Fare le cose (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): qual è il miglior framework di produttività?

Anche se ogni giorno può sembrare un gioco di prestigio, è importante mantenere le cose in prospettiva. Tuttavia, le distrazioni sono molte. A volte può sembrare che tu sia in una battaglia costante per rimanere concentrato sugli obiettivi che contano di più per te. Ma cosa accadrebbe se esistesse un sistema che potrebbe aiutarti a eliminare il tempo speso in attività meno importanti?

È qui che i framework di produttività come Getting Things Done (GTD) e Zen to Done (ZTD) tornano utili. Forniscono una migliore comprensione del flusso di lavoro, semplificano la comunicazione e riducono il tempo speso per pratiche di lavoro inefficaci. Diamo un'occhiata a entrambi questi sistemi.

Che cos'è il framework Getting Things Done (GTD)?

"Getting Things Done" (GTD) è una tecnica di gestione del tempo sviluppata dal guru della produttività David Allen. L'idea alla base della metodologia deriva dal concetto che le nostre menti sono come spazi disordinati pieni di compiti e progetti incompiuti che dobbiamo completare.

L'obiettivo di GTD è aiutare le persone a mettere ordine nella propria vita definendo metodicamente i compiti, suddividendoli in passaggi attuabili, monitorando i progressi e, infine, portandoli a termine.

Come utilizzare il framework GTD

GTD comprende cinque semplici pratiche per eliminare il disordine dal cervello, così puoi concentrarti su ciò che è importante. I cinque passaggi sono elencati di seguito:

Catturare: Il primo passo importante è raccogliere e acquisire tutte le attività in sospeso in strumenti esterni di gestione delle attività o app per elenchi di cose da fare, o semplicemente annotandole su un pezzo di carta. Questi compiti potrebbero essere di natura personale o professionale, come e-mail, appuntamenti o messaggi di testo. Questo passaggio è cruciale poiché avere troppi compiti nella tua mente può influenzare la tua concentrazione e la tua energia.

Chiarire: Il passo successivo è suddividere tutte le attività in elementi di azione gestibili e praticabili che possono essere decifrati con assoluta chiarezza. Questo ti aiuterà a identificare gli elementi pratici e realizzabili e potrai sbarazzarti di quelli che non sono rilevanti.

Organizzare: Il terzo passaggio consiste nel dare priorità alle attività e classificarle in base alla complessità, al contesto o all'urgenza dell'azione richiesta. Con questa tecnica, puoi decidere se le attività devono essere eseguite subito, conservate per dopo o eliminate del tutto. La maggior parte degli utenti GTD utilizzare cartelle ed elenchi di attività per gestire e organizzare le attività appropriatamente.

Revisione: Dovresti provare a rivedere e analizzare il tuo flusso di lavoro di volta in volta. Ti aiuta a identificare le attività che richiedono la tua attenzione. Un'analisi approfondita dei flussi di lavoro può avere un grande impatto sull'efficienza complessiva, ed è per questo che è importante non perdere un colpo quando si identificano le prossime azioni da fare.

Ingaggiare: Ora che tutto è in ordine, il passaggio finale è impegnarsi o iniziare a lavorare sulle attività selezionate in ordine di priorità.

Vantaggi del Metodo GTD

Il modello prevede l'acquisizione di tutte le informazioni esternamente e l'adozione di azioni successive, a un'ora pianificata o quando si verifica un trigger esterno. I vantaggi di GTD possono essere riassunti come segue:

Più concentrazione, meno confusione: GTD ti aiuta a tenere traccia di tutti i tuoi progetti e piani. Puoi creare attività con date di scadenza, collegare note agli eventi del calendario, organizzare le attività gerarchicamente trascinandole e rilasciandoli in cartelle e visualizza promemoria con metodi di notifica visiva utilizzando appropriati utensili.

Mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata: È facile trovare un equilibrio nella tua vita quando puoi tenere traccia dei tuoi impegni e delle tue attività in modo corretto. Un sistema organizzativo efficiente come GTD ti libera dall'ansia di cercare di gestire il tuo tempo e le tue risorse.

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Creatività: GTD ti aiuta a organizzare meglio il tuo lavoro e la tua vita in modo che tu possa trovare il tempo per seguire la tua passione e sviluppare idee e obiettivi creativi. Nel tempo, noterai una maggiore fiducia nel prendere decisioni, nonché una migliore salute e relazioni di qualità.

Che cos'è il framework Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done è un approccio alla produttività personale creato da Leo Babauta. Zen to Done consiste in dieci abitudini che aumentano la produttività che miglioreranno il tuo modo di lavorare e semplificheranno la tua vita. Basato sui principi fondamentali di GTD, può aiutarti a gestire in modo efficiente tutte le tue attività e i tuoi progetti essenziali.

Come utilizzare il framework ZTD

Zen to Done (ZTD) consiglia di incorporare dieci abitudini che ti porteranno più produttività. Mentre il sistema completo incoraggia le persone a formare dieci abitudini, ZTD minimalista si concentra solo su quattro abitudini fondamentali. Una volta che hai queste quattro abitudini, le altre sei sono molto più facili da fare. Diamo un'occhiata alle quattro abitudini fondamentali del framework ZTD minimalista:

Raccogliere: È facile perdere informazioni importanti se non le scrivi da qualche parte, nel qual caso tutto il tempo speso a raccogliere quei pensieri e idee potrebbe essere sprecato. È possibile utilizzare strumenti come un blocco note di carta, note adesive o app per prendere appunti sul telefono che sono facilmente disponibili.

Se fai parte di un team, ha senso disporre di sistemi di flusso di lavoro unificati in grado di registrare senza problemi attività, note, contatti e file per acquisire e recuperare informazioni.

Processi: Si consiglia vivamente di controllare la posta in arrivo o l'elenco delle cose da fare una volta al giorno. Inizia la giornata rivedendo ed elaborando le informazioni. Questo mira a incoraggiare l'abitudine a prendere decisioni rapide. Elimina tutti gli elementi che non ti servono. Se non sei in grado di indirizzare un oggetto, delegalo alla persona giusta. Se ci vogliono due minuti o meno, fallo subito o scrivilo, in modo da non dimenticartene.

Piano: La pianificazione è un'abitudine fondamentale che ti aiuta a definire le tue attività più importanti (MIT) per ogni giorno, quindi a programmarle e completarle di conseguenza. Puoi iniziare facendo un elenco dei tuoi compiti più importanti (MIT) e "Big Rocks" o progetti importanti per il giorno e la settimana, rispettivamente.

I MIT sono compiti specifici e orientati al tempo al centro della tua lista di cose da fare quotidiana. Dovresti anche provare a sviluppare routine giornaliere, settimanali e mensili che possono aiutarti a migliorare la tua produttività complessiva.

Fare: Questo ti incoraggia a concentrarti su una singola attività in un determinato momento evitando distrazioni come posta, telefonate e messaggi di testo.

Vantaggi del metodo ZTD

I principali vantaggi del framework ZTD sono evidenziati di seguito:

Facile da capire: Il sistema ZTD è abbastanza facile da capire. Il framework suggerisce un elenco di dieci abitudini che aumentano la produttività che sono importanti per l'implementazione di successo dei tuoi obiettivi.

Scegli le attività chiave: Questo sistema si scompone in componenti semplici: i compiti più importanti della giornata o MIT, un Big Rocks elenco di attività che sono essenzialmente progetti importanti su cui devi lavorare e un'attività giornaliera o settimanale routine.

Elimina le distrazioni: Se sei come la maggior parte delle persone, hai diversi progetti in corso contemporaneamente. ZTD ti incoraggia a spegnere telefoni, e-mail, Internet e usa anche un timer per completare i compiti. Questo elimina le distrazioni, così puoi rimanere in pista e finire ogni progetto con meno interruzioni.

Differenze chiave tra GTD e ZTD

• GTD offre un sistema completo di gestione delle attività, mentre ZTD è un approccio che integra GTD con le abitudini.
• GTD si concentra sul portare a termine le attività e ZTD si concentra sul raggiungimento degli obiettivi.
• GTD può essere piuttosto complesso, con la necessità di organizzare e rivedere numerose attività attraverso una serie di passaggi. Zen to Done è invece un framework più intuitivo e più semplice che mira a scomporre i complessi processi in 1-3 MIT (Most Important Tasks) e diversi Big Rocks (grandi progetti) per il giorno o settimana.

GTD e ZTD: la chiave per la gestione del tempo

Come ti assicuri che il tuo duro lavoro si traduca in risultati? Tutto torna alla produttività e alle tecniche di gestione del tempo come GTD e ZTD. Individui e team possono utilizzarli per migliorare la produttività personale, rispettare le scadenze e gestire progetti più grandi in modo più efficace.

C'è di più nella produttività che essere consapevoli del tuo tempo e assicurarti di usarlo bene. Si tratta anche di stabilire le giuste priorità in modo da poter sfruttare al meglio ogni giorno. Segui i framework sopra e inizierai alla grande.

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