I 6 migliori modelli di prioritizzazione gratuiti per i tuoi progetti

A volte ti senti come se stessi nuotando in un mare di progetti e non sai come dare priorità al tuo lavoro? Puoi rendere visibili tutti i tuoi progetti e chiari i tuoi obiettivi a lungo termine con la prioritizzazione dei progetti modelli, ottenendo un rapido accesso alle descrizioni degli incarichi, alle pietre miliari del progetto e al successo critico fattori.

Inizia ogni progetto con il piede giusto utilizzando questi modelli unici per le riunioni di avvio del progetto, oltre ad assegnare priorità agli obiettivi in ​​ordine di importanza e altro ancora.

1. Prioritizzazione delle idee: matrice di priorità azione di Someka

La matrice Action-Priority, nota anche come Impact-Effort Matrix, è uno strumento semplice che aiuta ad allineare i team intorno alle idee più importanti. Ottimo per start-up, piccole imprese e organizzazioni senza scopo di lucro, il modello classifica facilmente le idee sulla base di considerazioni importanti come personale, risorse, slancio, costo e sforzo complessivo e impatto.

Il modello è organizzato in una matrice sforzo e impatto/importanza, che classifica ogni idea in base al suo successo in uno dei quattro scenari (Sforzo elevato-impatto elevato, sforzo basso-impatto elevato, sforzo elevato-impatto basso o sforzo basso-basso impatto). Questa struttura ti aiuterà a prendere decisioni più informate su dove mettere il tuo tempo e le tue risorse.

Scarica:Someka (Gratuito, disponibile come file Excel)

2. Priorità degli obiettivi: Foglio di lavoro degli obiettivi SMART di Vertex42

Collocamento ACCORTO obiettivi non solo ti aiuta a modellare i tuoi piani a lungo termine, ma ti permette di mettere il tuo lavoro migliore nei tuoi progetti più ambiziosi. Offre un modo conveniente per aiutarti a raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi della tua organizzazione.

UN ACCORTO obiettivo dovrebbe comprendere quanto segue:

Specifica: Gli obiettivi dovrebbero essere ben definiti e dichiarati chiaramente.

Misurabile: Dovrebbe esserci un modo definitivo per misurare se hai raggiunto gli obiettivi, in termini di metriche di successo quantificabili.

Realizzabile: È necessario assicurarsi che l'obiettivo non sia impossibile da completare.

Pertinente: Gli obiettivi dovrebbero essere realistici e pertinenti agli obiettivi del progetto.

Limitato nel tempo: Gli obiettivi dovrebbero essere vincolati al tempo e includere date target per l'impostazione e il completamento.

Usa questo modello per creare un piano per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questo è un ottimo modo per registrare obiettivi, scadenze, misure di successo, referenze o risorse utilizzate sia a breve che a lungo termine, nonché punti di forza e abilità utilizzati per raggiungere gli obiettivi del progetto.

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3. Priorità del flusso di lavoro: modello di matrice di Eisenhower di Someka

Concettualizzato dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, la matrice di Eisenhower è un ottimo modo per organizzare e dare priorità ai tuoi progetti. La matrice di Eisenhower, nota anche come matrice urgente/importante, è uno strumento che organizza le attività in quattro categorie in base all'urgenza e all'importanza. Le quattro categorie di compiti sono:

• Compiti urgenti e importanti sono gli elementi che sono sia urgenti che importanti e dovrebbero essere affrontati immediatamente, come priorità, emergenze e scadenze.
• Compiti non urgenti, ma importanti sono elementi importanti ma non prioritari, come scrivere un diario, fare acquisti, ecc.
• Compiti urgenti, ma non importanti sono attività non necessariamente importanti ma urgenti come telefonate, sms, email, ecc., a cui risponderai quando ne avrai la possibilità.
• Compiti non urgenti, non importanti includi compiti che non sono urgenti o importanti in quanto non ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

Fornisce la struttura per pianificare la sequenza delle attività, garantendo così di lavorare sulle cose giuste al momento giusto. Puoi analizzare le attività prioritarie, evitare attività non necessarie, ridurre le distrazioni e anche prepararti per gli imprevisti.

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4. Prioritizzazione degli incidenti: matrice di priorità degli incidenti di Smartsheet

Un incidente è un evento dirompente che influisce negativamente sul raggiungimento degli obiettivi di un progetto. Gli incidenti possono verificarsi in qualsiasi momento, da un'interruzione prolungata dell'alimentazione causata da un disastro naturale al malfunzionamento di apparecchiature o software.

L'utilizzo di una matrice di priorità degli incidenti è un approccio strutturato alla gestione degli incidenti durante la gestione dei numerosi componenti dell'incidente. Questo di solito è uno strumento prezioso per la gestione delle richieste di servizi IT.

Ogni organizzazione ha priorità diverse per il rischio e il ripristino di emergenza. Utilizza il modello per assegnare i colori di priorità a ciascuna richiesta di servizio, in base al fatto che si tratti di un incidente essenziale, critico, moderato o minore e quindi tenere traccia dei progressi attraverso le flusso di lavoro.

Con un sistema di facile utilizzo per contrassegnare gli incidenti e campi strutturati per l'archiviazione di informazioni rilevanti, puoi concentrarti su risoluzioni più rapide assicurandoti che i tuoi clienti siano soddisfatti.

Scarica: Smartsheet (Gratuito, disponibile come modello Excel)

5. Priorità del prodotto: modello RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) di Intercom

Il RISO aiuta te e il tuo team a valutare la priorità di un'iniziativa. Questa metodologia è ottima per fornire chiarezza sulla direzione delle funzionalità del prodotto, consentendo ai team di prendere decisioni migliori nelle prime fasi del processo.

Sotto il quadro, Portata è definito dalla percentuale di potenziali clienti che sarebbero in grado di utilizzare il tuo prodotto, solitamente misurata in termini di "transazioni al mese" o altre metriche simili. Il passo successivo sarebbe quello di valutare il impatto di set di funzionalità, azionati dai tuoi utenti. Sulla base delle informazioni raccolte, sarai in grado di dare la priorità all'una rispetto all'altra. Ti porta a investire in funzionalità del prodotto che aumentano i tassi di conversione o migliorano le esperienze dei clienti.

Il Fiducia lo stimatore ti consente di definire un sistema di punteggio di confidenza per valutare le stime del tuo team e determinare una sorta di classifica di consenso. Questo strumento dice al team cosa è probabile e ragionevole, piuttosto che dare più peso a opinioni o idee irrilevanti o mal definite.

Quando si tratta di Sforzo, il completamento del progetto richiederà probabilmente mesi, quindi è fondamentale fare stime di tempo e lavoro per ogni fase del progetto, inclusi progettazione, sviluppo e test. Ti aiuta a concentrare le tue energie per evitare di perdere tempo in attività di scarso valore che portano a risultati non ottimali o semplicemente “abbastanza buoni”.

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6. Priorità delle attività quotidiane: modello di elenco delle cose da fare di Smartsheet

Quando lavori su più progetti, può essere difficile mantenere le tue attività organizzate su base giornaliera. Elencando le attività importanti che ti tengono in carreggiata, puoi completare i progetti in modo efficace mentre organizzi tutti i mandati che ti vengono posti dai tuoi superiori, clienti, colleghi e altre parti interessate.

Imparentato: Come ottimizzare la tua lista di cose da fare per essere più efficiente

Questo modello di elenco di cose da fare ti aiuta a creare un elenco prioritario di attività coinvolte nel tuo progetto e a tenere traccia delle date di scadenza, delle pietre miliari e dei risultati finali mentre procedi. Puoi sempre tornare indietro e aggiungerne altri man mano che il progetto si sviluppa o rimuovere o modificare le attività se devono essere modificate. Puoi anche creare attività secondarie in un secondo momento, in modo da essere ben preparato se alcune delle tue attività sono troppo complesse.

Scarica:Smartsheet (Gratuito, disponibile come file Excel)

Migliora la priorità e la gestione del progetto

I modelli di priorità dei progetti forniscono un mezzo chiaro e sistematico per identificare e selezionare i progetti per una maggiore efficienza ed efficacia. Accelereranno il processo di ricerca e sviluppo di ogni progetto fornendo una struttura di base da utilizzare con effetto immediato.

Inoltre, puoi anche evitare il rischio di parzialità, incoraggiare la collaborazione e garantire la selezione dei progetti con la massima priorità per risorse limitate. Mantenere questi modelli coerenti con tutti i progetti è garantito per migliorare la produttività, i tassi di successo del progetto e la qualità complessiva del lavoro.

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