Come scrivere rapidamente un'e-mail efficace (4 strumenti di intelligenza artificiale che puoi utilizzare)

A differenza dei normali messaggi di testo, la scrittura delle e-mail è diversa. Le persone tendono a pensare troppo quando si tratta di comporre un'e-mail da zero. Ti chiedi cosa includere, cosa evitare e Dio sa se quello che stai scrivendo è giusto?

Essendo un fornitore di servizi, devo scrivere dozzine di email ogni giorno. E questo fa di me la persona perfetta per rispondere alle tue domande.

Con le informazioni corrette, scrivere più velocemente e-mail efficaci diventa facile come digitare un messaggio su un'app di chat. Quindi, puoi anche utilizzare gli strumenti di intelligenza artificiale per accelerare il processo. Ecco come.

10 consigli per scrivere email efficaci più velocemente

1. Tratta la riga dell'oggetto come il riepilogo della tua email

Quando devi inviare un'email, la prima cosa che devi affrontare è scrivere un oggetto potente. È la prima cosa che vede il tuo destinatario e qualsiasi email con un oggetto scarso o assente potrebbe essere cancellata o finire nella cartella spam.

Pertanto, potresti aver bisogno di un minuto in più per pensarlo e scriverlo. Il modo più semplice per evitare che le righe dell'oggetto siano generiche o vaghe è trattarle come titoli. Tutto quello che devi fare è riassumere la tua email in modo conciso ma informativo.

2. Salutali

Dopo la riga dell'oggetto, devi impostare il tono della tua email e fare colpo sul destinatario. Salutarli, formalmente o informalmente, è il modo perfetto per farlo. Se sei confuso, opta per il modo formale.

Ecco i diversi modi per salutare i tuoi destinatari:

• Ciao: Questo è per conversazioni dirette e amichevoli.
• Ciao: È semplice ed educato.
• Caro: È un po 'innaturale, ma puoi usarlo mentre contatti un dirigente o giù di lì.

3. Aggiungi una frase di apertura

Dopo aver salutato il destinatario, devi sentire il prurito di parlare di cosa tratta la tua email, ma fermati per un secondo. Prima di dire qualsiasi cosa, scrivi una frase di apertura per iniziare la tua email con un buon flusso.

Uno dei modi migliori per farlo è aggiungere una linea di apertura.

Ecco alcuni esempi che puoi utilizzare direttamente:

• Permettimi di presentarmi.
• È fantastico sentirti.
• Spero che tu stia bene.
• Sto contattando per ____
• Grazie per l'aggiornamento.
• Sto effettuando il check-in su ____
• Congratulazioni per il tuo (recente risultato).

4. Presentati

Se stai inviando un'email a qualcuno per la prima volta, devi presentarti prima di parlare di qualsiasi altra cosa.

Anche se le persone di solito parlano per ore, iniziano a sudare quando gli viene chiesto di presentarsi. Non preoccuparti. Non deve essere così. Per semplificare, utilizzare uno dei seguenti formati.

• Mi chiamo (Nome completo) e sono a (Il tuo ruolo attuale).
• Sono (nome completo) e lavoro per una/un'azienda (del settore) chiamata (nome dell'azienda).

La migliore pratica è includere solo una o due frasi su di te, e niente di più.

5. Raggiungi il punto velocemente

Il modo migliore per garantire che la tua e-mail diventi preziosa per il destinatario è renderla una rapida consegna delle informazioni di cui hanno bisogno. In altre parole, arriva al punto più velocemente.

Hai salutato il tuo destinatario, hai scritto una riga di apertura/ti sei presentato, ora scrivi perché gli stai inviando un'e-mail. Se devi discutere di più cose, assegna loro la priorità e inizia la tua email con la cosa più importante. Può essere rispondere a una domanda o fare una richiesta.

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6. Includi una grande idea

Se la tua e-mail risulta essere un po' lunga, prendi un suggerimento dalla normale scrittura di contenuti e aggiungi una conclusione o una grande idea alla fine.

Metterà tutta l'attenzione sulla cosa più importante. Ad esempio, devi prima fare qualcosa o hai bisogno di una risposta immediatamente per procedere con un progetto, ecc. Puoi anche aggiungere una conclusione dicendo qualcosa come: Il punto principale della nostra discussione è [____].

7. Sii conciso

Un professionista medio riceve più di cento email al giorno. Implica che la maggior parte delle persone che contatti sono occupate. Non importa quanto gli piaci, probabilmente non saranno disposti a nessun tipo di divagazione. Quindi, mantieni le tue e-mail brevi e dolci.

Un altro svantaggio delle e-mail lunghe è che a volte diventano vaghe, fuori dal punto principale o possono persino creare malintesi.

8. Sii rispettoso e generoso

La bellezza di scrivere e-mail rispettose ed educate è che potresti non essere d'accordo con qualcuno, presentare opinioni alternative o persino chiedere favori, ma suoneranno comunque bene da leggere.

Se hai intenzione di fare una cosa del genere nella tua e-mail, considera prima di ringraziare il destinatario o di complimentarti per il suo lavoro o le sue idee. Quindi, presenta la tua opinione senza dichiarare direttamente ciò che hanno fatto era male o completamente sbagliato.

9. Aggiungi una frase di chiusura

La tua linea di chiusura dipende dal tipo di risposta che ti aspetti dalla persona a cui stai inviando l'email. Puoi scegliere di terminare la tua email con una dichiarazione o una domanda a risposta chiusa, a seconda del contesto. Tuttavia, evita a tutti i costi di chiudere con una domanda aperta.

Ciò è principalmente dovuto al fatto che una dichiarazione e una domanda a risposta chiusa danno una direzione alla tua conversazione, mantengono le cose sulla buona strada e assicurano una risposta.

Tuttavia, una domanda aperta aumenta inutilmente il thread di discussione. Inoltre, se stai contattando qualcuno completamente occupato, la tua email potrebbe essere ignorata del tutto.

Ecco un esempio di domanda a risposta chiusa.

Discutiamone ulteriormente durante una chiamata. Quale ora funziona meglio per te? [Ora 1] [Ora 2] [Ora 3]

Semplifica il processo decisionale per il destinatario.

D'altra parte, ecco un esempio di domanda aperta.

Possiamo discuterne ulteriormente tramite una chiamata. Allora, quando sei libero?

Fa pressione sul tuo destinatario affinché controlli il suo calendario prima di rispondere, rendendo difficile agire.

Inoltre, una dichiarazione può anche essere una buona idea da aggiungere a un'e-mail. Per esempio:

Non vedo l'ora di sentirti/lavorare con te. Buona giornata. Grazie.

10. Cancella la sottoscrizione

Infine, puoi terminare la tua e-mail con una di queste frasi di approvazione, a seconda del contesto dell'e-mail.

• Cordiali saluti
• Saluti
• Cordiali saluti
• Migliore
• Saluti
• Auguri

Tutti questi suggerimenti sono sufficienti per aiutarti a comporre e rispondi a tutte le email nel modo giusto.

Se stai cercando di ottenere nuovi progetti o un nuovo lavoro, o se il tuo lavoro attuale richiede di inviare più e-mail al giorno, questi strumenti di intelligenza artificiale possono essere utili.

Questo strumento ti aiuta a creare linee di apertura personalizzate in base ai dati del profilo LinkedIn dei tuoi destinatari. Tutto quello che devi fare è aggiungere l'URL LinkedIn del destinatario nello strumento e verranno visualizzate righe di apertura uniche in base ai dettagli del loro profilo.

Lo strumento costa $ 36 al mese per un massimo di 200 righe di apertura.

SmartWriter.ai ti aiuta a raccogliere dati dal profilo pubblico del destinatario e dalle notizie in cui sono menzionati. Ti aiuta a creare e-mail personalizzate per le persone a cui ti stai rivolgendo.

Puoi usarlo per inviare e-mail fredde o messaggi LinkedIn per la sensibilizzazione. L'abbonamento allo strumento parte da $ 49 al mese.

Se stai avviando una nuova attività e hai bisogno di finanziamenti, Snazzy.ai può essere lo strumento perfetto per te. Ti aiuta con i modelli di email per presentare VC o angel investor.

Ma prima, dovrai creare un account sulla piattaforma. Per iniziare a inviare e-mail, inserisci il pubblico a cui ti rivolgi, le parole chiave che stai cercando e la descrizione della tua offerta. E ti farà risparmiare un sacco di tempo fornendo una prima bozza personalizzata.

Successivamente, puoi modificarlo leggermente per garantire la perfezione. L'abbonamento parte da $ 25 al mese.

Questo è un altro strumento di intelligenza artificiale per aiutarti a trovare il gancio perfetto per i tuoi destinatari. Per iniziare con Lyne.ai, inserisci il CSV dei tuoi potenziali clienti con le loro e-mail di lavoro o gli URL del loro profilo LinkedIn.

Puoi anche decidere quante frasi vuoi che lo strumento scriva per l'apertura, ad esempio 1-2 frasi o 3-4 frasi, ecc. L'abbonamento parte da $ 99 al mese.

Scrivere email non è mai stato così facile

Se hai mai trovato difficile raccogliere tutti i punti per comporre una buona email, la tua lotta finisce oggi.

Usa questi suggerimenti o strumenti per scrivere la tua prossima email efficace più velocemente!

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