Se tu o la tua azienda utilizzate già Microsoft Outlook come applicazione di posta elettronica, è una buona idea utilizzarlo come strumento completo per la gestione dei progetti. Perché utilizzare un altro software pesante con un'interfaccia sconosciuta quando puoi assegnare attività, impostare promemoria e date di scadenza ai tuoi elenchi di attività in Microsoft Outlook?

Massimizzare la tua produttività è un affare facile con Microsoft Outlook. Viene fornito con numerosi strumenti utili che ti aiutano a classificare i progetti, etichettarli e fare molto di più. Diamo un'occhiata a tutto ciò che puoi fare con Microsoft Outlook come strumento di gestione dei progetti.

1. Assegna compiti

Se lavori con un piccolo team, l'assegnazione delle attività è semplice e senza sforzo quando utilizzi Microsoft Outlook. Vai a Da fare sul pannello di sinistra e procedere a Aggiungi un'attività.Una volta aggiunta l'attività, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Crea un nuovo elenco da questa attività.

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Dopo aver creato l'elenco delle attività, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Condividi elenco. Avrai la possibilità di Crea link di invito per consentire alle persone di unirsi e modificare questo elenco di attività. Questa funzione è incredibilmente utile per ordinare i progetti all'interno di un team di piccole o medie dimensioni.

2. Aggiungi un alias email

Gli aggiornamenti di lavoro e la comunicazione del progetto possono perdersi nella raffica di e-mail quotidiane che ricevi, anche quando sei troppo attento. Un'e-mail persa può portare a ritardi e ritardi di ogni tipo. Un modo semplice per affrontare questo problema è creare un alias di posta elettronica in Microsoft Outlook.

È un indirizzo email aggiuntivo che utilizza lo stesso elenco di contatti e le stesse impostazioni per ricevere le email. Puoi farlo andando su Aggiungi un alias e creare un nuovo indirizzo e-mail o utilizzarne uno esistente come alias. Tutte le e-mail ricevute a questo indirizzo verranno inserite in uno speciale software di gestione dei progetti, per impostazione predefinita.

3. Crea un gruppo

Se stai cercando di tenere informati tutti i membri del progetto su tutti gli aggiornamenti del progetto, puoi creare facilmente un gruppo. Ciò semplifica anche il compito di condividere i calendari (ne parleremo più avanti).

Vai a Le persone nel pannello di sinistra e cercare Gruppi e crearne uno. Ti verrà chiesto di aggiungere membri e, una volta fatto, ti verrà mostrato un ID e-mail di gruppo in cui puoi inviare tutte le e-mail relative al progetto e ottenere l'accesso al calendario del gruppo. Puoi impostare nuovi eventi, essere aggiornato su quelli imminenti e anticipare le scadenze.

4. Condividi calendari

Non c'è niente di meglio che essere sulla stessa pagina quando lavori a un progetto. La visibilità del progetto è fondamentale per il successo del progetto. Un buon modo per assicurarselo è condividere un calendario del progetto accessibile a tutti i membri del progetto.

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Non solo puoi vedere su cosa stanno lavorando gli altri, ma puoi anche concentrarti sulle pietre miliari dell'evento e sugli eventi chiave del progetto che sono imminenti. Con un'integrazione del calendario come quella, non perderai mai aggiornamenti importanti. Ora puoi condividere il tuo calendario con i tuoi contatti.

Troverai l'opzione di condivisione in alto a destra e puoi anche scegliere di riflettere le attività del calendario del gruppo di progetto da mostrare sul tuo calendario per rimanere aggiornato.

5. Usa le regole per guidare un progetto

Se desideri automatizzare alcuni processi banali e occuparti della tua casella di posta elettronica e del tuo progetto, non c'è modo migliore per farlo che utilizzare le regole. Per iniziare, puoi semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse su un'e-mail e andare su Azioni avanzate.

Fare clic su a Crea regola dal menu a discesa. Puoi scegliere di spostare l'e-mail esistente in una cartella a tua scelta e, se desideri fare di più, seleziona Più opzioni.Puoi anche aggiungere un'azione e decidere cosa succede ogni volta che ricevi una mail da questo destinatario.

6. Classificare tutto

Quando il tuo lavoro è remoto e molte comunicazioni avvengono tramite e-mail, è meglio classificare ed etichettare diversi progetti in modo da non perdere la corrispondenza importante. Puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su un'e-mail e scegliere Classificare dall'elenco a discesa. Ora puoi scegliere tra le categorie già disponibili o procedere alla creazione di una nuova.

Se devi introdurre modifiche a una categoria esistente, puoi farlo in Gestisci categorie.

7. Usa la barra di ricerca

Se non credi nella categorizzazione di tutto o nell'apporre etichette alle tue e-mail, puoi semplicemente utilizzare la barra di ricerca per cercare le e-mail del progetto. Fornisci una parola chiave pertinente e troverà esattamente quello che stai cercando, ogni volta.

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La barra di ricerca ti consente di cercare in modo specifico in una cartella a tua scelta o in una sottocartella, semplificando così il tuo compito. Risparmia tempo e molta fatica. Inoltre, puoi anche cercare nelle e-mail eliminate, nella cronologia delle conversazioni o specificare altri dettagli come oggetto, parola chiave e destinatario per aiutarti a trovare ciò che stai cercando.

8. Crea nuove cartelle per differenziare i progetti

Puoi sempre impostare una nuova cartella per contenere le informazioni su un progetto. Quando lo fai, le possibilità di confondere i progetti o di perdere email e scadenze importanti sarebbero ridotte al minimo. Clicca sul tre linee in alto a sinistra dello schermo e vai alla fine del menu a discesa.

Là, troverai Nuova cartellae impiegherai meno di un secondo per creare una nuova cartella.

9. Usa Excel, PowerPoint, Word e OneNote

Microsoft Outlook o la sua versione web Outlook.com viene integrato con Excel, PowerPoint, Word e OneNote. Puoi accedere facilmente alla suite di software di produttività di Microsoft dalla home page. Puoi trovarli nel pannello di sinistra e puoi iniziare in pochissimo tempo.

Queste integrazioni ti aiutano a fare presentazioni, aggiungere note, creare fogli di calcolo e documenti, in pochissimo tempo, tutto dalla comodità di un unico schermo.

Microsoft Outlook semplifica la gestione dei progetti

Perfetto per i team remoti che lavorano online, Microsoft Outlook è estremamente utile per assegnare attività e automatizzare attività banali. Quando hai la possibilità di creare nuove cartelle, sottocartelle, alias di posta elettronica e ordinare tutto in categorie, niente può andare storto.

Microsoft Outlook può essere utile per la gestione dei tuoi progetti consentendoti di creare attività da un'e-mail, creare note adesive e creare bacheche, in modo da poter vedere tutto a colpo d'occhio. Con uno strumento di gestione dei progetti fornito con l'interfaccia familiare della tua applicazione di posta elettronica, puoi tenere sotto controllo i tuoi strumenti di produttività ovunque e in qualsiasi momento.

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Circa l'autore
Gargi Ghosal (30 articoli pubblicati)

Gargi è scrittore, narratore e ricercatore. È specializzata nella scrittura di contenuti accattivanti su tutto ciò che riguarda Internet per clienti di paesi e settori diversi. È una laureata in lettere con un diploma in editing ed editoria. Al di fuori del lavoro, ospita spettacoli TEDx e festival di letteratura. In un mondo ideale, è sempre a un minuto dal partire per le montagne.

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