Come utilizzare Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint insieme per il lavoro collaborativo

Di recente potresti notare un aumento del numero di app per spazi di lavoro collaborativi. Se hai un piano per Microsoft 365, non hai bisogno di strumenti aggiuntivi per il lavoro remoto. Tutto ciò di cui hai bisogno è Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint per un lavoro collaborativo altamente produttivo e senza distrazioni a casa o in ufficio.

In questo articolo discuteremo di come Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint possono aiutarti con la gestione di attività/documenti, la collaborazione remota e le conversazioni.

Microsoft Teams per il lavoro collaborativo

Microsoft Teams osserva un approccio a 360 gradi per la collaborazione e la comunicazione. Tu e il tuo team potete semplicemente occuparvi di molti aspetti del progetto direttamente dai Team. Puoi fare riunioni di gruppo, chiamate individuali, messaggistica, accesso ai file e lavorare sui bug.

Di seguito sono riportate le funzionalità vitali orientate al lavoro collaborative di Microsoft Teams che consentono ai team remoti e ibridi di operare al massimo delle loro capacità:

1. Chiamate, riunioni e messaggi

Microsoft Teams è un'app robusta per chiamate e riunioni di gruppo. È possibile pianificare riunioni nel Calendario di Outlook per le riunioni del team di un gruppo di team specifico.

Ogni membro riceverà avvisi automatici in modo che nessuno si perda importanti riunioni di progetto. I team consentono inoltre ai membri del team da postazioni remote di partecipare alla riunione tramite telefonate.

Microsoft Teams segue il formato thread per i testi di gruppo. Attira l'attenzione dei membri del team taggandoli con @ firmare durante la messaggistica.

2. Condivisione dello schermo

Durante le riunioni del team, fare clic su Condividi contenuto pulsante per condividere varie risorse del tuo computer. Microsoft Teams ti consente di condividere:

• Desktop per una collaborazione senza interruzioni con più finestre, popup, notifiche e app.
• Una finestra specifica quando è necessario concentrarsi su un particolare contenuto e mantenere privata l'attività del desktop.
• Presentazioni PowerPoint. Il pubblico può spostarsi tra le diapositive se lo desidera.
• Microsoft Whiteboard per la progettazione collaborativa di UI/UX, progettazione di prodotti e molto altro.

3. Team pubblici e privati

I canali pubblici del team ti consentono di collaborare liberamente con contatti esterni. Ad esempio, crea gruppi pubblici per grafici e sviluppatori di app quando collabori con gli sviluppatori del cliente.

Quando lavori su qualcosa al di fuori del progetto del cliente, è meglio creare un canale del team privato per i membri del team. Puoi condividere file, discutere idee e prendere decisioni che esulano dall'ambito del cliente.

OneDrive per il lavoro collaborativo

OneDrive è un servizio di cloud storage Microsoft con un'eccellente sicurezza dei dati. Lo strumento consente ai membri del team di accedere facilmente a file e documenti di progetto da qualsiasi luogo.

Quando configuri un team su Microsoft Teams, OneDrive diventa lo spazio di archiviazione cloud predefinito. È possibile utilizzare le seguenti funzionalità per il lavoro collaborativo all'interno del team o tra i team:

1. Memorizzazione e sincronizzazione dei file

Puoi creare una libreria condivisa per ogni progetto. Quindi, aggiungi i membri del team che devono lavorare sul progetto. Ora tutti i membri possono accedere a qualsiasi file che crei o carichi in questa libreria.

Le app di OneDrive sincronizzano il tuo dispositivo con la piattaforma cloud e salvano automaticamente il file più recente nell'unità locale. Pertanto, tu e il tuo team potete lavorare sui documenti di progetto anche se Internet non è disponibile per un po'. Tuttavia, qualsiasi collaborazione in tempo reale non sarà disponibile quando il tuo dispositivo è offline.

2. Controllo di condivisione e accesso

Hai il pieno controllo dei tuoi dati. A meno che tu non condivida alcun file in un gruppo Microsoft Teams o nella libreria condivisa di OneDrive, il tuo file è totalmente privato. Se devi condividere urgentemente un file, trascina e rilascia il file in una libreria condivisa o in un gruppo Teams.

È possibile impostare vari controlli di accesso per file e documenti di progetto. Consideriamo che stai lavorando a un blog per il prossimo Computer Security Day. Hai bisogno di input creativi dal team.

Puoi condividere manualmente il collegamento al contenuto con alcuni membri del team e non condividerlo inutilmente con l'intero team. Quindi, puoi limitare il download del contenuto, fornire l'accesso di sola revisione e così via.

3. Tagging Collaboratore

Editor di contenuti, editori, project manager possono ridurre il carico di lavoro implementando l'etichettatura dei documenti. Se stai modificando una bozza di blog e hai bisogno che l'autore aggiunga alcuni dati storici al contenuto, puoi semplicemente citarli nel documento utilizzando il @ cartello.

Lo scrittore o il creatore di contenuti riceverà un'e-mail automatica con un collegamento al file e un commento. Non è necessario inseguire il creatore di contenuti tramite app di messaggistica o chiamate vocali. Ciò consente a te e al tuo team di risparmiare molto tempo.

4. Modifica in tempo reale

Puoi ridurre i tempi di creazione e approvazione dei contenuti passando alla modifica in tempo reale. Per i progetti di contenuti ad alto volume, il tuo team dovrebbe adottare questo approccio.

Tu e il tuo team di progetto potete aprire lo stesso file Excel, Word o PowerPoint nel browser. Qualsiasi modifica apportata da creatori di contenuti, editor e approvatori viene mostrata a tutti i collaboratori.

SharePoint per il lavoro collaborativo

Puoi utilizzare Microsoft SharePoint come portale intranet predefinito per qualsiasi progetto. Puoi distribuire in modo sicuro attività, report, flussi di lavoro e risultati finali di qualsiasi progetto online senza gestire alcun server di backend.

Di seguito è riportato un elenco di funzionalità di SharePoint che si desidera utilizzare per il lavoro collaborativo con una forza lavoro completamente remota o ibrida:

1. Gestione dei contenuti

Puoi gestire facilmente i dati del progetto come documenti, file, immagini, risorse di progettazione, contatti telefonici, contatti e-mail e video su SharePoint. È possibile creare segmenti separati per ogni file in un sito di SharePoint.

Puoi aggiungere un programma di ricerca basato sui metadati in modo che i membri del team possano accedere facilmente ai file da qualsiasi luogo. Gli utenti possono anche accedere ai file da dispositivi mobili perché SharePoint è un'app mobile reattiva.

2. Sito di comunicazione

Puoi usare SharePoint per la comunicazione visiva. Ad esempio, crea diversi siti di comunicazione sulla tua intranet per segmenti di pubblico come membri del team, clienti, fornitori e così via.

Ora puoi pubblicare aggiornamenti relativi a un progetto, prodotto o servizio sui siti sopra menzionati con un clic. Puoi utilizzare i siti di comunicazione su SharePoint per pubblicare dashboard sullo stato del progetto e raccogliere commenti dai tuoi clienti.

I siti di SharePoint consentono inoltre di aggiungere facilmente eventi di calendario, scadenze e attività per la gestione dei progetti.

3. Condivisione e controllo dei permessi

È possibile impostare diverse regole e livelli di condivisione su SharePoint. Ad esempio, i membri del team possono ottenere l'accesso in modifica, i collaboratori esterni ottengono l'accesso in visualizzazione e i clienti ottengono il controllo completo su un sito di progetto su SharePoint.

Esistono vari controlli delle autorizzazioni nei siti di SharePoint che è possibile sfruttare per un facile accesso al contenuto con una protezione adeguata. Puoi scegliere tra Controllo completo, Progettazione, Modifica, Contribuisci e Leggi.

Collaborazione produttiva e conveniente

L'utilizzo di tutte queste funzionalità di lavoro collaborativo di Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint è un gioco da ragazzi.

Ora puoi iniziare con attività di progetto, gestione dei documenti, lavagna in tempo reale e collaborazione in team da qualsiasi luogo.

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