinazione finale. Puoi facilmente capire quando sei fuori strada se le tue azioni non sono in linea con i tuoi obiettivi.

Gli obiettivi garantiscono anche la qualità del progetto e lo standard di lavoro richiesto per portare a termine gli incarichi gestiti da te e dal tuo team per tutta la durata del progetto. Ciò include compiti di supervisione e coordinamento. Tuttavia, nel riconoscere i tuoi obiettivi, è meglio fare uso del Approccio SMART: Specifico, Misurabile, Realizzabile, Rilevante e Limitato nel tempo.

3. L'ambito

È fondamentale delineare esattamente cosa farà parte del PPS e cosa non ne farà parte. Il concetto di determinare ciò che fa la tua lista è indicato anche come l'ambito del progetto.

Definire l'ambito del tuo PPS ti aiuta a mantenere l'attenzione su ciò che è importante. C'è la tendenza a mordere più di quanto tu possa masticare nel tentativo di essere dettagliato. In tal modo, annacquate il vostro PPS con informazioni irrilevanti.

Gli elementi inclusi nel progetto costituiscono una solida base per progetti futuri. Vuoi che le fondamenta siano il più forti possibile. La dichiarazione di ambito dovrebbe includere quante più informazioni possibili sull'ambito del progetto.

4. Tasca per il test della memoria

Il lavoro che fai cambierà nel corso dei mesi o degli anni, ed è qui che entra in gioco il test della memoria. L'idea principale è quella di essere ancora in grado di catturare le idee centrali dello scopo del tuo progetto. Scavare in profondità dovrebbe risuonare con te e il tuo team in modi che si allineano con i tuoi valori fondamentali.

Tieni presente che la dichiarazione dello scopo del tuo progetto è fondamentalmente la spina dorsale di chi sei come individuo o organizzazione. Questo alla fine aiuterà a guidare la tua strategia nell'attirare i talenti giusti e anche a dare un significato ai tuoi sforzi.

Rendi memorabili le tue idee PPS con le app di storyboard per aiutare la tua squadra ad avere una migliore comprensione di ciò che hai in mente e lasciare un'impressione duratura su di loro.

5. Flessibilità delle opzioni

La tua dichiarazione di pianificazione del progetto dovrebbe iniziare con un focus sulle attività concordate necessarie per raggiungere gli obiettivi a breve termine in ogni fase. La praticità di raggiungere le pietre miliari del progetto dovrebbe diffondersi in modo uniforme, con uno schema di ripiego di non più di un salto di cinque o sei settimane tra ogni pietra miliare.

Fare piani in questo modo non è solo utile, ma mantiene anche il processo dello scopo del progetto ancorato alla realtà di oggi, piuttosto che creare orari elaborati per considerazioni futuristiche.

In poche parole, questo approccio è abbastanza facile da gestire e, nella sua essenza, abbastanza prevedibile e flessibile da adattarsi alle mutevoli circostanze del progetto. Puoi sfruttare gli strumenti di reporting del progetto per tieni traccia delle tue attività e misura i tuoi progressi.

Prendilo un po 'per volta

Hai la tendenza a essere sopraffatto dai tuoi sforzi PPS, ma non dovresti esserlo. Inizia con uno o due in questo momento. Provali e aggiungine altri man mano che ti senti a tuo agio. Una volta che vedrai quanto è facile, vorrai tuffarti subito. Finalmente creerai i tipi di progetti che hai letto o sognato.

Non preoccuparti di essere perfetto o di implementare tutto in una volta. Scegli uno o due dei tuoi punti preferiti e sii coerente con loro. Soprattutto, non dimenticare di concentrarti su tutte le gioie e i successi che derivano dalla pazienza e dalla perseveranza.

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