Come migliorare la gestione del tempo con il principio DRY

Se lavori in un ufficio o da casa, è probabile che gran parte della tua produzione sia digitale e questo spesso comporta attività ripetitive o che richiedono tempo e che svolgi quotidianamente.

Potresti aver sentito il termine "lavora in modo più intelligente, non più difficile", ed è proprio qui che entra in gioco il principio DRY. DRY sta per Don't Repeat Yourself e descrive esattamente come migliorare la gestione del tempo e la produttività.

Come funziona il principio DRY?

Il principio DRY è stato originariamente menzionato in The Pragmatic Programmer, un libro pubblicato nel 1999, ed è stato utilizzato dai programmatori per semplificare il codice. La premessa principale è che invece di ripetere manualmente gli stessi flussi di lavoro più e più volte, si automatizza quel processo per risparmiare tempo.

In superficie, questo potrebbe sembrare ovvio, ma ci sono molte attività che i lavoratori ripetono ogni giorno. Ad esempio, quante email ricevi e scrivi ogni giorno? Per ogni e-mail che invii, stai praticamente ricreando la stessa struttura con una formulazione leggermente diversa, e questo richiede molto tempo.

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Il principio DRY richiede che tu prenda nota di tutte le azioni che intraprendi sul lavoro, una per una. Per soddisfare questo requisito, puoi includere attività che rientrano nelle seguenti categorie:

• Non pianificato, come i messaggi in entrata dai client.
• Responsabilità mensili e annuali, come relazioni annuali o one to one.
• Routine, o cose che fai ogni giorno.

Con questo elenco, puoi quindi iniziare a capire quali funzionano con il principio DRY. Presta attenzione a quanto ripetitivo, dispendioso in termini di tempo e/o scoraggiante è ciascuno e prendine nota. I tuoi migliori contendenti saranno i soggetti principali per il Principio DRY e puoi iniziare ad automatizzarli il più possibile.

Ce ne saranno alcuni che non puoi automatizzare completamente e, in questi casi, puoi semplificare gli aspetti della responsabilità.

Crea modelli per le tue email

Uno dei modi più semplici e probabilmente migliori per automatizzare l'output è creare un modello. Come accennato, molte delle azioni che completi molto probabilmente si basano sulla stessa struttura specifica, ad esempio le e-mail inviate ai clienti e i rapporti mensili. Avere una banca di modelli riduce significativamente la ripetizione.

Puoi automatizzare le tue email in due modi distinti. Puoi usare un'applicazione come TextExpander, che ti consente di salvare sezioni di testo nel Abbreviazioni tab, e quando andrai a scrivere la tua prossima email, digita semplicemente l'abbreviazione che vuoi usare e produrrà automaticamente quel testo. Allo stesso modo, puoi anche usarlo in Slack e in altri servizi di messaggistica istantanea.

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In alternativa, puoi automatizzare le tue email in-app. In Outlook 365, procedi come segue:

1. Evidenzia il testo che vuoi salvare.
2. Vai al Inserire scheda e fare clic Parti veloci.
3. Clic Salva la selezione nella Galleria delle parti rapide.
4. Assegna un nome, quindi fai clic su OK.
5. Quando vuoi usarlo, vai su Inserisci > Parti rapide e seleziona quello che vuoi usare.

Per Gmail, dovrai assicurarti che modelli sono abilitati. Vai semplicemente a Impostazioni > Avanzate > Modelli e clicca Abilita > OK. Quindi, segui questi passaggi:

1. In un'e-mail, evidenzia il testo che desideri.
2. Fai clic sui tre punti verticali nella tua email, vai a modelli e clicca Salva bozza come modello.
3. Quindi, per usarlo, fai clic sui punti verticali in un'e-mail, vai su modelli e seleziona quello che vuoi usare.

Crea modelli per il tuo lavoro

Proprio come le e-mail, puoi creare modelli praticamente per qualsiasi lavoro che completi. Che si tratti di un report, un foglio di calcolo, un progetto o qualsiasi altra cosa. L'obiettivo è usare la minor ripetizione possibile con ogni azione, quindi avere un modello risolve questo problema facilmente.

Microsoft e Google hanno una vasta selezione di modelli tra cui puoi scegliere oppure puoi crearne uno tuo. Sebbene la configurazione iniziale possa richiedere tempo, a lungo termine si ripagherà più che da sola. Allo stesso modo, se presenti regolarmente presentazioni, crea un modello standard a cui puoi tornare e modificare secondo necessità.

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Assicurati di salvare tutti i tuoi modelli in una posizione specifica in modo da poterli richiamare quando necessario. Se trovi che uno di questi non ti fa risparmiare tempo, usa il testo del lavoro precedente per informare la tua scrittura.

Automatizza le tue attività di routine

Ci sono una miriade di compiti che fai che sono incredibilmente ripetitivi. Dalla pianificazione di eventi, alla scrittura dell'elenco delle cose da fare, alla creazione di note, al salvataggio di file e molto altro. Anche se potrebbero volerci solo un paio di minuti, si sommano rapidamente e distolgono la tua attenzione dal tuo lavoro.

Zapier è un'applicazione fantastica per snellire più flussi di lavoro, poiché consente la comunicazione tra le applicazioni che utilizzi di più e invia i dati per completare le attività. Ad esempio, se utilizzi Gmail e Google Drive, puoi impostare un flusso di lavoro in cui i tuoi allegati e-mail vengono salvati automaticamente su Google Drive. Questo elimina l'intermediario, per così dire.

Quando crei il tuo account gratuito, fai semplicemente quanto segue:

1. Dal tuo Pannello di controllo, clic Crea Zap.
2. Ricerca per un'app che utilizzi, in cui si svolge un evento, ad esempio Gmail.
3. Scegli un Evento scatenante, ad esempio, ricevi un'e-mail.
4. Connetti l'app.
5. Scegli l'app a cui desideri inviare i dati, ad esempio Google Drive.
6. Scegli il risultato, ovvero salva un file.

Con il tuo Zap configurato, questo processo sarà completamente automatizzato.

Il principio DRY ti ha coperto

Con tutti questi processi che avvengono in background, il tuo tempo è liberato, quindi non devi preoccuparti di completare manualmente quei lavori ripetitivi. Di tutti gli strumenti di produttività, il principio DRY fa funzionare la gestione del tempo in modo più efficace.

Usa il tempo che hai ora per massimizzare la tua produzione in futuro e scoprirai che puoi ritagliarti molto di più della tua giornata per le cose che contano di più. Ci sono sempre cose a cui puoi applicare il principio DRY, quindi dai un'occhiata al tuo carico di lavoro e vedi cosa puoi automatizzare.

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