Le 12 migliori funzionalità di Microsoft Access per la gestione del database

La gestione del database può essere ripetitiva e frenetica se non utilizzi lo strumento giusto. Con Microsoft Access, mantenere un database di relazioni diventa facile.

Continua a leggere per saperne di più su Microsoft Access e sui suoi elementi e funzionalità principali.

Che cos'è Microsoft Access?

accesso Microsoft è un robusto strumento di produttività fornito con la suite Microsoft 365. In questo database è possibile registrare, visualizzare, modificare e tenere traccia dei dati. Puoi persino stabilire una relazione tra i dati.

Oltre a memorizzare una grande quantità di informazioni, facilita il recupero e l'utilizzo dei dati su diverse piattaforme. Microsoft Access supporta anche l'integrazione con altri strumenti per la sincronizzazione dei dati senza sforzo. Alcuni dei suoi componenti principali sono Tabelle, Moduli, Rapporti e Query.

1. Vista dietro le quinte

La visualizzazione Microsoft Access Backstage è ciò che vedi quando avvii il software Access ma non apri un database. Con la visualizzazione Backstage di Microsoft Access, gli utenti possono eseguire numerose attività di gestione del database, inclusa l'apertura di un database esistente e la creazione di uno nuovo.

Il suo pannello di menu contiene comandi che puoi applicare a un file di database. Dal suo nastro File, puoi scegliere tra i suoi modelli per creare un nuovo file.

2. Banca dati

Microsoft Access è un sistema di gestione di database (DBMS) che consente di creare e gestire database di grandi dimensioni. Un database ti aiuta a mantenere le informazioni in modo organizzato.

Un file di database creato in Microsoft Access 2007 o versioni successive viene fornito con l'estensione del file denominata ACCDB, mentre i database creati nelle versioni precedenti di Access sono noti come MDB.

In genere, tutte le tabelle di un database di Access, insieme ad altri oggetti, come moduli, report, macro e moduli, vengono archiviate in un unico file.

3. relazioni

Stabilendo relazioni, è possibile creare una connessione tra due tabelle diverse. Una relazione coinvolge i campi di due tabelle contenenti dati corrispondenti.

Imparentato: Come creare relazioni tra più tabelle utilizzando il modello di dati in Excel

Ad esempio, il campo ID studente della tabella Dati studente può essere collegato a un campo con lo stesso nome nella tabella Risultati studente. Le relazioni aiutano a prevenire la mancanza di dati e a determinare rapidamente i risultati di una query.

4. Chiavi primarie

Quando si tratta di associare e combinare in modo significativo i dati di più tabelle in Microsoft Access, è necessario utilizzare il campo della chiave primaria. La chiave primaria di una tabella è la chiave esterna di un'altra tabella. Si può aggiungere il campo della chiave primaria in altre tabelle per fare riferimento alla tabella di origine della chiave primaria.

5. tabelle

Le tabelle di accesso hanno un aspetto simile a un foglio di calcolo di Excel contenente righe e colonne. Ma in Microsoft Access, le righe e le colonne vengono chiamate record e campi.

Inoltre, memorizza i dati in modo diverso rispetto a un foglio di calcolo. Dovresti creare una tabella per tenere traccia di ogni tipo di informazione. Questo processo è denominato normalizzazione. Ti aiuta a evitare ridondanze e rende flessibile un database.

6. Forme

I moduli di Microsoft Access consentono di visualizzare, immettere e modificare i dati di una riga alla volta. Un modulo di solito contiene pulsanti di comando e controlli per eseguire altre attività come l'invio di dati a un altro strumento.

Utilizzando i moduli, puoi controllare come qualcuno interagisce con le informazioni del database. Puoi trovare gli strumenti per la creazione di moduli su Creare scheda del menu della barra multifunzione di accesso. Qui puoi progettare il tuo modulo progettando un modulo vuoto. Ma l'opzione migliore è passare attraverso la Creazione guidata modulo.

7. Rapporti

È possibile utilizzare i report di Access per formattare, compilare e presentare i dati. In genere, contiene le risposte a una domanda specifica. Esegui un rapporto in qualsiasi momento per ottenere le informazioni aggiornate sul database.

È anche possibile formattare un report per presentare i dati nel modo più efficiente. Puoi formattarlo per la visualizzazione, la stampa, l'esportazione o l'invio come allegato di posta elettronica.

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8. Interrogazioni

La funzione di una query è recuperare i dati che soddisfano condizioni specifiche dalle tabelle. Puoi anche usarlo per eseguire alcuni calcoli predefiniti. Nell'applicazione desktop Access è possibile utilizzare le query per aggiornare o eliminare più record contemporaneamente.

Le query possono essere di due tipi: query di selezione e query di azione. Mentre una query di selezione consente agli utenti di visualizzare, copiare e stampare i dati recuperati, una query di azione può eseguire un'attività con i dati.

9. macro

Una macro è uno strumento che automatizza le attività e aggiunge funzionalità a varie parti del database, inclusi moduli, report e controlli. È un programma per automatizzare le attività manuali come l'apertura di un report, l'esecuzione di una query, il copia-incolla e la formattazione della tabella in Access che esegui regolarmente.

Ad esempio, allegando una macro a un pulsante di comando, puoi assicurarti che la macro venga eseguita quando fai clic su quel pulsante.

Imparentato: Come iniziare a utilizzare le macro in Word

10. Moduli

Un modulo è un insieme di dichiarazioni e procedure che aggiunge funzionalità al database. Queste affermazioni sono messe insieme come un'unità. Devi usare il linguaggio VBA per scrivere moduli.

Possono essere moduli di classe o moduli standard. I moduli di classe sono associati a form e report, mentre quelli standard non sono allegati ad alcun oggetto.

11. Maschere di input

Le maschere di input indicano il formato valido del valore di input in un campo. Tuttavia, questa funzionalità è disponibile solo per i database desktop di Access.

Le maschere di input possono garantire la coerenza del valore inserito, soprattutto nei campi sensibili al valore come numeri di telefono e CAP. Contiene una parte obbligatoria e due facoltative, ciascuna separata da un punto e virgola.

12. Regole di convalida

Puoi utilizzare queste regole per convalidare i dati che inserisci in un database. Il generatore di espressioni può aiutarti a formattare la regola in modo accurato. Microsoft Access ha due tipi di regole di convalida:

Regola di convalida del campo

Se imposti una regola di convalida per un campo, Access ti impedisce di uscire da quel campo a meno che tu non immetta un valore valido. Supponi di aggiungere >=#12/01/2021# nella proprietà di Regola di convalida del campo data. In tal caso, è necessario inserire le date solo a partire dal 1 dicembre 2021.

Regola di convalida dei record

Puoi usarlo per controllare quando puoi salvare un record. Questa regola considera altri campi nella stessa tabella e confronta i loro valori.

Microsoft Access per la gestione del database relazionale

Quando si tratta di gestire un database relazionale, Microsoft Access offre una soluzione perfetta per gli utenti aziendali. Questo articolo ha discusso le funzionalità di base di Microsoft Access, leggendo che avrai un'idea fondamentale sullo strumento.

Se sei interessato a imparare come creare un semplice database utilizzando Microsoft Access, dai un'occhiata al seguente articolo.

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