All'avanguardia yaM definisce lo standard per gli strumenti di gestione delle riunioni online

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Se stai tenendo riunioni senza ordini del giorno o tieni verbali su semplici vecchi documenti di Word, le tue riunioni e i verbali probabilmente non sono così utili come potrebbero essere. Anche se la maggior parte di noi non vede l'ora di partecipare alle riunioni, ci sono comunque fantastici strumenti online 10+ fantastici strumenti online per il coordinamento e le riunioni di gruppoCome gestisci un team di persone sparse geograficamente? Come si coordinano i fusi orari internazionali? Il concetto di lavoro via Internet ha iniziato a insinuarsi nel luogo di lavoro di tutti i giorni,... Per saperne di più che possono aiutare a rendere le riunioni più produttive e dispendiose in termini di tempo per coloro che le pianificano e le facilitano.

Di recente mi sono imbattuto in un'applicazione web all'avanguardia per la gestione delle riunioni online chiamata patata dolce (che sta per Yet Another Meeting). yaM è come un assistente virtuale per produrre agende e resoconti dall'aspetto professionale, fornendo anche strumenti che aiutano le riunioni i partecipanti fanno brainstorming di idee, fanno analisi di prodotti e costi e si integrano con account cloud online tra cui Dropbox, Google Calendar e Evernote.

yaM può essere utilizzato con entrambi spazi per riunioni online Guida alle riunioni online: software e strategiaI moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili per quasi tutti coloro che dispongono di un computer o di uno smartphone. La possibilità di connetterci e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Per saperne di più Come Google Hangouts Suggerimenti per pianificare e tenere riunioni efficaci con Google HangoutsCon l'odierna tecnologia Internet, tenere riunioni online può essere sia efficiente che conveniente, soprattutto se le si pianifica in anticipo e si utilizzano strumenti che consentono di risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a incontri online... Per saperne di più o nelle tradizionali impostazioni offline. Come applicazione web, è simile a d'accordo Agreedo: scrivi e gestisci i verbali delle riunioni di lavoro gratuitamente onlineDa diverse settimane sono alla ricerca di un sito Web o di un'applicazione di facile utilizzo che mi permetta di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale del documento di testo non è più produttivo... Per saperne di più , ma è molto più avanzato senza essere complicato.

Creazione di agende

Dopo aver registrato un account con yaM, puoi iniziare immediatamente a sviluppare un'agenda per il tuo prossimo incontro. È sufficiente aggiungere gli elementi dell'agenda sul lato sinistro dell'area di lavoro, insieme alla durata e al nome della persona responsabile di tale elemento.

Puoi facilmente assegnare nomi agli elementi dell'agenda, ma i partecipanti devono registrare un account con yaM, che puoi inviare loro un invito a farlo dall'interno dell'area di lavoro. Avere partecipanti registrati rende yaM uno strumento di gestione delle riunioni molto più collaborativo, perché ogni partecipante può aggiungere contemporaneamente note nell'area di lavoro durante la riunione. Sebbene sia più efficiente avere una persona assegnata come verbalizzatore, ci sono altri strumenti utili in yaM che lo rendono ottimo per la collaborazione.

Una volta creata l'agenda, è possibile stamparla o distribuirla ai partecipanti alla riunione. Ogni partecipante registrato riceverà un resoconto della riunione via e-mail, che ovviamente include la logistica dei media, l'elenco degli argomenti all'ordine del giorno e un collegamento allo spazio di lavoro online di yaM. La cosa migliore è che la tua agenda diffusa è formattata in modo professionale e facile da leggere. Gli elementi dell'agenda possono anche essere copiati e aggiunti a una nuova riunione. Sarebbe ancora meglio, tuttavia, se gli sviluppatori potessero creare un modo per creare elementi dell'agenda standard che fanno automaticamente parte di ogni nuovo incontro.

Minuti di presa

Aggiungere note e azioni in yaM è facile come creare agende. I minuti sono costituiti da quattro tipi di contenuto: note, azioni, file allegati e strumenti di collaborazione in tempo reale.

Il modo in cui è impostato yaM in realtà potrebbe aiutare i partecipanti alla riunione a rimanere concentrati, soprattutto se tutti hanno lo spazio di lavoro aperto sul proprio computer durante la riunione. Il verbalizzatore può facilmente aggiungere un'azione, con una data di scadenza e il nome della persona responsabile. Stranamente, tuttavia, solo una persona può essere indicata come responsabile per ogni azione.

Dove brilla anche yaM è la sua raccolta di strumenti di collaborazione integrati che consentono ai membri di effettuare analisi pro/contro, analisi del prodotto, scambiare idee o votare decisioni importanti. C'è anche uno strumento per quella che viene chiamata analisi SWAT, che comporta la discussione e la registrazione dei punti di forza, di debolezza, di opportunità e di minacce di un particolare progetto, idea o decisione.

Vedrai che questi strumenti di collaborazione e gestione delle riunioni possono essere molto utili per mantenere i partecipanti coinvolti e possibilmente aiutarli a fare analisi e decisioni migliori. È inoltre possibile stampare o inviare tramite e-mail ai partecipanti il ​​contenuto dei singoli strumenti di collaborazione durante la riunione. (Nota: le idee per altri strumenti di collaborazione online sono recensito qui I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo teamI piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, la comunicazione e altro ancora del tuo team. Gratuito. Per saperne di più ).

Come per le agende, anche i resoconti di yaM minute possono essere stampati o diffusi via e-mail. I verbali sono così ben formattati che i partecipanti alla riunione non avranno scuse per non esaminarli. Anche le agende e i verbali vengono archiviati su yaM, in modo che i partecipanti possano accedere al proprio account e rivederli in qualsiasi momento.

Altri strumenti

yaM include strumenti aggiuntivi per tenere traccia del tempo durante le riunioni, impostando le date delle riunioni nel calendario integrato (che si integra con Google Calendar, Exchange e feed Outlook/iCal) e un rubrica.

Gli sviluppatori di yaM hanno incluso diverse funzioni utili nella loro applicazione web, ma hanno dato particolari attenzione a fare in modo che l'interfaccia utente sia accessibile e facile da imparare entro pochi minuti dalla registrazione e account.

yaM ha un account gratuito di base che include tutte le funzionalità principali e la possibilità di tenere fino a 10 riunioni al mese, con un massimo di cinque partecipanti per riunione. Un account premium consente riunioni e partecipanti illimitati, interfaccia personalizzabile e crittografia SSL.

yaM a mio avviso definisce lo standard per gli strumenti di gestione delle riunioni online. Ma fateci sapere cosa ne pensate di questa applicazione online. Ci sono funzionalità aggiuntive che vorresti vedere aggiunte?