8 funzionalità avanzate del database su nozione che dovresti usare

Potresti utilizzare le pagine di Notion per creare database senza codice con l'aiuto di funzionalità di Notion come Elenco, Tabella, Galleria, Calendario e Bacheca. Tuttavia, le funzionalità del database di livello superiore di Notion possono aumentare le tue attività, la gestione delle risorse e la produttività complessiva del progetto.

Queste funzionalità di alto livello non solo ti consentono di organizzare i dati del progetto in database. Puoi suddividere e tagliare a cubetti i tuoi dati o applicare formule per scoprire modelli. Continua a leggere per scoprire queste funzionalità avanzate e i loro vantaggi.

1. Gestione delle proprietà del database

Organizzare un'enorme raccolta di dati diventa facile con la funzione Data Property di Nozione. È necessario aggiungere una nuova proprietà dei dati ai fini della classificazione. L'aggiunta di una proprietà dati fornisce anche un nuovo contesto ai dati. Ad esempio, puoi aggiungere proprietà del database come proprietari di attività, date di scadenza, timestamp dell'ultima modifica, URL pertinenti e così via.

È inoltre possibile utilizzare le proprietà del database per il lavoro di manipolazione dei dati. Ad esempio, se i dati hanno più proprietà come testo, numero, persona, e-mail e telefono, verranno visualizzati in scenari diversi se scegli una proprietà di filtro pertinente.

Esistono due tipi di proprietà del database, ovvero proprietà di base e avanzate. Tra le 12 proprietà di base, le più comuni sono Email, Telefono, Testo, URL, Data e File e media. Al contrario, Formula, Relation e Rollup sono i comuni tra le sette proprietà avanzate totali.

Notion ti consente di gestire le proprietà in molti modi, come aggiungerne una nuova, eliminarne una esistente, nasconderla, mostrarla e riordinarla.

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2. Filtri del database

Dopo aver aggiunto alcune proprietà al set di dati, puoi filtrare il database per concentrarti su una sezione specifica. Dovrai scegliere una proprietà filtro. La funzione Filtro funziona con la logica che ha o che non ha.

Puoi creare un nuovo filtro da Aggiungi un filtro opzione del Filtro menu sopra il database. Puoi creare filtri complessi o semplici a seconda della strategia di recupero dei dati.

Potrebbe essere necessario applicare lo stesso filtro più volte. Puoi anche copiare il database e crearne uno nuovo per quella particolare visualizzazione filtrata per risparmiare tempo.

Puoi creare filtri nidificati fino a tre livelli. I filtri nidificati ti consentono anche di aggiungere E e O logica. Il Aggiungi un gruppo di filtri opzione dal Filtro menu consente di creare filtri nidificati.

3. Ordinamento dei database in tempo reale

Puoi organizzare i tuoi dati collegati a varie proprietà in ordine crescente e decrescente utilizzando la funzione Ordina in Notion. L'ordinamento è particolarmente utile per ordinare dati, contenuti o attività in base ai tipi di proprietà noti.

Ad esempio, supponiamo che tu voglia conoscere le attività prioritarie della giornata. Puoi ordinare la tabella delle attività in base alla priorità per sapere quali attività richiedono un'attenzione immediata. Puoi anche utilizzare altre funzioni di ordinamento come alfabetico, ultima modifica e così via.

La funzione Ordina applica una logica diversa di ordinamento delle proprietà a seconda del valore della proprietà. Ad esempio, le proprietà Testo e Nome mostreranno un'opzione di ordinamento alfabetico. D'altra parte, la proprietà number offrirà solo l'ordinamento numerico.

4. Applicare le relazioni con il database

La funzione di relazione di Notion ti fa risparmiare tempo riducendo lo sforzo per la gestione di più database per qualsiasi progetto. Collega tutti i database in modo da poter recuperare le informazioni necessarie da qualsiasi database dello stesso progetto.

Inoltre, puoi eseguire un'analisi globale dei dati collegando tutti i database di diversi reparti. L'applicazione delle relazioni di database in Notion è piuttosto semplice e non comporta alcuna codifica. Crea il database relazionale senza codice perfetto su Notion in pochi clic:

1. Basta aggiungere un Relazione proprietà nel database in cui si desidera collegare gli altri database.
2. Notion ti mostra i database disponibili da selezionare.
3. Nella sezione del valore della proprietà, scegli la riga di dati che desideri collegare ai dati attualmente selezionati.

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5. Aggregare i dati utilizzando i rollup

Il rollup è un'altra caratteristica fondamentale che ti aiuta a recuperare i dati essenziali all'interno di qualsiasi database connesso di Notion. Ad esempio, è possibile utilizzare la funzionalità Rollup per stimare il tempo totale di completamento del progetto senza contare manualmente le attività collegate.

Rollup offre anche altri calcoli come Conta tutto, Conta valori, Conta vuoto, Percentuale non vuoto e così via. Simile alla funzione Relazione, Rollup è anche una funzione senza codice. Puoi creare un rollup in soli tre passaggi, ovvero selezionando una relazione, una proprietà e un calcolo.

Una potente funzionalità di Notion è il collegamento al database. La funzione Database collegato consente di mostrare una parte della tabella dati in diverse aree di lavoro. Se hai diversi spazi di lavoro del team su Notion, questa è la funzione perfetta per mostrare le attività a livello di team.

È inoltre possibile applicare filtri separati nel database collegato senza apportare modifiche visive al database padre. Puoi anche applicare funzioni di ordinamento. I database collegati mostrano uno snippet bidirezionale del database padre. Un database collegato ottiene i dati dalla stessa origine ma ha visualizzazioni, ordinamenti e filtri diversi.

Se si apportano modifiche al contenuto oa livello di proprietà all'interno di uno dei database collegati, anche il contenuto del database di origine rifletterà tali modifiche.

7. Calcoli e funzioni

Il database Notion ti dà accesso a calcoli matematici semplici e complessi. Puoi creare la tua formula ed eseguirla sul tuo database per creare report o previsioni per i tuoi progetti.

Devi aggiungere una proprietà Formula al tuo database. Quindi, puoi eseguire tutti i tipi di funzioni e calcoli includendo altre proprietà del database. Dopo aver aggiunto il Proprietà della formula, puoi fare clic su qualsiasi riga per visualizzare il Formula menù. Questo menu ha sezioni come Proprietà, Costanti, Operatori e Funzioni.

8. Modelli di database

I modelli di database eliminano il fastidio dell'immissione dei dati e ti rendono più produttivo quando lavori sui database Notion. Questi modelli assicurano che tu o i membri del tuo team stiate seguendo una struttura di immissione dati uniforme.

Puoi creare un modello di database una volta per dati specifici come l'invio di segnalazioni di bug, convocazioni di riunioni, diari personali, ecc. Per il lavoro regolare, seleziona semplicemente questo modello e inserisci solo i dati. Le proprietà e le strutture verranno visualizzate automaticamente sui modelli di database.

Estrai informazioni vitali dal tuo database delle nozioni

Ora che conosci alcune funzionalità di alto livello del sistema di database di Notion, puoi applicarle alle tue pagine e wiki di Notion senza sforzo. Questi sono strumenti vitali per collegare set di dati e creare modelli per indovinare il corso d'azione futuro.

Non lasciare che il tuo database di Notion diventi un altro elemento nel tuo stack tecnologico. Manipola i database nel modo in cui desideri aggiungere valore ai tuoi obiettivi di produttività agile.

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