Elimina la tua lista di cose da fare: come vivere nel tuo calendario per la gestione delle attività

Tutti hanno sentito parlare di una lista di cose da fare e la maggior parte delle persone ne usa una per tenere traccia del lavoro eccezionale che devono completare. Tuttavia, come con qualsiasi cosa, le liste di cose da fare possono sfuggire rapidamente al controllo e possono effettivamente finire per contrastare la tua produttività.

Vivere nel tuo calendario significa invece eliminare la tua lista e programmare le tue attività in sospeso nel tuo calendario. Se le tue cose da fare ti causano più problemi di quanto vorresti, questa potrebbe essere la tua soluzione.

Elenco delle cose da fare vs. Vivere nel tuo calendario

Non c'è niente di sbagliato nelle liste di cose da fare di per sé, ma richiedono molta disciplina per essere efficaci. Le cose da fare sono incredibilmente aperte e spetta a te farle funzionare correttamente. Queste sono solo alcune delle cose che possono nuocere alla loro utilità:

• Se sono troppo lunghi, possono diventare opprimenti.
• Non forniscono alcun contesto per la definizione delle priorità.
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• Possono consistere in molte attività non necessarie.
• È più probabile che tu svolga compiti più piccoli e divertenti e trascuri gli altri.
• Hai bisogno di applicazioni extra per rendere mobile la tua lista di cose da fare.

D'altra parte, vivere nel tuo calendario risolve la maggior parte di questi problemi a causa di come funziona. Quando hai un lavoro che devi completare, guardi il tuo calendario e programmi quel lavoro come un appuntamento tra le tue altre responsabilità. Questo ti fa automaticamente dare la priorità all'attività nel contesto degli altri tuoi lavori.

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Inoltre, è più probabile che tu svolga le attività più difficili e complesse perché sono già programmate, il che impedisce la procrastinazione. Tutto questo è possibile senza elenchi lunghi e scoraggianti perché il tuo calendario è un centro di informazioni funzionante che riunisce tutto.

La maggior parte dei luoghi di lavoro utilizza già un'applicazione di calendario digitale come Outlook o Google Calendar. Ciò significa che puoi portarlo con te in viaggio utilizzando il collegamento Web o l'app su qualsiasi dispositivo digitale di cui hai bisogno.

Ci sono solo alcune semplici regole per vivere nel tuo calendario che ne ottimizzeranno la gestione e sono molto meno complicate delle regole dell'elenco delle cose da fare.

Il blocco del tempo è tuo amico

Questo è qualcosa da cui non puoi allontanarti, indipendentemente dal mezzo che usi per il monitoraggio delle attività. Bloccare il tempo significa prendersi del tempo all'inizio della settimana o del giorno per scrivere tutti i lavori che devi svolgere.

È un'iniziativa che fa risparmiare tempo e che aumenta notevolmente la produttività del lavoro. In questo modo, sai già cosa devi affrontare in anticipo e puoi passare il resto della tua settimana lavorativa ad affrontare le tue responsabilità.

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Prima di tuffarti nel tuo lavoro, prenditi 15-20 minuti per compilare il tuo calendario. Con le scadenze in mente, trova il tempo tra le riunioni, i progetti e il lavoro del cliente per creare un appuntamento per la tua commissione.

Se una delle tue cose da fare prevede l'organizzazione di una riunione con un collega, crea la riunione nel tuo calendario e invitalo. Assicurati di includere un collegamento alla riunione dall'applicazione per conferenze digitali che utilizzi, se desideri incontrarti virtualmente.

Usa i temi per gestire le tue attività

La codifica a colori degli appuntamenti del calendario in categorie aiuta notevolmente a differenziare tra attività, riunioni, lavoro di progetto e altri compiti. Con una rapida occhiata, sarai in grado di dire cosa compone la tua settimana e pianificare di conseguenza.

Per farlo in Outlook, fai clic su qualsiasi appuntamento e sulla barra multifunzione, fai clic su Classifica > Tutte le categorie. Selezionare Nuovo, digita il nome del tuo tema, scegli un colore, quindi fai clic su ok.

Ripeti per tutti i temi che desideri. Puoi quindi assegnare una categoria a ogni appuntamento che crei. Su Google Calendar, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi appuntamento e seleziona uno dei colori visualizzati.

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Assicurati di nominare le categorie in base al tipo di lavoro che è e scegli i colori a cui rispondi bene. Alcuni esempi di categoria potrebbero essere:

• Lavoro a progetto
• Amministratore e attività
• Clienti
• Incontri
• Addestramento

Condividi il tuo calendario con i colleghi

Sebbene tu possa utilizzare un'applicazione per la lista delle cose da fare come Todolist per condividere i tuoi progressi con altri membri dello staff, se non usano lo stesso software, non saranno in grado di vederlo facilmente. È qui che vivere nel calendario predefinito del tuo ufficio ha un ulteriore vantaggio.

Condividendo il tuo calendario, i tuoi colleghi potranno vedere i tuoi progressi semplicemente visualizzandolo. Ciò impedisce che la tua casella di posta venga intasata da e-mail che chiedono informazioni sui tuoi progressi e non dovrai nemmeno taggarle al suo interno. Tuttavia, assicurati di renderli consapevoli che è così che lavori.

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Per condividere il tuo calendario di Outlook:

1. Sulla barra multifunzione, fare clic su Condividi calendario e seleziona quello che desideri pubblicizzare.
2. Clic Aggiungere per inserire gli indirizzi email del tuo team e poi OK.
3. Sotto permessi, seleziona uno dei due Può visualizzare titoli e posizioni o Può visualizzare tutti i dettagli.
4. Clic Applicare e OK.

Per sapere come creare un calendario condiviso su Google, puoi guardare questo video ufficiale da Google Workspace:

Sii realistico riguardo alla tua pianificazione

Sebbene vivere nel tuo calendario aggiri molti dei problemi relativi alla priorità dell'elenco delle cose da fare e alla gestione del tempo, devi comunque essere realistico e intelligente su come pianifichi i tuoi compiti. Per fortuna, ci sono alcuni suggerimenti collaudati per gestirlo in modo efficace:

• Se non hai tempo per completare un'attività di grandi dimensioni, pianificala in più attività più piccole.
• Concediti più tempo di quanto pensi di aver bisogno.
• Evita di svolgere compiti subito prima di una riunione; concediti un intervallo di 30 minuti tra di loro.
• Se un'attività è urgente, decidi se riorganizzare altre cose nel tuo calendario.

È probabile che finirai il tuo lavoro e avrai del tempo libero, il che significa che ti metterai al passo con le e-mail e altri piccoli dettagli che emergono durante la giornata.

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Vivi nel tuo calendario per migliorare la produttività

Il tuo calendario è uno strumento conveniente che ha già tutte le risorse necessarie per tenere traccia del tuo lavoro. Vivere nel tuo calendario offre un approccio integrato alla gestione del carico di lavoro e mantiene tutto in un unico posto.

Utilizzando le regole sopra menzionate, sarai sulla buona strada per risparmiare tempo, migliorare la tua produttività e sarai più efficace mentre lo fai. Provalo e potresti chiederti perché hai mai usato una lista di cose da fare in primo luogo.

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