Come utilizzare il metodo di inventario degli impegni per ottimizzare la gestione delle attività

Ti senti mai come se avessi così tanto da fare e non abbastanza tempo per farlo? Se è così, probabilmente sei nella maggioranza della popolazione. Che si tratti di responsabilità lavorative o domestiche, c'è sempre qualcosa che deve essere fatto.

Potresti aver provato tutti i tipi di diverse tecniche di produttività per superare il tuo carico di lavoro, ma ti sei comunque ritrovato a non essere all'altezza. Tuttavia, se vuoi migliorare la gestione del tempo e delle attività, l'inventario degli impegni potrebbe essere la risposta.

Come funziona l'inventario degli impegni?

L'inventario degli impegni è uno strumento di gestione delle attività che ti consente di gestire il tuo tempo in modo più efficace. È semplice, anche se richiede un po' di pianificazione per farlo funzionare. In sostanza, crei un inventario classificato di tutti i tuoi impegni e decidi quanto tempo assegnare a ciascuna parte.

L'inventario che fai potrebbe essere specifico del lavoro, nel qual caso annotare tutti i diversi tipi di attività che svolgi come parte del tuo lavoro. Ciò potrebbe includere l'amministrazione, il marketing, il progetto A, il progetto B e le riunioni, come esempio.

L'idea è di calcolare quanto tempo, in percentuale, ci vuole per fare il lavoro in ogni categoria a un buon livello. Se trovi che la tua percentuale totale supera il 100%, dovrai decidere cosa rimuovere dal tuo inventario.

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L'inventario degli impegni ti mostra esattamente dove deve andare il tuo tempo e perché non sei in grado di portare a termine tutto. Ti aiuta a ripulire le tue responsabilità e ti permette di concentrarti su ciò che è possibile e importante.

Crea un elenco di impegni

Per cominciare, dovrai creare un elenco di impegni, che dovrebbero essere categorie di attività che svolgi. Questo dovrebbe essere un elenco completo e includere tutto ciò che devi fare come parte del tuo lavoro. Puoi creare un inventario separato per le responsabilità della vita domestica o combinarlo con quello lavorativo.

Trello è un'ottima applicazione per generare il tuo elenco, poiché puoi produrre schede con più elenchi e visualizzarli fianco a fianco. Per iniziare, segui questi passaggi:

1. Su Trello, in alto, fai clic su Crea > Crea bacheca.
2. Dai un nome alla tua bacheca e clicca Creare.
3. Clicca il Titolo del tuo primo elenco, digita "Impegni" per rinominarlo e premi accedere sulla tua tastiera.
4. Clic Aggiungi carta per creare una nuova categoria, ad esempio amministrazione.
5. Per ogni categoria puoi scrivere nel Descrizione della carta quali compiti sono inclusi in quella categoria.

Ora che hai il tuo elenco di impegni, puoi iniziare a calcolare la percentuale di tempo che ti servirà per ciascuno di essi. Non essere prezioso sulla percentuale totale a questo punto; scrivi semplicemente accanto a ogni impegno quanto tempo ragionevolmente avresti bisogno per farlo bene.

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Una volta fatto questo, puoi sommare le percentuali e trovare il tuo totale. È qui che la maggior parte delle persone scopre che il loro totale supera il 100%.

Essere realistici riguardo al tuo tempo

La legge delle percentuali impone che il 100% del tuo tempo sia il massimo che puoi dare. Se i tuoi impegni richiedono più di questo, è probabile che otterrai prestazioni scadenti o semplicemente non riuscirai a portare a termine le cose.

Pertanto, dovrai decidere cosa deve essere rimosso dal tuo inventario, in modo da poter funzionare bene e gestire correttamente il tuo tempo. Può essere difficile rimuovere cose da questo elenco, soprattutto se significa abbandonare un progetto o dire di no alle persone. Tuttavia, è necessario essere realistici su ciò che è possibile fare in un dato giorno o settimana.

Potresti voler rimuovere le attività lavorative che:

• Puoi delegare facilmente.
• Sono responsabilità aggiuntive per le quali non hai tempo, ad esempio progetti specifici.
• Non sono necessari.

Per eliminare le carte su Trello, passa il cursore sulla carta, fai clic su Modificare icona e seleziona Archivio. Continua a farlo finché i tuoi impegni non raggiungono il 100% del tuo tempo.

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Usa il tuo inventario degli impegni per la gestione delle attività

Con il tuo inventario degli impegni completato e pronto per l'uso, è importante rispettare i limiti di tempo che hai assegnato a ciascun impegno. Questo può essere fatto facilmente impostando le attività in base a ciascun impegno.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia assegnato il 15% del tuo tempo all'amministrazione, che include il controllo della posta elettronica, la scrittura di note e la stesura dei verbali delle riunioni. Pertanto, il tempo di amministrazione dovrebbe occupare solo il 15% delle ore lavorative, escluse le pause.

Puoi gestirlo senza problemi su Trello utilizzando la scheda che hai già creato. Puoi creare una lista di cose da fare sulla tua bacheca Trello facendo clic su Aggiungi un altro elenco.Per ogni attività (carta) che aggiungi, puoi selezionare Modifica > Modifica etichette e scegli un colore per rappresentare ciascuno dei tuoi impegni. In questo modo, puoi tenere traccia di quanto tempo stai spendendo su ciascuno.

Se tu pianifica le attività nel tuo calendario, puoi gestirlo facilmente impostando le categorie sul tuo calendario digitale. Su Outlook, puoi farlo selezionando Categorie sulla barra multifunzione e su Google Calendar, fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse sul tuo evento e seleziona un colore per rappresentare quella categoria. In questo modo avrai una panoramica chiara della tua settimana e di come si confronta con il tuo inventario di impegni.

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Nel corso del tempo, potresti notare che è necessario modificare le percentuali. Questo potrebbe essere dovuto al fatto che sei stato troppo generoso con il tuo tempo o non abbastanza. In questo caso, rivaluta il tuo inventario e apporta le modifiche necessarie.

Compiti sotto controllo

Con un inventario degli impegni, avrai una visione molto migliore di come stai gestendo il tuo carico di lavoro. Ti aiuterà a dare priorità alle tue responsabilità in modo efficace. È facile esercitare pressione su te stesso per fare tutto, ma la realtà è che nessuno può farlo. Invece di cercare di stipare tutto, fai un passo indietro e guarda cosa c'è di fronte a te.

Stabilisci dei limiti durante la tua settimana lavorativa e sarai in grado di svolgere meglio le responsabilità che contano di più. Non solo, ma avrai anche prove concrete di dove viene speso il tuo tempo e sarai in grado di apportare modifiche come richiesto.

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