preparazione 1 Non pianificare mai un incontro senza scopo. Se riesci a ottenere ciò di cui hai bisogno con un'e-mail o un promemoria, è meglio risparmiare tempo a te stesso e ai tuoi colleghi. 2 Inizia con un'azione importante, lo scopo ultimo della riunione. Qual è il tuo obiettivo o il risultato desiderato? Perché stai convocando? Cosa è necessario fare? 3 Dopo aver definito l'obiettivo dell'incontro, pensa un po' al tipo di incontro migliore: uno contro uno? Una seduta tra due piccole squadre? O semplicemente tu, il leader, che parli con alcuni giocatori chiave del tuo piano di gioco? 4 Una volta deciso il tuo obiettivo principale, delinea tutto ciò che deve accadere a sostegno di questo risultato. Semplificare il piano nel suo insieme in elementi di azione più piccoli; tutto concreto, tangibile e assegnabile a una coorte. 5 Molti uffici sono già a bordo con il lavoro a distanza e utilizzano comuni app per riunioni virtuali come Zoom, Skype o Google Meet. Se tu o la tua azienda siete nuovi nel mondo degli spazi per riunioni remoti, fate qualche ricerca e scegliete la migliore app per riunioni virtuali per le vostre esigenze. 6 Decidi quanto deve durare la tua riunione; come regola generale, la tua riunione non dovrebbe durare più di un'ora. Crea un programma semplice per la durata della riunione, suddividendo il tempo totale assegnato in blocchi distinti e definiti, ciascuno dedicato a qualcosa di specifico. 7 Nel caso di una riunione che deve davvero superare un'ora, una breve pausa nel mezzo potrebbe essere appropriata. Pianifica cinque minuti se è previsto che sia un lungo raggio. 8 Se il tuo ufficio a casa o l'area di lavoro non è ancora attrezzato per una riunione virtuale, assicurati che le cose siano a posto prima del giorno della riunione. Uno sfondo chiaro e neutro e una forte fonte di illuminazione creano entrambi un'immagine in miniatura professionale. 9 Preparare in anticipo un foglio dell'agenda a cui i partecipanti potranno fare riferimento durante la conduzione della riunione virtuale. Questo foglio li aiuterà a rimanere con te mentre parli; ti aiuterà anche a chiarire la tua visione per l'incontro e ad organizzare i tuoi pensieri. 10 Una presentazione formale o PowerPoint può anche essere un risparmio di tempo, soprattutto se hai molti fatti, statistiche o numeri da condividere in questo lasso di tempo limitato. 11 Se una risorsa può essere condivisa digitalmente, è sempre più veloce fornire un elenco di collegamenti ipertestuali, documentazione e riferimenti per la tua squadra di quanto lo sarebbe insegnare loro tutto ciò che avranno bisogno di sapere durante la riunione si. Se è necessaria una sessione di formazione più coinvolgente, dovrebbe essere programmata separatamente e in gruppi, se possibile. 12 Identifica eventuali ostacoli e incognite su cui stai ancora lavorando. Se necessario, pianifica un po' di tempo per una discussione aperta. Descrivi un paio di diverse possibilità a cui mirare se la strada da percorrere non è chiara. 13 Datti una lista di controllo a cui fare riferimento una volta che hai fatto il tuo discorso. Questo dovrebbe essere un elenco di tutto ciò che devi trasmettere alla tua squadra, così come le tue azioni e tutto ciò che porta a loro dal punto di vista logistico. Questa disposizione garantisce che nulla venga dimenticato nel momento.
invita 14 Valuta il tuo elenco di attività e visualizza il team che devi creare per occupartene in modo efficace ed efficiente. Chi deve partecipare? Qual è il motivo per cui ciascun partecipante è stato incluso? 15 Invita solo chi ti serve. Anche se non dovresti sentirti limitato a un numero specifico o a un altro, è sempre utile mantenere l'elenco degli invitati il più breve possibile senza dimenticare nessuno di importante. 16 Invita il tuo elenco di partecipanti con largo anticipo quando possibile. Le riunioni dell'ultimo minuto vanno bene quando necessario o in caso di emergenza; quando pianifichi progetti più complessi e organizzati, tuttavia, la tua mente dovrebbe essere sempre un paio di settimane avanti. il giorno di 17 Prima di iniziare, libera la tua area da potenziali distrazioni, specialmente se ti stai sintonizzando da casa. 18 Consumare il pranzo o uno spuntino veloce in anticipo e avere un bicchiere d'acqua al tuo fianco. 19 Proprio come con qualsiasi altro incontro professionale, il tuo aspetto dovrebbe essere educato e amichevole in ufficio. 20 Un controllo del microfono, della fotocamera e del Wi-Fi prima della riunione è un modo per prevenire uno sfortunato inconveniente tecnico durante lo spettacolo. Se stai usando un laptop, assicurati di essere collegato, carico di energia e pronto a suonare. 21 La tua webcam dovrebbe incontrarti all'altezza degli occhi. Prova a stringere la finestra il più vicino possibile all'occhio della webcam. Vuoi mantenere il tuo feed comodo da guardare per quelli con cui incontrerai. Il contatto visivo aiuta. 22 Se sei nervoso o non hai mai partecipato a una riunione remota online, fai pratica davanti alla videocamera senza che nessuno ti guardi. Il tuo sorriso sullo schermo sarà probabilmente molto diverso da quello reale; emozionare davanti alla telecamera è un'abilità, ma, dopo alcuni incontri virtuali, non avrai nemmeno bisogno di pensarci. 23 Metti a tacere il tuo telefono; disattiva le notifiche del desktop e qualsiasi altra cosa che potrebbe fare rumore durante la riunione. Se possibile, organizza un po' di tempo prima della riunione per rispondere ai messaggi dell'ultimo minuto o per fare il check-in con qualsiasi cosa importante che stai monitorando attivamente. 24 Dovresti avere un'app per prendere appunti o un blocco di carta e una penna a portata di mano per appunti veloci e cose da fare. Dovresti essere presente, impegnato e interessato a chiunque stia parlando e qualunque cosa venga detta. In occasione 25 Se sei l'organizzatore della riunione, vai subito al sodo. Inizia prontamente e puntualmente e dì ciò che deve essere detto prima di affinare il tuo primo elemento di azione. 26 Se appropriato, potrebbe essere necessario incaricare qualcuno di registrare i verbali della riunione. Alcuni tipi di software collaborativo saranno effettivamente in grado di farlo per te. La documentazione è il modo più veloce per aggiornare rapidamente coloro che non sono presenti e rende tutte le persone coinvolte responsabili di ciò che è stato effettivamente detto e condiviso. Cerca di non saltarlo, se possibile. 27 A seconda delle dimensioni e della natura dell'incontro, le presentazioni potrebbero essere in ordine. Pianifica un periodo di tempo dedicato per le presentazioni all'inizio della riunione, se necessario. 28 L'assegnazione di ruoli a ciascuna azione sarà naturalmente una delle parti più importanti di qualsiasi riunione virtuale. Ancora una volta, dovresti già sapere quali sono questi ruoli e chi li ricoprirà prima dell'inizio della riunione. 29 Stabilisci una linea temporale e fallo visivamente, se possibile. Fai sapere a tutti quando toccherai la base prossimamente. Assegna le scadenze in modo intelligente. Inizia abbastanza in anticipo in modo che tutti abbiano tempo più che sufficiente per avere successo. 30 Ridurre al minimo le chiacchiere senza scopo, soprattutto all'inizio della riunione. Una volta acquisito un po' di slancio, di solito non è necessario continuare la microgestione. 31 Un rapido riassunto alla fine, rivedendo ogni ruolo e obiettivo, è un modo per rafforzare l'esito dell'incontro. 32 Prima che la riunione venga aggiornata, assicurati che tutti si alzino dal tavolo con tutto ciò di cui hanno bisogno per andare avanti. Tutti dovrebbero conoscere il proprio ruolo e cosa ci si aspetta da loro prima di firmare. Conta qualche minuto alla fine per mettere in campo eventuali domande e per sgombrare l'aria da ogni confusione. 33 Se hai del tempo residuo sul back-end e nessuno dice niente, chiamalo presto. Conferma che tutti sono sulla stessa pagina e vai avanti con la giornata. A seguito di 34 Se ti è stato assegnato un oggetto d'azione da solo o da un superiore, saltaci sopra. Inizia immediatamente a lavorare su elementi di azione a breve termine. Inizia a pianificare le cose più avanti lungo la linea. 35 Se non ne hai già uno, un nuovo calendario di gruppo potrebbe essere un modo conveniente per pianificare le riunioni successive in futuro. Ciò sarà particolarmente utile se questa squadra collaborerà spesso, almeno nel prossimo futuro. 36 Se stai seguendo le istruzioni o gli ordini, tieni traccia di eventuali problemi che incontri o di domande che sorgono. Le richieste non urgenti possono generalmente essere relegate a un elenco che aggiungi man mano che procedi. Ovviamente, se sei davvero bloccato, dovresti sempre allungare la mano immediatamente per rimetterti in piedi. 37 Ricorda tutte le tue "vincite", anche le piccole cose, prima di completare effettivamente l'attività nel suo insieme. Sono un ottimo modo per tenere traccia dei tuoi progressi e possono fornire una spinta morale tanto necessaria nei momenti di frustrazione. 38 Man mano che tu e i tuoi colleghi fate progressi, nuovi obiettivi e sfide emergeranno dall'orizzonte. I ruoli si evolveranno e si presenteranno nuovi obiettivi: per tenere tutto insieme in tempo reale, è vitale una linea di comunicazione aperta. Quando un membro del team ha successo, dovrebbe sapere cosa gli riserva il futuro. Dai sempre a ogni persona qualcosa da fare e un posto dove andare. Futuro 39 Segui tutto. Se stai organizzando lo sforzo, ricontrolla tutte le volte che è necessario, soprattutto se qualcuno sembra avere difficoltà. 40 Pensa all'incontro nel tuo tempo libero. Cosa è andato bene? Cosa si è trascinato? Considera cosa funziona per te e il tuo team e cosa no. Fai quello che puoi in futuro per evitare di cadere nelle stesse insidie.
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