È risaputo che l'uso del colore per etichettare diverse informazioni migliora la conservazione della memoria e, di conseguenza, la produttività. Potresti aver usato il colore per evidenziare le note a scuola o nelle riunioni, o usato il colore per tracciare i grafici. Ad ogni modo, c'è un motivo per cui le persone lo utilizzano.
Quando pianifichi il tuo programma o prenoti riunioni, il calendario di Outlook è dotato di molti strumenti per tenerti organizzato. Uno di questi strumenti è la funzione Categorie, che consente di classificare gli appuntamenti in base al colore. Qui esaminiamo come utilizzare efficacemente le categorie in Outlook.
Come impostare le categorie sul calendario di Outlook
Esistono due modi distinti per impostare le categorie sul calendario di Outlook. Questo dipende dal fatto che tu stia utilizzando la versione web o l'applicazione, ma entrambe creano lo stesso risultato.
Per la versione dell'applicazione, il modo più semplice è il seguente:
- Fare clic su un appuntamento sul calendario di Outlook.
- Sul nastro, il Appuntamento la scheda dovrebbe aprirsi.
- Clic Classificare.
- Dal menu a tendina, seleziona tutte le categorie per aprire il Categorie di colore finestra.
- Selezionare Nuovo per creare una nuova categoria.
- Assegna un nome alla tua categoria e seleziona un colore a tua scelta.
- Ripeti per tutte le categorie che desideri e fai clic su ok su entrambe le finestre per applicarlo.
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Quindi, puoi classificare tutti i tuoi appuntamenti facendo clic su eventi del calendario già esistenti e selezionando la categoria dalla stessa Classificare cadere in picchiata. Quando crei un nuovo appuntamento, il Classificare l'opzione apparirà nel Nuovo appuntamento Pannello.
Per la versione web del calendario di Outlook:
- Sulla barra degli strumenti blu nella parte superiore dello schermo, fai clic su Cog icona per Impostazioni.
- Nella barra di ricerca, digita "Categorie” e selezionare Categorie dai risultati.
- Nel Categorie finestra delle impostazioni, fare clic su Crea categoria.
- Assegna un nome alla tua categoria e seleziona un colore dalle scelte sullo schermo.
- Ripetere, se necessario, e fare clic su Salva.
- Clic X per uscire dalle impostazioni.
È quindi possibile fare clic su e Modificare eventuali appuntamenti esistenti o nuovi e dove si dice Calendario con un cerchio colorato accanto, puoi scegliere la categoria dal menu a discesa. Puoi eliminare o modificare le tue categorie seguendo gli stessi passaggi per ogni versione e semplicemente facendo clic su Modificare o Elimina opzioni come richiesto.
Scegliere i colori giusti
Come accennato in precedenza, classificare il calendario utilizzando il colore ha i suoi vantaggi. Tutto quello che devi fare è guardare il tuo calendario per la settimana a venire e avrai una rapida panoramica di cosa aspettarti. Saprai automaticamente cosa sta succedendo senza dover leggere tutto il testo e distinguerlo da solo.
La ricerca ha dimostrato che il colore influenza il nostro comportamento, le emozioni e l'apprendimento e alcuni colori sono migliori di altri quando si tratta di produttività. Questi sono:
- Rossi, arancioni e gialli per i dettagli e il recupero della memoria.
- Verdi per concentrazione e concentrazione.
- Viola per la creatività.
- Blues per effetti calmanti.
Tuttavia, dovresti evitare di usare colori con cui hai associazioni negative.
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Come categorizzare il tuo calendario di Outlook in modo efficace
Quando stai compilando il tuo calendario di Outlook, le tue categorie dovrebbero aggiungere valore piuttosto che essere solo un esercizio da spuntare. Essere intelligenti su come categorizzare i tuoi appuntamenti avrà effetti ottimali sulla tua produttività.
In primo luogo, per mantenerlo semplice ed efficace, punta a circa sei categorie separate per evitare di averne troppe. Potrebbe essere necessario averne di più, ma non esagerare.
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In secondo luogo, dovrebbero essere tipi di lavoro nettamente diversi. Questo sarà diverso a seconda delle tue responsabilità lavorative, ma potrebbe assomigliare a questo:
- Incontri
- Collaborazione o lavoro a progetto
- Lavoro del cliente
- Amministrazione
- Formazione e competenze
Ci saranno ovviamente eventi che non sempre si adattano perfettamente a ciascuna etichetta, ma seleziona quello che è più allineato. Fai ciò che ha senso per te e, se scopri che non ne stai realmente utilizzando uno, eliminalo.
Lavori di categorizzazione del calendario
Il tuo calendario di Outlook è uno degli strumenti più importanti che utilizzerai durante una tipica settimana lavorativa. Memorizza tutte le riunioni e le attività a cui è necessario accedere, quindi ha senso utilizzarlo al massimo delle sue potenzialità.
Gioca con diversi colori e tipi di categorie e attieniti ad esso. Ti sentirai più organizzato e più in grado di leggere il tuo programma, il che può essere un enorme risparmio di tempo durante quei periodi di punta.
Ritardare la consegna delle tue e-mail può aiutarti a gestire il tuo carico di lavoro pur continuando a fare le cose.
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Shay è uno scrittore freelance presso MakeUseOf, con un background in gestione e coaching. La produttività è il gioco di Shay e durante i tempi di inattività si divertono a giocare, guardare documentari e fare passeggiate.
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