Come scrivere una proposta di progetto

Potresti essere un dipendente che desidera che la direzione agisca in base alle tue idee, un piccolo imprenditore che cerca di aiutare il tuo cliente in determinati modi o una startup disposta a raccogliere fondi dagli investitori.

Una cosa che devi fare nel processo è scrivere una proposta di progetto per ottenere l'approvazione per una causa migliore. È così che ottieni le risorse, gli strumenti o il budget essenziali per convertire la tua idea in qualcosa di straordinario.

Quindi, capiamo come scrivere una proposta di progetto che i decisori apprezzano e approvano.

Qual è il formato ideale di una proposta di progetto?

Prima di addentrarci nel nocciolo della scrittura di una proposta di progetto, facciamo prima un po' di luce sulla sua definizione.

Un documento che usi per proporre un progetto e spiegarne l'obiettivo, i risultati e il piano passo passo per raggiungere tale obiettivo è chiamato proposta di progetto.

Ecco il formato della proposta di progetto che dovresti seguire mentre lo sottoponi alle autorità superiori.

1. Foglio di copertina

La prima cosa di cui hai bisogno è una copertina per scrivere il titolo del tuo progetto. È seguito dal sommario nella pagina successiva per facilitare la scansione del documento.

2. Sintesi

La seconda cosa sulla tua proposta di progetto dovrebbe essere il sommario esecutivo. Dovresti includere i punti più importanti che la direzione vorrebbe sapere sul tuo progetto. Ad esempio:

• Il problema che risolverai.
• La tua soluzione proposta a questo problema.
• Lo schema del tuo piano.
• Il risultato di questo progetto.

Quindi, avvolgi tutto in una conclusione alla fine del tuo riassunto.

3. descrizione del progetto

Questa sarà la sezione più grande della tua proposta di progetto, dove discuterai di tutto.

Sfondo: In questa sezione parli dei progetti che hai realizzato in passato, dei risultati che hai ottenuto e del motivo per cui sei la persona o la squadra giusta per lavorare su questo progetto. Per sottolineare il tuo punto, puoi aggiungere come puoi rendere il progetto un successo in base alle lezioni apprese dai compiti passati su cui hai lavorato.

Piano di lavoro del progetto: Qui puoi descrivere il processo passo passo di come intendi risolvere il particolare problema che stai affrontando.

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Requisiti del progetto: In questa sezione, descrivi il budget, le risorse o gli strumenti necessari per completare il progetto. Se possibile, puoi anche descrivere dove andranno i soldi o di quali risorse o strumenti avrai bisogno per quale compito.

Autorizzazione/ Monitoraggio del progetto: Questo è il luogo in cui descrivi chi saranno i decisori per il progetto e come la tua organizzazione o il tuo team controlleranno tutto.

4. Allegati

Infine, questo è il posto giusto per includere il materiale extra che non è incluso nella proposta. Questi possono essere dati importanti o altri dettagli che la direzione può utilizzare per saperne di più sul tuo progetto e sui suoi requisiti.

Come scrivere una buona proposta di progetto

Per quanto sia importante saper fare una proposta nel formato giusto con informazioni corrette, deve anche essere convincente per essere approvata. Quindi, ecco alcuni punti che dovresti considerare per iniziare con la tua proposta di progetto.

• Prima di scrivere qualsiasi cosa, assicurati di conoscere il tuo pubblico. Scopri con quali termini risuonano, che tipo di tono sarebbe meglio per loro, quindi scrivi le cose di conseguenza.
• Concentrati sulla consegna. Assicurati di trasmettere tutto in modo persuasivo con chiarezza e semplicità.
• Per evitare qualsiasi confusione, evita di usare la tua creatività nel formato. Segui invece il metodo convenzionale. Tuttavia, se la tua direzione ti ha già dato un formato, assicurati di seguirlo rigorosamente.
• Infine, modifica e rileggi la tua proposta di progetto per scoraggiare eventuali errori di battitura o grammaticali.

Quali sono le sette parti di una proposta di progetto?

Ora che abbiamo discusso quale formato dovresti seguire mentre scrivi la tua proposta di progetto e vari modi per renderlo convincente. Capiamo quali parti devi includere nella tua proposta di progetto.

1. Problema

In questa sezione descrivi il problema che stai affrontando o lo scopo della tua proposta di progetto.

Tuttavia, quando lo scrivi, tieni presente che le persone con cui ti stai rivolgendo sono occupate. Quindi, assicurati di presentare tutto in modo chiaro, conciso e basato su fatti concreti. Se possibile, evita di aggiungere le tue opinioni e di aumentare la lunghezza della sezione.

2. Soluzione

Nella sezione della tua soluzione, invece di affermare l'ovvio, fallo risaltare dicendo esattamente come affronterai questo problema e perché avrai successo.

Per renderlo più efficace, concentrati sul punto di vista dei decisori (o dei tuoi lettori). Pensa a cosa devono pensare mentre lo leggono, cosa potrebbero voler sapere dopo o quale domanda potrebbero sollevare dopo aver letto questo dettaglio o quel punto. Puoi quindi scriverlo ulteriormente in base a ciò che impari.

Inoltre, esegui il backup di tutto con fatti e ricerche.

3. obiettivi

Quando affronti un problema o non vedi l'ora di raggiungere determinati risultati, ti assicuri il successo definendo gli obiettivi. Ed è quello che farai in questa sezione: imposta obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e tempestivi).

Ricorda, i tuoi obiettivi devono enfatizzare la qualità della tua proposta. Dopotutto, sono un modo per convincere la tua direzione che è fattibile e può risolvere il problema che stai affrontando.

4. Prodotti finali

I risultati finali sono criteri di successo, che descrivono al management cosa sarà realizzato da questo progetto e come avrà successo. Assicurati di fare in modo che anche questi siano tempestivi, proprio come i tuoi obiettivi. Ad esempio, X% di vendite in più durante le festività natalizie.

5. Piano e strategie

Quindi, descrivi quale approccio adotterai per raggiungere gli obiettivi e raggiungere quei risultati finali. Includi un processo passo dopo passo e discuti le strategie che applicherai qui in dettaglio.

Inoltre, dimostra perché questo approccio sarà pertinente ed efficace.

6. Budget del progetto

Descrivi il costo dell'intero progetto. Di quanti finanziamenti avrai bisogno, di quali risorse e strumenti avrai bisogno? Assicurati di discutere tutti i dettagli.

7. Conclusione

Infine, avvolgi tutto: il problema, la soluzione, le tue idee, i vantaggi del progetto e tutto il resto in questa sezione. Assicurati di enfatizzare i fatti per far approvare la tua proposta di progetto.

Quali sono i diversi tipi di proposte di progetto?

Richiesto formalmente

Quando il tuo cliente fa una richiesta scritta o formale per un progetto, tu invii una proposta formalmente sollecitata. Questa proposta è la più facile da scrivere, poiché sai esattamente cosa sta cercando il potenziale cliente nel progetto, cosa includere e quale formato seguire.

Richiesto in modo informale

Questa proposta progettuale è relativamente difficile, poiché a differenza della precedente, la richiesta fatta qui è verbale o necessariamente informale. Non hai specifiche su cosa consegnare, quindi potresti aver bisogno di fare qualche ricerca.

Indesiderata

Queste proposte di progetto sono le più difficili da scrivere. Sono come pitching freddo. Li invii quando trovi un cliente che potrebbe aver bisogno di risolvere qualche problema.

Se stai lavorando a questo tipo di proposta di progetto, hai molte ricerche e molte cose convincenti da fare.

continuazione

Le proposte progettuali di prosecuzione sono scritte come aggiornamento del progetto già approvato. Qui citi i passaggi, il budget e ogni requisito e chiedi loro di approvare la prosecuzione del piano.

Se il tuo cliente ha bisogno di grandi cambiamenti nel progetto, questo è il momento in cui farà quella richiesta.

supplementare

Se stai lavorando a un progetto e scopri che potresti aver bisogno di più risorse del previsto, scrivi e invia una proposta di progetto supplementare. Include la richiesta di risorse aggiuntive, spiegando esattamente perché ne hai bisogno e quanto tempo ci vorrà per completare il progetto.

Rinnovo

Se hai completato con successo alcuni progetti per un cliente e ora desideri maggiore supporto per continuarli, scrivi una proposta di progetto di rinnovo.

Proposta di progetto resa più semplice

Scrivere una proposta di progetto può sembrare un compito intimidatorio, ma se hai le informazioni giuste, iniziare con esso diventa più facile.

E ora che sai come scrivere una proposta con il formato, le inclusioni e la qualità giusti per ottenere l'approvazione, sei pronto! Vai avanti e scrivi la tua prima proposta di progetto.

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