Gli 8 migliori tipi di rapporti sulla gestione dei progetti che dovresti conoscere

I report di gestione del progetto si riferiscono alla panoramica di alto livello che contiene i dati critici relativi al progetto in un formato di facile comprensione. Questi si concentrano su vari aspetti di un progetto e fanno luce sullo stato attuale, sui problemi possibili o esistenti e sulle loro soluzioni.

Scopri i principali tipi di report di progetto che possono fornire approfondimenti in tempo reale ai tuoi team.

1. Dashboard del progetto/Salute

Un dashboard del progetto o un report sull'integrità ti consente di sapere come sta andando il progetto e cosa può fare il team per migliorare le prestazioni. Di solito, si presenta questo rapporto al cliente o ad altre parti interessate. Pertanto, possono visualizzare informazioni come progressi e redditività.

Aiuta anche a identificare se il progetto è fuori strada e cosa puoi fare per rimetterlo in carreggiata.

Un report del dashboard del progetto dovrebbe contenere il portfolio complessivo, incluso lo stato del progetto (stato del progetto in colore verde, giallo o rosso), progresso fondamentale di un determinato progetto, redditività del progetto confrontando il budget e costo, e

l'andamento del progetto secondo il programma.

2. Compiti e stato del progetto

Se ti occupi di gestione dei progetti, è il tipo più comune di rapporto che devi preparare. Potrebbe essere necessario produrre questo rapporto su base settimanale o mensile. Ha lo scopo di mostrare fino a che punto il team è andato per raggiungere gli obiettivi di un progetto.

Se devi preparare regolarmente tali rapporti, è meglio automatizzare il processo per risparmiare tempo e fatica. È possibile utilizzare i dati dello strumento di gestione delle attività per popolare il report.

Puoi anche utilizzare un modello standard per il rapporto. Ti aiuterà a saltare la fatica di creare un rapporto sullo stato ogni volta da zero.

3. Disponibilità di risorse e competenze

I rapporti sulla disponibilità delle risorse sono essenziali per ogni project manager. Utilizzando questo rapporto, puoi assegnare e delegare attività al membro del team giusto. Mostra quale membro del team è occupato e quando.

Se stai pianificando un programma per un nuovo progetto o stai cercando qualcuno per cui non è occupato delega di compiti, verifica la disponibilità in questo rapporto. È inoltre possibile individuare i membri che lavorano a pieno regime e che potrebbero aver bisogno di assistenza.

In questo modo è possibile garantire una distribuzione uniforme delle attività per una maggiore efficienza e risultati più rapidi.

4. Rischi del progetto

Ogni progetto comporta un certo numero di rischi. Pertanto, il tuo rapporto sui rischi dovrebbe contenere tutti i rischi percepiti ed effettivi relativi a un progetto. Potrebbe essere necessario inviare questo rapporto una volta al mese.

Tuttavia, incoraggia i tuoi compagni di squadra a registrare tutti i rischi a cui possono pensare in tempo reale. Ti aiuterà a raccogliere tutti i dati in un unico posto quando devi creare un rapporto.

Oltre a elencare tutti i rischi, il tuo rapporto può includere solo i rischi di alto livello in dettaglio e un riepilogo di come prevedi di gestire i rischi di basso livello. Puoi registrare i rischi in un foglio di calcolo, ma è meglio farsi aiutare da uno strumento di gestione dei progetti.

5. Budget e spese

Devi creare un rapporto di budget per scopi diversi. Il report di budget che fai alla fine del progetto per il tuo cliente è il più comune. Inoltre, puoi creare una nota spese più volte quando il progetto è in corso.

Aiuterà il team a determinare se la spesa del progetto è fuori controllo. In questi casi, puoi controllare immediatamente il costo e non devi essere sorpreso se la spesa supera il limite di budget al termine del progetto.

Un budget e un resoconto delle spese dovrebbero includere il budget stimato per ogni attività o segmento di un progetto e il costo effettivo. Assicurati di registrare tutte le spese in tempo reale per evitare di dover affrontare problemi nell'unire tutte le spese durante la creazione del rapporto.

6. Monitoraggio del tempo

Molti clienti effettuano pagamenti in base al tempo impiegato su un progetto. Per loro, è obbligatorio generare rapporti sui tempi dopo il completamento del progetto. Il report mostra quanto tempo i membri del team hanno investito in attività relative a un progetto.

Questo rapporto mostrerà anche il tempo complessivo speso per ogni attività e la quantità di tempo che ogni membro del team ha investito. Oltre a questo, puoi utilizzare il monitoraggio del tempo per migliorare le prestazioni del tuo team e la produttività individuale.

Dopo aver analizzato il tempo impiegato dai compagni di squadra in varie attività, puoi facilmente scoprire chi può svolgere il lavoro in modo più efficiente. Successivamente, puoi assegnare alle persone attività che possono svolgere in modo rapido e competente.

7. Bug e problemi

Anche se potrebbe non essere possibile avere un progetto senza problemi o bug, puoi sicuramente lavorare per mantenere il conteggio al minimo.

La preparazione di un rapporto dettagliato sui bug e sui problemi identificati ti garantirà di trovare soluzioni rapide a questi problemi per consegnare il progetto in tempo. Un bug di progetto o una segnalazione di problema dovrebbe contenere informazioni cruciali come problema o numero di bug, data di identificazione, problema sollevato da, descrizione, priorità, risoluzione e stato del bug.

Aggiornamenti regolari di tali rapporti durante il ciclo di vita del progetto saranno minimizzare la distrazione e prevenire la frustrazione del cliente. Ti salverà anche dal rischio di ritardi e sanzioni del progetto.

8. Analisi degli scostamenti

Il rapporto sulla varianza è un ottimo modo per sapere se un progetto è sulla strada giusta. In questo report si analizza e si confronta la differenza tra stima e risultato dei vari aspetti di un progetto. In questo rapporto, utilizza una metrica standard per misurare entrambi i dati.

Questo rapporto ti aiuterà a identificare se sei in anticipo sui piani, in esaurimento o nei tempi previsti. Puoi confrontare il budget, la risorsa, l'ambito o la pianificazione nel rapporto.

Tuttavia, i project manager di solito scelgono questo report per analizzare il budget, le spese e le tendenze del lavoro di un progetto. Il tempo per la generazione di tali rapporti varia da progetto a progetto. Sebbene i clienti possano aver bisogno di questo report alla fine di un progetto, potresti volerlo creare periodicamente durante il ciclo di vita del progetto per ottenere informazioni migliori.

Quale report vuoi creare dopo?

Ora che conosci i tipi di report che puoi creare per i progetti, insieme alle loro caratteristiche, puoi facilmente sceglierne uno in base alle tue esigenze. Se utilizzi un'app di reportistica, la creazione di report non sarà impegnativa e richiederà molto tempo.

La cosa buona è che la maggior parte delle piattaforme di gestione dei progetti funzionano anche come strumenti di reporting.

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