4 consigli per completare un passaggio di consegne professionale

Quindi, ti è stato offerto un nuovo lavoro e non vedi l'ora di iniziare. Tuttavia, prima di poterlo fare, devi finire il tuo lavoro attuale e dopo aver consegnato il tuo lettera di dimissioni, questo include il completamento di un passaggio di consegne per la persona che alla fine sostituirà tu.

Fare un passaggio di consegne efficace richiede molta organizzazione e comprensione di ciò che i tuoi colleghi avranno bisogno di sapere. Diamo un'occhiata a come puoi semplificare questo processo per tutte le persone coinvolte, in modo che tu possa concentrarti sull'avvio della tua nuova impresa.

Crea una lista di controllo per la consegna

Tra colloqui di uscita e saluti, è facile perdere di vista tutto ciò che devi fare prima di lasciare il lavoro. Per questo motivo, avere una solida lista di controllo per il passaggio di consegne è una buona pratica e ti rende responsabile.

L'elenco di controllo dovrebbe includere tutto ciò che una nuova persona nel tuo ruolo e il tuo manager devono sapere, quindi dovresti iniziare a raccogliere queste informazioni il prima possibile:

• Le tue responsabilità quotidiane
• Informazioni su software e processi specifici
• Documenti importanti
• Eventuali elenchi di clienti che devono essere consegnati
• Contatti chiave all'interno e all'esterno dell'azienda
• Informazioni chiave sul personale (se sei un manager)
• Tutti i progetti che necessitano di finalizzazione o delega
• Chi ha bisogno di ricevere la consegna e tutte le informazioni di cui hai bisogno

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Puoi creare una lista di controllo utilizzando modelli in Word o Excel, oppure puoi optare per applicazioni come Todoist e Padlet per creare un elenco di cose da fare separato. L'importante è che tu abbia tutte le informazioni scritte da qualche parte a cui puoi fare riferimento in modo affidabile quando necessario.

Avere una cronologia chiara

Il normale periodo di preavviso per le dimissioni è di circa 4 settimane e dovresti tenerlo a mente quando pianifichi il tuo passaggio di consegne. A seconda della natura del tuo lavoro attuale, dovresti aspettarti di ridurre gradualmente il carico di lavoro mentre lavori verso il tuo ultimo giorno.

Padlet ha un eccellente modello di timeline che puoi usare, se hai bisogno di qualcosa di visivo, e ti permette di tracciare il tuo periodo di preavviso. Le priorità iniziali dovrebbero essere informare le persone rilevanti della tua partenza (come clienti, colleghi ed esterni contatti), identificando i progetti che puoi delegare e comunicando con il tuo manager su tutte le procedure che devono essere seguito.

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L'obiettivo è quello di affrontare prima le attività più urgenti e che richiedono più tempo, in modo da non affrettare le cose nell'ultima settimana. Al contrario, la fine della tua sequenza temporale dovrebbe compromettere principalmente le attività amministrative e alcune piccole questioni in sospeso che devono essere risolte.

Scrivi un rapporto di passaggio professionale

Anche se probabilmente avrai un incontro di passaggio con il tuo manager, è buona norma scrivere un rapporto di passaggio per garantire una transizione senza intoppi. Il documento deve essere comprensibile, specifico, conciso e letto come un manuale di istruzioni che scorre.

Microsoft Word è un ottimo punto di partenza, perché è accessibile su tutte le piattaforme e si integra perfettamente con altre applicazioni. Word offre una moltitudine di modelli a cui puoi accedere da Casa pagina, facendo clic su Altri modelli sopra la barra di ricerca, oppure puoi iniziare da a Documento vuoto. In alternativa, puoi andare su Visualizza > Contorno per organizzare il report in sezioni.

Qualunque sia l'approccio utilizzato, dovrebbe essere suddiviso in diverse sezioni con titoli chiari, la cui struttura potrebbe assomigliare a questa:

1. Qual è il tuo ruolo e a chi sei responsabile.
2. Obiettivi aziendali, aspettative di ruolo e procedure ad essi associate.
3. Elenco di contatti utili.
4. Come utilizzare il software pertinente e i dettagli di accesso.
5. Una ripartizione delle tue responsabilità settimanali, mensili e trimestrali.
6. Una ripartizione dei progetti in corso o del lavoro del cliente, comprese le scadenze.

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Se sei un manager, dovrai anche avere una sezione dedicata allo sviluppo continuo del tuo team e al lavoro in cui è coinvolto. Puoi anche indicare al lettore dove tieni i registri del personale.

Puoi anche inserire collegamenti ipertestuali all'interno del corpo del tuo testo per collegarti a documenti importanti e pertinenti come una copia della descrizione del tuo lavoro, fogli di calcolo che dettagliano i progetti in corso e un'azienda utile processi. Questo ti fa risparmiare tempo quando scrivi la tua consegna e garantisce che il lettore sappia dove trovare le cose. Per fare questo:

1. Vai al Inserire scheda.
2. Clic Link.
3. Selezionare Link dal menu a discesa.
4. Scegli il file a cui vuoi collegarti.

Oppure puoi tenere Ctrl + K per aggiungere collegamenti ipertestuali e questo farà apparire le tue cartelle.

Legare le estremità sciolte

Non importa quanta pianificazione fai, ci saranno sempre delle questioni in sospeso che devono essere risolte prima che tu possa andare avanti. Alcuni di questi potrebbero richiedere la delega, quindi dovresti essere pronto a comunicarli con il tuo manager e colleghi.

Software di gestione del progetto come Asana può rendere questa parte facile e veloce, ma può essere altrettanto efficace con l'uso di e-mail o strumenti di comunicazione come allentato e Microsoft Teams. Proprio come il documento di consegna, il passaggio di pezzi di lavoro dovrebbe essere facile da capire per il destinatario.

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Assicurati di inviare una comunicazione alle parti interessate su chi contattare in tua assenza, e nel caso ci siano eventuali ritardi con la chiusura dei tuoi account, abilita le risposte automatiche sulla tua e-mail di lavoro con queste informazioni incluso.

Tutte le tue basi coperte

Ora che hai il tuo documento di consegna e una chiara panoramica di come sarà il tuo periodo di preavviso, sei pronto per iniziare a rilassarti in preparazione del tuo ultimo giorno. Avere un processo di passaggio di consegne organizzato ed efficiente ti darà tranquillità mentre ti sposti nel tuo nuovo lavoro e i tuoi colleghi ti ringrazieranno.

È perfettamente normale sentirsi sopraffatti dall'intera operazione, quindi prenditi il ​​​​tuo tempo. È tanto tua responsabilità consegnare quanto è dell'azienda raccogliere le informazioni di cui hanno bisogno, quindi se pensi di aver dimenticato qualcosa, contatta gli altri per ottenere informazioni.

Con tutte le tue basi coperte, puoi guardare al prossimo capitolo della tua carriera e sentirti bene con ciò che ti sei lasciato alle spalle.

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