10 cose che non sapevi di poter fare con Microsoft SharePoint

Per molti, SharePoint è una piattaforma con funzionalità limitate. Ma non è così. Puoi fare molte cose su questa piattaforma, alcune delle quali potrebbero esserti state sconosciute fino ad ora.

In questo articolo, sveleremo queste funzionalità di SharePoint che sicuramente stupiranno i tuoi colleghi.

1. Elaborazione fatture

Se la tua organizzazione lavora con clienti di terze parti, la generazione e l'elaborazione delle fatture sono le parti cruciali del tuo processo lavorativo. La maggior parte delle organizzazioni dipende da strumenti esterni per la gestione delle fatture. Però, SharePoint gli utenti possono eseguire la maggior parte dei passaggi dalla sua piattaforma nativa.

Puoi utilizzare Microsoft Forms per raccogliere i dati delle fatture e importarli in SharePoint. La creazione di una fattura e l'esecuzione della relativa analisi dei ricavi è anche possibile contemporaneamente su SharePoint.

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Questi processi richiedono il coinvolgimento di meno persone. Quindi, c'è meno possibilità di errore durante l'immissione dei dati. Inoltre, l'inclusione di passaggi automatizzati rende la fatturazione più veloce. Puoi anche scoprire facilmente lo stato di avanzamento del processo.

2. Utilizzare durante l'onboarding

Reclutare e inserire nuove persone in un'azienda è un compito ingombrante. Tutto dovrebbe essere a posto per garantire un'esperienza positiva per il nuovo membro del team.

Integrando Microsoft Forms e Power Automate con SharePoint, puoi accumulare tutte le informazioni in un'unica posizione e creare un flusso di lavoro per tutti i reparti. Dopo aver impostato l'integrazione e il flusso di lavoro, il responsabile delle risorse umane deve solo monitorare ogni passaggio.

L'utilizzo di SharePoint nel processo di onboarding offre una situazione vantaggiosa sia per i nuovi dipendenti che per i dirigenti delle risorse umane. Mentre la nuova recluta può iniziare subito con tutto ciò che è disponibile, i reclutatori dovranno impegnarsi meno nell'onboarding.

3. Gestisci le scorte

La gestione dell'inventario è un processo frenetico in quanto coinvolge una serie di attività e sottoattività come il programma di approvvigionamento, il monitoraggio dei costi e la manutenzione. Inoltre, le dipendenze delle attività possono rendere il processo lungo e complesso.

Se utilizzi SharePoint, puoi integrarlo con Power Automate, Microsoft Lists e Microsoft Teams per amministrare senza problemi il tuo inventario. Ti consentirà di gestire tutti i processi inclusi l'elenco dei prodotti, la pianificazione delle operazioni, la visualizzazione dei dati da un'unica piattaforma.

Oltre a ridurre il tempo necessario per la gestione delle apparecchiature, queste integrazioni eliminano notevolmente la possibilità di errori e duplicazioni di dati.

4. Condividi documenti con chiunque

Se lavori con un cliente o un fornitore, la condivisione di file con persone esterne al tuo team è una parte indispensabile del tuo processo lavorativo. Utilizzando SharePoint, puoi condividere facilmente file o documenti con altri. Le funzionalità di autorizzazione garantiscono l'adozione delle misure di sicurezza necessarie.

A seconda del tipo di sicurezza che desideri, puoi consentire alle persone di visualizzare o modificare il documento. Puoi anche controllare chi può accedere al file con il giusto tipo di autorizzazione.

SharePoint ti consente di creare modelli di file e cartelle con autorizzazioni diverse. Ti evita di impostare manualmente le autorizzazioni per ogni nuovo file o cartella che crei.

5. Crea un sito Wiki

Con il volume sempre crescente di informazioni, le organizzazioni devono avere il loro sito Wiki. Tali siti possono archiviare e gestire tutti i tipi di informazioni, come articoli della conoscenza, informazioni generali sui servizi, informazioni sugli articoli e discussioni aziendali.

Potresti non sapere che in SharePoint puoi ottenere un elemento chiamato Wiki Site. Può gestire tutti i requisiti di un'organizzazione relativi a Wiki che una Wikipedia generica non può gestire.

Anche l'utilizzo del sito Wiki di SharePoint è semplice. Aggiungi il contenuto e condividilo dopo aver ottenuto l'approvazione dall'amministrazione. È inoltre possibile utilizzare l'elenco SharePoint per ordinare e convertire i dati in un file Excel e utilizzarli in altri formati nel Wiki.

6. Integrazione con Microsoft Teams

Sebbene Microsoft Teams sia lo strumento definitivo per la collaborazione, l'integrazione con SharePoint porterà l'efficienza del tuo team a un livello superiore. Questa integrazione sarà particolarmente utile per le organizzazioni in cui i dipendenti devono gestire più progetti contemporaneamente.

SharePoint e Teams insieme offriranno solide funzionalità centralizzando le informazioni. Avrà luogo anche la collaborazione e la comunicazione tra colleghi, nel rispetto degli adempimenti.

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7. Usa come editor di contenuti avanzato

Poiché SharePoint è una piattaforma di gestione dei documenti, è dotato di funzionalità avanzate di modifica dei contenuti. Ma sai che non è necessario utilizzare strumenti di progettazione Web come SharePoint Designer o DreamWeaver per modificare un documento?

Con l'aiuto di una web part editor di contenuti, è possibile apportare le modifiche necessarie a una pagina. Alcune delle funzionalità evidenziate aggiungono testo formattato, immagini, tabelle e collegamenti ipertestuali a una pagina. Inoltre, puoi fare tutto questo senza nemmeno aprire il documento nell'editor avanzato.

8. Sincronizza il programma dei membri del team

Molti utenti di SharePoint non sanno che la piattaforma offre un calendario condiviso. Tutti i membri del team di SharePoint possono aggiungere, modificare e visualizzare le pianificazioni e gli eventi imminenti. In effetti, puoi anche definire diversi gruppi all'interno di questo calendario e successivamente aggiungere eventi di conseguenza.

Oltre alle normali funzioni del calendario, questo calendario supporta l'assegnazione di colori separati per ogni tipo di evento come riunioni, webinar, festività. Pertanto, puoi facilmente trovare un evento in un calendario.

9. Automatizza le attività

L'automazione del lavoro aiuta le persone a concentrarsi su attività cruciali. Poiché questo processo automatizza le attività ordinarie e banali, la produttività di un team aumenta notevolmente. Utilizzando SharePoint Workflows, puoi automatizzare in larga misura i tuoi processi di lavoro.

In SharePoint sono disponibili cinque flussi di lavoro preprogrammati: raccolta di feedback, approvazione, approvazione della pubblicazione, raccolta di firme e flussi di lavoro a tre stati. Ciascuno dei flussi di lavoro riduce il tempo e il lavoro necessari per un progetto.

Inoltre, la piattaforma ti offre anche la possibilità di sviluppare flussi di lavoro su misura in base alle tue esigenze aziendali.

10. Mantieni la versione precedente di un documento

Il controllo delle versioni è una parte vitale della gestione dei documenti, soprattutto se il documento fa parte di un progetto collaborativo che coinvolge più editor. Di solito, gli editor autorizzati possono apportare modifiche a un documento ogni volta che lo desiderano.

SharePoint mostra l'ultima versione di un documento con tutte le modifiche recenti a chiunque possa accedervi. Tuttavia, non è tutto. Salva anche tutte le versioni dalla creazione di quel file nel Cronologia delle versioni. Chiunque può accedere alla cronologia delle versioni per vedere chi ha apportato quali modifiche al documento.

Sorprendi tutti con funzionalità di SharePoint sconosciute

SharePoint non è solo per la gestione dei documenti online. Puoi usarlo per vari altri scopi. Qui, sei venuto a conoscenza di alcune funzionalità non comuni di questa piattaforma.

Mentre molti di questi potrebbero sorprenderti, tutte queste funzionalità di SharePoint ti permetteranno di eseguire attività senza cambiare strumento.

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