Come collegare i dati di Excel alla presentazione di PowerPoint

Vuoi sempre avere a disposizione i dati più recenti se stai facendo una presentazione. In questo modo, puoi assicurarti che le tue diapositive siano accurate e riflettano la realtà sul terreno.

Tuttavia, ci sono momenti in cui devi creare una presentazione poiché i tuoi colleghi stanno ancora compilando i dati. Come puoi assicurarti che qualsiasi modifica apportata nel tuo database Excel si rifletta nella tua diapositiva di PowerPoint?

È qui che entra in gioco la funzione Incolla collegamento. Ecco come usarlo per assicurarti di avere sempre le informazioni più recenti sul database e sui grafici sulla tua presentazione.

Per collegare la tua tabella Excel alla tua presentazione, deve prima esistere. Se i tuoi colleghi non l'hanno ancora creato, puoi creare una tabella segnaposto che puoi selezionare e copiare e quindi chiedere ai tuoi compagni di squadra di aggiornarne il contenuto. Dopo aver creato i dati iniziali, segui i passaggi descritti di seguito.

1. Seleziona la tabella che desideri copiare nella presentazione.
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2. Clicca su copia o premere Ctrl + C (Comando + C per utenti Mac).
3. Aprire Microsoft Powerpoint.
4. Apri il file di presentazione su cui stai lavorando se ne hai già uno; altrimenti clicca su Presentazione vuota.
5. In una diapositiva vuota, vai a Nastro del menu principale.
6. Clicca sul Freccia in giù sotto il incolla icona.
7. Scegliere Incolla speciale…
8. Nella finestra Incolla speciale, scegli Incolla il link pulsante di opzione.
9. Scegliere Oggetto foglio di lavoro di Microsoft Excel.
10. premere ok.

Una volta fatto, vedrai la tabella che hai copiato da Excel apparire sulla tua presentazione di PowerPoint.

Tuttavia, è necessario accedere al file Excel di origine per modificare il contenuto o la formattazione della tabella aggiunta. Per fare ciò, puoi aprire il file in cui lo hai salvato; oppure, puoi fare doppio clic sulla tabella e si aprirà automaticamente il file sorgente.

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Creazione di un grafico dinamico

Uno dei modi più semplici per visualizzare, confrontare e analizzare dati e tendenze è utilizzare i grafici. Tuttavia, se vuoi creare un grafico dalla tabella Excel collegata che hai appena creato, devi prima farlo dal suo file sorgente. Una volta creato il grafico, puoi copiarlo e collegarlo al tuo file PowerPoint. Ecco come farlo.

1. Seleziona il grafico che crei in Excel.
2. Clicca su copia o premere Ctrl + C (Comando + C per utenti Mac).
3. Aprire Microsoft Powerpoint.
4. Vai alla diapositiva in cui desideri posizionare il grafico appena copiato.
5. Sul Casamenu a nastro, clicca sul Freccia in giù sotto il incolla icona.
6. Nel Opzioni Incolla, puoi scegliere Usa tema di destinazione e dati di collegamento (L) o Mantieni la formattazione di origine e collega i dati (F). Queste sono rispettivamente la terza e la quarta icona. La prima opzione ti consente di utilizzare il tema che stai utilizzando per la tua presentazione, mentre la seconda mantiene l'aspetto del file Excel di origine.
7. Una volta incollato il grafico, puoi spostarlo in base alle tue esigenze.

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Aggiornare il grafico

Sfortunatamente, se devi apportare modifiche al tuo grafico, dovrai aprire i suoi dati di origine in Excel. Se hai accesso al file Excel, puoi semplicemente apportare modifiche direttamente e dovrebbe riflettersi automaticamente sul grafico di PowerPoint.

Se non hai il file Excel aperto, puoi tasto destro del mouse sul grafico PowerPoint, quindi scegli Modifica dati > Modifica dati in Excel nel menu contestuale. Puoi anche selezionare Modifica dati > Modifica dati per aprire una piccola finestra se hai solo bisogno di apportare modifiche minori.

Nel caso in cui le modifiche apportate non si riflettano automaticamente sul grafico PowerPoint, puoi aggiornarlo manualmente. Per farlo, clicca sul tuo grafico, vai su Nastro del menu Design grafico, quindi fare clic su Aggiorna dati. Ciò estrarrà le informazioni più recenti dal file Excel collegato e aggiornerà le informazioni visualizzate sul grafico di PowerPoint.

A differenza della tabella dati di Excel, qualsiasi modifica apportata al design del grafico in Excel non influirà sul grafico in PowerPoint. Per questo motivo, devi finalizzare il design e l'aspetto del grafico da cui stai copiando in Excel prima di copiarlo nella presentazione.

In alternativa, puoi apportare modifiche al design al tuo grafico PowerPoint in modo indipendente. Ciò significa che puoi modificare l'aspetto del grafico di presentazione senza influire sul grafico che hai copiato da Excel.

Per apportare tali modifiche, fai clic sul grafico, quindi vai su Nastro del menu Design grafico. Puoi scegliere come si sente il grafico sotto Stili di grafico. Se ritieni che il tipo di grafico corrente non si adatti bene alla tua presentazione, puoi persino cambiarlo.

Clicca su Cambia tipo di grafico per aprire una nuova finestra. Da lì, puoi scegliere qualsiasi tipo di grafico che ti piace nella colonna di sinistra.

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A volte, non riesci a ricordare se le tabelle e i grafici nella tua presentazione sono collegati a un file Excel. Oppure potrebbe essere il caso che tu abbia collegato i tuoi dati di PowerPoint a un foglio di calcolo ma non ricordi dove li hai salvati.

Puoi controllare direttamente il file PowerPoint se è collegato a qualsiasi file e dove si trovano questi file. Per farlo, clicca su File nel menu a nastro. Nel menu a schermo intero che si apre, vai su Informazioni nella colonna di sinistra.

Sotto il Informazioni finestra, sul mano destra colonna, vai a Documenti correlati. Clicca su Aprire la destinazione del file per vedere dove vengono salvati i file collegati.

Se hai spostato i file Excel collegati, fai clic su Modifica collegamenti ai file. Apparirà una finestra Collegamenti che mostra ogni oggetto collegato e la posizione del file ad esso allegato. La finestra offre quattro scelte:

• Aggiorna ora: Aggiorna i dati dell'oggetto alle ultime modifiche nel file collegato.
• Open Source: apre il file Excel collegato.
• Cambia sorgente...: apre una finestra Esplora file per modificare il file collegato.
• Interrompi collegamento: rimuove il collegamento dalla presentazione.

Rimani sempre aggiornato

Questa elegante funzionalità è apparsa per la prima volta in Microsoft Office 2010 e da allora è stata disponibile per tutti gli utenti di Office. Quindi, ogni volta che fai una presentazione basata su dati incompleti, non devi più preoccuparti di aggiornarla manualmente in futuro.

Copiando le informazioni di Excel e incollandole nella presentazione come elemento collegato, avrai la garanzia di avere automaticamente gli ultimi dati aggiornati nel tuo file PowerPoint.

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