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La posta elettronica ha quasi completamente sostituito la comunicazione tramite posta ordinaria. Ora tutti stanno cercando di entrare nella tua casella di posta. Da familiari e amici ad aziende e inserzionisti, tutti richiedono un pezzo della tua attenzione. Se non hai gestito la tua casella di posta con filtri e altri strumenti di definizione delle priorità, deve essere un casino. E con sempre più email ingombranti, è facile perdere traccia. Hai mai perso un'e-mail importante?
Circa un anno fa ho salutato il mio client di posta elettronica desktop e sono passato definitivamente all'interfaccia online di Gmail. È stato un grande cambiamento, ma da allora ho imparato qualcosa o due sulla gestione delle e-mail. Questo articolo mostra tre modi automatici e senza problemi per stabilire la priorità delle email, incluso uno che non richiede Gmail. Questi strumenti ti garantiranno di non perdere mai più un'e-mail importante.
Ricominciare da capo con la posta elettronica o la prima volta che organizzi la posta in arrivo
Quando stai passando a un nuovo indirizzo e-mail, a un client e-mail o non hai mai fatto grandi sforzi per organizzare la tua casella di posta, ti consiglio vivamente di dare AltroInbox Organizzatore un tentativo. Cioè se usi AOL, GMail, Yahoo! o iCloud con la loro interfaccia nativa / web o IMAP. Organizer analizza tutte le e-mail e le ordina in diverse cartelle. Elimina il disordine e lascia solo le e-mail più importanti nella posta in arrivo.
Provai Organizzatore con il mio account Gmail. Dopo la registrazione, Organizer procede con la scansione delle e-mail per organizzare i mittenti. L'operazione potrebbe richiedere del tempo e non è necessario rimanere in attesa che finisca.
Il giorno successivo ho notato che nel mio account Gmail erano spuntate nuove etichette. In Gmail, Organizer imposta un'etichetta radice OIB con diverse sotto-etichette, che vanno da Business a Travel e tutto il resto. Le email che Organizer riconosce, ma non sono sicure di sembrare etichettate come Home. Nel mio caso includevano le notifiche di Doodle, Dropbox e Skype. A un esame più attento, ho scoperto che Organizer aveva ordinato più di 30.000 e-mail nel mio account Gmail.
Fin dall'inizio, Organizer ha riconosciuto quasi tutte le mie newsletter, notifiche sui social network, mail di gruppo o di elenco e molto altro. Rispetto alle etichette e ai filtri che avevo impostato in precedenza - tutto in un noioso lavoro manuale - Organizer ha funzionato molto bene. Si è persino preso cura di alcuni nuovi mittenti che non avevo ancora inviato a nessun filtro. E ogni giorno, c'è un riassunto giornaliero che riassume ciò che Organizer ha fatto con le e-mail in arrivo.
L'organizzatore non è necessariamente perfetto, tuttavia è flessibile. Se ci sono email che desideri ordinare in modo diverso, puoi tornare all'interfaccia web di AltroInbox, trovare il rispettivo mittente e modificare il modo in cui viene trattato. Puoi creare una nuova cartella / etichetta o disabilitare l'ordinamento per i mittenti selezionati.
Ciò che non è immediatamente ovvio è che Organizer può imparare. Se trovi un mittente che Organizer non riconosce automaticamente, trascina l'email corrispondente in una cartella OIB o etichettala manualmente. Questo insegnerà a Organizer a ordinare tutte le future email da quel mittente nella cartella selezionata e dovresti ricevere una rispettiva email di notifica, che può richiedere del tempo.
AltroInbox Organizer è uno strumento davvero impressionante. Disordinerà la tua casella di posta e ti aiuterà a concentrarti sulle e-mail che contano in pochissimo tempo. E dove non è perfetto, puoi aiutarlo a migliorare. Se non avessi fatto così tanti sforzi per impostare etichette e filtri e-mail complessi, sarei rimasto con Organizer in un baleno. La mia unica preoccupazione sarebbe affidarmi a uno strumento esterno e cosa succederebbe se smettesse di essere un servizio gratuito o venisse chiuso. In tal senso, sono felice di avere già un sistema che funziona per me.
Verdetto: Strumento perfetto se non hai idea di come gestire il pasticcio nella tua casella di posta!
Risolvere un account Gmail esistente con Posta prioritaria e filtri
Nel mio account email di lavoro uso la Posta prioritaria di Gmail dall'anno scorso. Questa è l'unica casella di posta che sono riuscito a cancellare ogni giorno. Non vuoi che la tua casella di posta assomigli in qualche modo allo screenshot qui sotto? Posta prioritaria importante e non letto e-mail in alto, ha recitato o importante e-mail o qualsiasi altra etichetta selezionata (fino a due) si trova proprio sotto, e tutto il resto è inseguito in fondo.
È possibile abilitare Posta prioritaria nelle impostazioni di Posta in arrivo. È uno dei cinque tipi di posta in arrivo. Abbiamo già scritto Posta prioritaria qui La Posta prioritaria di Gmail risolve il problema di Bacn Leggi di più .
Ho scoperto che Posta prioritaria è molto affidabile. In alcuni rari casi sono arrivate le e-mail importante e non letto, anche se non provenivano da un contatto regolare e non mi erano nemmeno stati inviati personalmente. Tuttavia, ogni giorno trovo solo e-mail che contano nella mia casella di posta. Avevo davvero dimenticato di aver abilitato la Posta prioritaria abilitata: è così che ha funzionato bene per me!
Verdetto: Installalo e scopri che funziona. Potrebbe comunque essere necessario impostare i filtri e-mail.
Naturalmente la Posta prioritaria non è tutto ciò che sto usando per gestire il mio account e-mail di lavoro. Ho anche impostato un sacco di filtri per mantenere la mia casella di posta, in particolare il tutto il resto sezione, libera dal disordine. Questo risale a uno dei nostri articoli chiave di Gmail, 3 cose che gli utenti Pro Gmail hanno impostato nei loro account 3 cose che gli utenti Pro Gmail hanno impostato sui propri account Leggi di più . Potresti anche voler controllare il 5 filtri Gmail per aiutarti a stabilire le priorità e organizzare la tua casella di posta 5 filtri Gmail per aiutarti a stabilire le priorità e organizzare la posta in arrivoQuali filtri dovrebbero avere ogni persona nel proprio arsenale in modo che la sua casella di posta sia ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri o ... Leggi di più .
Gestione di più account e-mail in Gmail con più caselle di posta
Con Gmail puoi gestire più account di posta elettronica Come importare e gestire più account e-mail in GmailVuoi gestire tutte le tue email con Gmail? Ecco come aggiungere più e-mail al tuo account Gmail e gestirle con facilità. Leggi di più da un'unica interfaccia. Tuttavia, può diventare abbastanza confuso se le e-mail di diversi account finiscono in un'unica casella di posta. Sebbene le etichette offrano un ottimo modo per ordinare le email e distinguere tra diverse categorie, non forniscono necessariamente una buona panoramica. Inserisci Più caselle di posta in arrivo, una funzione di Gmail Labs che ti consente di visualizzare fino a cinque caselle di posta aggiuntive nel riquadro Posta in arrivo di Gmail.
Nel corso dell'ultimo anno, ho usato Multiple Inboxes per avere una panoramica della mia casella di posta, e-mail speciali, bozze ed e-mail con diverse etichette. Ammetto che le e-mail speciali sono andate un po 'fuori controllo. Oltre a ciò, ha funzionato come un fascino.
Multiple Inboxes è facile da configurare e l'ho spiegato in dettaglio e con molti screenshot Qui Come importare e gestire più account e-mail in GmailVuoi gestire tutte le tue email con Gmail? Ecco come aggiungere più e-mail al tuo account Gmail e gestirle con facilità. Leggi di più ; basta scorrere verso il basso fino all'intestazione Gestisci più account e-mail in Gmail.
Verdetto: Ottimo strumento per mantenere una visione d'insieme su più etichette o account e-mail. Richiede l'impostazione di filtri / etichette.
alternative
Un altro strumento che mi ha stancato è stata l'app desktop abilitata per il cloud inky. Sembra pulito, ma non sembra molto utile quando si tratta di dare la priorità alle email. Non ho trovato il Ordina per pertinenza funzionalità molto utile, ma invece ha trovato l'app un po 'troppo semplice e dolorosamente lenta. Abbiamo citato Inky in questo articolo: La posta elettronica diventa moderna: tre app di posta elettronica per Windows 8 La posta elettronica diventa moderna: tre app di posta elettronica per Windows 8Con il tuo nuovo brillante dispositivo Windows 8 o l'aggiornamento avviato, le tessere che ti brillano e ti fanno l'occhiolino con informazioni utili, potresti passare qualche istante a dare un'occhiata in giro prima di avere la possibilità ... Leggi di più
Per quelli di voi che utilizzano Outlook o Yahoo e desiderano gestire più account di posta elettronica, Questo articolo Combina i tuoi account e-mail in un'unica casella di posta: ecco comeStai controllando più caselle di posta ogni giorno? Smetti di perdere tempo! Combina i tuoi account e-mail in un'unica casella di posta. Ti mostriamo come per Gmail, Outlook e Yahoo. Leggi di più può essere utile
Conclusione
Essendo stato completamente venduto su Gmail e avendo investito molto tempo nella configurazione dei filtri, ho scoperto che gli strumenti nativi Posta prioritaria e Posta in arrivo multipla (tramite Gmail Labs) funzionano ancora meglio per me. Tuttavia, se stai appena iniziando con la priorità delle e-mail, se hai un account di posta elettronica che non è Gmail e se la tua casella di posta è un casino terribile, allora OtherInbox Organizer ti farà risparmiare la vita!
Usi strumenti o tecniche per gestire le tue e-mail che dovremmo conoscere? Per favore condividi nei commenti!
Crediti immagine: Mail vettoriale tramite Shutterstock
Tina ha scritto sulla tecnologia di consumo per oltre un decennio. Ha conseguito un dottorato in scienze naturali, un diploma tedesco e un master in Svezia. Il suo background analitico l'ha aiutata a eccellere come giornalista di tecnologia presso MakeUseOf, dove ora gestisce ricerche e operazioni sulle parole chiave.