Come creare una fattura professionale da zero: 5 semplici passaggi

La fatturazione è una parte essenziale del freelance. È la prova del tuo duro lavoro e del tempo che hai investito nell'aiutare i tuoi clienti con i tuoi fantastici servizi. Sebbene la fatturazione possa essere automatizzata, potresti non avere abbastanza budget da spendere in costosi software di contabilità.

Inoltre, l'utilizzo degli stessi vecchi modelli di fattura utilizzati da tutti gli altri non aiuterà il tuo marchio a distinguersi. In questo articolo imparerai come creare una fattura da zero per fatturare ai tuoi clienti, una fattura che è unica per te e rappresenta il tuo marchio.

Passaggio 1: crea un elenco degli elementi essenziali

Una fattura contiene i seguenti dettagli essenziali:

1. Informazioni commerciali di entrambe le parti: E-mail, numeri di telefono, indirizzi, ecc.
2. Numero di fattura: Un numero univoco per identificare la fattura (esempio: #1001).
3. Data di emissione: La data in cui hai emesso la fattura.
4. Scadenza: La data entro la quale il cliente dovrebbe pagarti.
5. Descrizione: Una colonna contenente tutti i servizi che hai fornito al cliente.
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6. Prezzo: I tuoi addebiti per unità di ciascun servizio erogato.
7. Quantità: Il numero di unità del tuo servizio che il cliente ha acquistato (esempio: 10 articoli).
8. Totale: Costo totale di ogni articolo di servizio consegnato, ovvero prezzo moltiplicato per quantità.
9. Totale parziale: Costo totale di tutte le voci di servizio combinate prima delle rettifiche.
10. Imposta: Tasse dovute (se presenti) dal cliente sull'acquisto dei tuoi servizi. Consulta il tuo commercialista per guidarti attraverso questo processo.
11. Importo dovuto: La spesa finale che il cliente sosterrà in cambio dei tuoi servizi dopo tutte le modifiche.
12. Dettagli di pagamento: Tutte le modalità di pagamento che accetti, inclusi i dettagli del tuo account.
13. Termini e Condizioni: I termini e le condizioni che tu e il tuo cliente avete concordato prima di concludere l'affare.

Ecco un consiglio: è una buona idea includere un piccolo gesto di gratitudine nella fattura. Qualcosa di così piccolo come "Grazie per la tua attività" aggiunge molta personalità alla tua fattura. Fa sapere al tuo cliente che non vedi l'ora di fare di nuovo affari con loro.

Inoltre, fai attenzione quando fai sconti. I freelance alle prime armi sono spesso tentati di offrire grandi sconti ai loro clienti nella speranza che restino. Ma questo può avere l'effetto opposto perché i clienti potrebbero percepire il tuo prezzo originale come una rappresentazione errata del valore che offri.

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Passaggio 2: aggiungi i tuoi identificatori di marca

Ciò che distingue una grande fattura da una mediocre è il modo in cui è ben progettata. Quest'ultimo può contenere tutte le parti essenziali ma sembra incredibilmente noioso e poco interessante. Se fatta bene, la tua fattura può fungere da sottile strumento di marketing oltre a essere un documento legale.

Puoi farlo utilizzando gli identificatori del tuo marchio come il logo, la tipografia e i colori del marchio. Attraverso un'intelligente combinazione di colore, carattere e sintassi, puoi influenzare l'umore del tuo cliente quando guarda la tua fattura e dirigere la sua attenzione alle parti più importanti.

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Passaggio 3: finalizzare il layout del modello

Dopo aver aggiunto gli identificatori del marchio, il passaggio successivo consiste nel finalizzare il layout della fattura. Ciò significa disporre tutto in modo tale che tutti gli elementi della fattura si completino a vicenda. L'obiettivo qui è creare un modello personalizzato che può essere utilizzato a tempo indeterminato.

Un buon modello è organizzato, bello, accurato e infinitamente riutilizzabile. Non preoccuparti, non è necessario essere un grafico per questo. Basta una conoscenza di base del design e la curiosità di sperimentare. Puoi anche guardare i modelli online per trarre ispirazione.

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Parlando di designer, può essere una buona idea assumerne uno per questo processo. Possono aiutarti a utilizzare gli identificatori del tuo marchio in un modo che potresti non aver immaginato e a organizzare meglio la tua fattura. Dopotutto, assumere qualcuno una volta è molto più economico rispetto al pagamento di una normale quota di abbonamento per il software di contabilità.

Ricorda, il tuo modello dovrebbe essere una miscela di design e dati. Ciò significa che dovrebbe rappresentare accuratamente tutti i dettagli necessari della fattura e apparire comunque presentabile. Questo di solito è difficile da ottenere al primo tentativo, quindi non aver paura di incasinare le cose; imparare attraverso tentativi ed errori.

Passaggio 4: compilare i dettagli e verificare la presenza di errori

Le informazioni presenti in una fattura sono molto importanti, sia dal punto di vista legale che professionale. Una fattura contenente informazioni errate è un segnale d'allarme istantaneo per i clienti e può danneggiare o addirittura porre fine al tuo rapporto con loro.

Tre cose a cui prestare particolare attenzione sono l'importo finale dovuto, i metodi di pagamento e i termini e le condizioni concordati. Ricorda, a nessuno piacciono le sorprese in fattura. Più è facile per il tuo cliente pagarti, più è probabile che tu riceva il pagamento in tempo.

Passaggio 5: invia la fattura al tuo cliente

Una volta che tutto è a posto (presumibilmente dopo numerose revisioni), invia la fattura al tuo cliente. Assicurati di non aver utilizzato formati di documenti modificabili come .docx e di aver optato invece per .png o .pdf. Il primo aggiunge confusione e sfiducia al commercio se una delle parti modifica il documento in seguito.

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Se stai inviando una fattura a un nuovo cliente e non sai cosa scrivere nell'email, usa questo modello:

Ciao [cliente],

Grazie per aver scelto [il nome della tua azienda] per le tue esigenze. Si prega di trovare allegata a questa e-mail la fattura per gli elementi di lavoro consegnati il/durante il [tempo di consegna del lavoro].

Sentiti libero di farci sapere se hai dei dubbi o hai bisogno di chiarimenti su qualsiasi cosa, saremo lieti di aiutarti. In attesa di future collaborazioni.

Crea una fattura memorabile

Potresti pensare che non valga la pena dedicare tempo alla progettazione di una fattura perché, dopo tutto, non vieni pagato per questo. Allora perché preoccuparsi di creare un modello personalizzato quando puoi semplicemente usarne uno già pronto?

Anche se questo è vero, tieni presente che una fattura personalizzata è uno strumento di marketing sottile ma potente. Non solo segnala competenza e professionalità, ma lascia anche il segno del tuo marchio su ogni nuovo cliente, rendendoti memorabile.

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