I 12 modi migliori per aumentare l'efficienza della gestione dei progetti

Se fai parte di un team di project management, non esiste un limite massimo per la produttività. C'è sempre un margine per migliorare la tua efficienza.

Sebbene vari strumenti possano aiutarti, tutti coloro che sono coinvolti in un progetto dovrebbero seguire alcuni metodi per completare l'attività in modo competente. Usa le seguenti pratiche oggi per migliorare la tua efficienza mentre lavori su un progetto.

1. La fase di pianificazione è cruciale

La pianificazione è fondamentale per la gestione del progetto. Un progetto attentamente pianificato non solo garantirà il suo successo. Confermerà anche che ogni membro del team sta svolgendo il compito giusto al momento giusto.

Durante questa fase, considera tutti i requisiti dal lato del cliente per creare obiettivi specifici.

Quindi procedi a delineare i tuoi compiti e ad assegnarli tra i tuoi compagni di squadra. Prima di assegnare le attività ai membri del team, controlla se sono a loro agio con i loro ruoli.

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2. Comunicazione effettiva

Solo quando la comunicazione tra gli stakeholder è chiara si può lavorare con la massima efficienza. Assicurati che i membri del progetto siano sulla stessa pagina con i clienti e i loro compagni di squadra.

A seconda dei requisiti del progetto, puoi fare affidamento su una comunicazione sincronizzata o in tempo reale. Sia che tu comunichi verbalmente o non verbalmente, la corrispondenza dovrebbe essere chiara.

Qualsiasi problema di comunicazione può danneggiare la tua produttività e causare un ritardo nel progetto. Puoi usare allentato per una comunicazione trasparente e documentata.

3. Crea una base di conoscenza

Anche se hai una comunicazione fluida tra colleghi, più compagni di squadra che chiedono a qualcuno le stesse informazioni saranno controproducenti. Per semplificare il processo di condivisione dei dati, dovresti creare una knowledge base o un hub di dati su app come Bitrix24.

Raccogli tutti i dati e le istruzioni richieste in una base di conoscenza e offri l'accesso ad essa a ogni membro del progetto. Puoi anche creare video di formazione esplicativi per assistere i nuovi membri del progetto senza perdere tempo.

4. Gestione e budget del tempo del progetto

Il tempo è un'essenza cruciale di un progetto. I ritardi nei progetti possono farti perdere clienti preziosi e a lungo termine. Pertanto, dovresti preventivare adeguatamente il tempo all'inizio del progetto per garantire la piena efficienza del team.

Utilizzare il tempestivo app per registrare il tempo necessario per completare ogni traguardo e attività. Oltre a monitorare l'efficienza e la produttività, l'app può anche aiutarti a fornire fatture ai clienti.

5. Rendi accessibili i file di progetto

Ogni progetto prevede la creazione e la condivisione di centinaia di documenti e scartoffie. Alcuni documenti richiedono anche un lavoro collaborativo in tempo reale. Un membro del team in attesa dell'autorizzazione per accedere a un file contribuirà solo a ritardi e inefficienza.

Puoi utilizzare qualsiasi sistema di gestione dei contenuti come Microsoft SharePoint che ti consente di archiviare in un repository centrale. Assicurati che il sistema disponga di funzionalità come diversi livelli di autorizzazione, controllo della versione e funzionalità di controllo.

6. Prepararsi a gestire i rischi

Nessun progetto è esente da potenziali rischi. Problemi ingiustificati durante la metà di un progetto possono ostacolare l'efficienza. Quindi, è obbligatorio passare attraverso il processo di valutazione del rischio prima di lavorare sul progetto.

Con il Applicazione SWOT, è possibile identificare i rischi e comprendere i danni che possono causare. Discutere con gli assegnatari per trovare una soluzione per la gestione del rischio se si verifica.

7. Documenta tutti i dati

La documentazione ti aiuta ad aumentare la responsabilità e l'efficienza di un team. Hai partecipato a una riunione Zoom? Diffondere il promemoria della riunione in formato scritto. Hai preso una decisione verbalmente? Documentalo in una e-mail e invialo a tutte le persone coinvolte.

La documentazione ti aiuta a scoprire le sfide che un team deve affrontare durante un progetto. Questi funzioneranno anche come guida per i tuoi progetti futuri. Puoi usare il Asana sistema di commento delle attività per memorizzare sistematicamente tutte le informazioni relative a un'attività specifica.

8. Scegli saggiamente il team di progetto

Molte persone possono far parte della tua organizzazione, ma devi accettare che non tutte sono adatte a ciascun progetto. Progetti diversi richiedono competenze ed esperienze diverse. Ecco perché scegliere le persone giuste per un progetto le aiuterà a impegnarsi al massimo.

Se assumi uno scrittore creativo per un progetto di scrittura di contenuti tecnici, non sarà in grado di lavorare in modo efficiente anche se lo desidera. La scelta della persona giusta farà in modo che si possa utilizzare il proprio talento.

9. Premia il membro del team che si esibisce

Raggiungere piccoli traguardi nel tempo apre la strada al completamento tempestivo dell'intero progetto. Solo un team motivato e produttivo può aiutarti a raggiungere i traguardi e gli obiettivi del progetto.

Sebbene tutti vengano pagati per il proprio lavoro, i premi e l'apprezzamento possono sicuramente ispirare una persona a lavorare meglio. Ricompensando i membri del team al raggiungimento di un traguardo, non solo il destinatario sarà motivato, ma anche gli altri membri del team lavoreranno duramente per guadagnare il premio la prossima volta.

10. Sii aperto a feedback e suggerimenti

Il feedback costruttivo dei tuoi compagni di squadra può aiutarti a individuare i punti deboli di cui non sei a conoscenza. Se sei seriamente intenzionato a migliorare la tua produttività, devi essere positivo riguardo a critiche e suggerimenti. Il feedback di persone diverse ti aiuterà a migliorare te stesso.

Per raccogliere feedback in modo discreto, è una buona idea creare un modulo di indagine anonimo. Puoi creare un modulo di sondaggio gratuitamente utilizzando Moduli Google e distribuire il suo collegamento tra i colleghi. Possono condividere feedback e suggerimenti senza rivelare la propria identità.

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L'automazione delle attività di gestione dei progetti può migliorare molte volte l'efficienza. Puoi utilizzare qualsiasi strumento di gestione dei progetti disponibile sul mercato. Prima di optare per questo, assicurati che l'app possa soddisfare ciò che il tuo progetto richiede.

Ad esempio, se il tuo team lavora allo sviluppo di software, potresti voler scegliere strumenti che supportino gestione agile del progetto. In questi giorni, la maggior parte dei progetti richiede che tu sia disponibile in movimento. Quindi, gli strumenti che scegli per il progetto devono avere una versione mobile.

12. Conosci la tua produttività e improvvisa

Infine, dovresti monitorare costantemente la tua produttività per conoscere i tuoi svantaggi e migliorarli. Utilizzando un robusto strumento di gestione delle attività come Trello ti farà conoscere lo stato di avanzamento delle singole attività e del progetto complessivo.

Allo stesso tempo, le app possono mostrarti l'efficienza dei singoli membri confrontando le ore che trascorrono per raggiungere un obiettivo. Si può anche eseguire un'autovalutazione per scoprire le aree che necessitano di miglioramenti.

Completa in modo efficiente i tuoi progetti

Ora che conosci alcuni dei metodi migliori per aumentare l'efficienza, implementarli dovrebbe mostrare una maggiore produttività. I progetti moderni richiedono la massima efficienza dai membri del loro team.

È utile costruire una cultura di apprendimento continuo per preparare il tuo team ad affrontare le sfide dei progetti futuri. Esponi i membri del tuo team a una base di conoscenza interna o all'apprendimento della gestione dei progetti online per vantaggi reciproci.

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