I 10 migliori consigli per far risaltare i tuoi rapporti di progetto

Di questi tempi è impossibile pensare a un progetto senza un report. In effetti, alcuni progetti richiedono la produzione di più report durante il loro ciclo di vita. I tuoi progetti e clienti potrebbero aver bisogno che tu generi vari tipi di report, ma tutti i report dovrebbero essere concisi e facilmente comprensibili.

In questo articolo imparerai come creare un rapporto efficace per un progetto finito o in corso.

1. Schede attività chiare e concise

I tuoi rapporti di progetto dovrebbero avere schede attività. Deve essere conciso, ma dovrebbe anche contenere tutte le informazioni necessarie in modo che i destinatari possano capirlo facilmente a colpo d'occhio.

È meglio creare una scheda attività settimanale e, se necessario, puoi renderla bisettimanale o mensile. Le schede attività dovrebbero includere il nome della risorsa, il nome dell'attività, la data, il giorno della settimana, l'ora di accesso, l'ora di disconnessione e le ore lavorative totali.

Invece di inserire manualmente ogni dato in un foglio di calcolo, puoi

usa qualsiasi app per la scheda attività come Timely. Qui puoi inserire le tue ore di lavoro, i nomi delle attività, ecc. Quindi lo strumento genererà automaticamente i report delle schede attività.

2. Resoconto spese dettagliato

Una nota spese completa non è solo essenziale per il cliente. È anche utile per il tuo team tenere traccia del budget e dei costi effettivi durante il ciclo di vita del progetto.

Una nota spese dovrebbe includere l'articolo o il servizio, la sua quantità, il valore dell'articolo, il budget stimato, il costo e il saldo. Se un membro del team desidera acquistare un servizio o un prodotto per un progetto, chiedigli di inviare una nota spese simile.

Assicurati che acquistino quell'articolo solo dopo la tua approvazione e ti presentino il conto. Pertanto, puoi aggiungere i dati alla tua nota spese finale e impedire che il costo superi il budget.

3. Stati di progetto completi

Mentre stai facendo un rapporto su un progetto, dovrebbe trasmettere esplicitamente lo stato del progetto. Lo stato del progetto non significa lo stato attuale dell'avanzamento lavori. Dovrebbe includere anche altri dati come la differenza tra il programma pianificato e quello effettivo, la variazione tra costo stimato ed effettivo, attività rimanenti, scadenza ritardata (se presente), possibili rischi e problemi e presto.

Dovresti creare un rapporto completo che contenga lo stato da tutte le possibili angolazioni. Reporting universale di Asana La funzione può aiutare a creare rapporti sullo stato del progetto in diversi ambiti e angolazioni.

4. Distribuzione delle risorse

Mentre prepari un rapporto sull'assegnazione delle attività, assicurati che aiuti gli altri a verificare la disponibilità delle risorse e a delegare le attività quando necessario. Fornisci una ripartizione di quante ore ogni risorsa trascorrerà su ciascuna attività in tali rapporti.

Aiuterà manager e colleghi a sapere quale membro del team è impegnato e chi ha del tempo libero. È possibile compilare facilmente i dati e utilizzarli nel report per la pianificazione futura con strumenti di pianificazione delle risorse come Secchio d'argento.

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5. Visualizza l'utilizzo della capacità

È probabile che includerai un rapporto sull'utilizzo delle risorse del progetto. È necessario separare l'utilizzo fatturabile dall'utilizzo totale delle risorse. Pertanto, è fondamentale creare colonne separate per ciascun dato.

Puoi anche includere il nome delle risorse e l'utilizzo individuale, insieme a un utilizzo a livello di team. Allo stesso modo, puoi dedicare del tempo per premiare e riconoscere il successo dei migliori in termini di utilizzo delle risorse.

6. Rischi previsti ed effettivi

La valutazione del rischio è una parte inseparabile della gestione del progetto. Pertanto, dovresti visualizzare accuratamente i dati di valutazione del rischio. Potresti aver pensato ad alcuni rischi durante la pianificazione del progetto. Tuttavia, man mano che il progetto procede, la valutazione del rischio cambia. Menziona tutti i rischi percepiti ed effettivi durante la creazione del report di progetto.

La tua segnalazione dei rischi dovrebbe consistere in una panoramica dei rischi previsti, seguita da eventuali rischi che il progetto ha subito fino alla data di segnalazione. È inoltre imperativo menzionare eventuali modifiche al profilo di rischio che tu o il tuo team avete identificato durante l'avanzamento del progetto.

7. Analisi del portafoglio di progetti

Se stai gestendo più di un progetto in un dato momento e hai bisogno di elaborare un rapporto per analizzare il tuo portafoglio, devi essere cauto. Prima di tutto, scegli una dashboard in cui elencherai tutti i nomi dei progetti in grassetto per una facile visualizzazione.

La dashboard dovrebbe includere anche un riepilogo dei progetti, come pietre miliari, scadenza, avanzamento attuale, budget vs. costo e allocazione delle risorse. Puoi anche utilizzare diversi grafici per visualizzare i dati in un unico posto. Successivamente, puoi creare sezioni separate per ogni progetto e analizzarle singolarmente.

Ci sono alcuni robusti strumenti di gestione del portfolio di progetti disponibile nel mercato. Puoi scegliere uno di questi migliori strumenti per creare report professionali e completi.

8. Convenzione sui dati e sull'etichettatura

I tuoi report di progetto dovrebbero contenere una convenzione standard per i dati e le etichette. Se desideri creare un report per la tua organizzazione, segui la convenzione organizzativa. Se ne stai creando uno per un cliente, potresti voler discutere con loro come vorrebbero le informazioni presentate nel rapporto.

Inoltre, usa etichette brevi e precise nella tua relazione in modo che chiunque possa capire senza alcuna difficoltà. Inoltre, cerca di seguire gli standard locali per l'ora e la data. Se lavori per un'organizzazione con sede negli Stati Uniti dal Regno Unito, l'utilizzo di convenzioni di data negli Stati Uniti sarebbe l'ideale.

9. Grafici e grafici interattivi

Indipendentemente dal tipo di rapporto che stai per fare, il pubblico troverà i grafici interattivi più utili. Righe e colonne piene di dati numerici possono disinteressare le persone. Invece, crea grafici e grafici che mostrano dati aggiuntivi quando qualcuno passa il cursore del mouse sul grafico.

Ci sono vari grafici e tabelle che puoi usare nei tuoi rapporti. Tra questi, i grafici a torta, i grafici a linee e i grafici a barre sono i più comuni. A seconda del tipo di dati, è necessario scegliere un grafico o un diagramma per una facile visualizzazione.

10. Sezione feedback

Ogni relazione di progetto richiederebbe un feedback positivo o negativo. Tutti i report di progetto dovrebbero includere una sezione in cui i clienti oi manager possono offrire il loro feedback. Dopo aver esaminato i rapporti, il pubblico può offrire il proprio feedback e suggerimenti in quella sezione.

Quindi, non devi chiedere un feedback separatamente. Dimostrerà anche che sei disposto a conoscere i tuoi limiti e ad apportare miglioramenti. Successivamente puoi implementare i suggerimenti nel flusso di lavoro del tuo progetto.

Inizia a creare un rapporto di progetto

Una presentazione di successo dipende da come crei il rapporto per il pubblico. Durante la preparazione del report, tenere a mente i punti sopra menzionati per creare report di progetto efficienti.

Potresti anche voler utilizzare un robusto strumento di visualizzazione dei dati per presentare i report in modo professionale insieme a un tocco di creatività.

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