5 modi in cui Xero può aiutarti con le tue finanze

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La contabilità può essere fonte di confusione I 12 migliori corsi di contabilità online per colmare il divario di abilitàGrazie a corsi online di alta qualità economici e gratuiti, è più facile che mai essere il tuo CFO per il tuo business nuovo o esistente. Leggi di più , che richiede tempo e (se devi pagare un commercialista) costoso.

Non sorprende quindi software di contabilità ha iniziato ad aumentare in popolarità tra liberi professionisti e proprietari di piccole imprese.

Tale software è in genere adattato al paese in cui viene utilizzato, può gestire tutti gli aspetti del processo di contabilità ed è molto più conveniente rispetto al pagamento di un professionista.

Una delle soluzioni più popolari disponibili è Xero. Daremo un'occhiata a cosa è e cosa puoi farci.

Che cos'è Xero?

Xero è stata fondata in Nuova Zelanda nel 2006 e da allora è cresciuta con oltre 600.000 utenti. Offrono il loro prodotto in base al modello "software as a service" (SaaS) comunemente utilizzato, quindi non è necessario scaricare nulla per poterlo utilizzare.

Hanno ricevuto molti riconoscimenti nel settore, tra cui due Webby Awards nel 2009 e uno nel 2010, una Fast Company Innovation di Design Award nel 2012 e, soprattutto, il primo posto nella lista delle "100 aziende di crescita più innovative" della rivista Forbes 2014.

Il prodotto stesso è uno dei software di contabilità più multifunzionali oggi sul mercato e offre quasi tutto ciò di cui una piccola impresa o un libero professionista devono avere successo.

Le sue caratteristiche principali includono:

• • Gestione del flusso di cassa (contabilità online, riconciliazione bancaria, rapporti sul budget e gestione delle scorte)

Fatturazione (invio, pagamento ed emissione di preventivi)

• Gestione dei pagamenti (spese, fatture e ordini di acquisto)
• Gestione delle buste paga (compresi schede attività ed esecuzioni di paga standard)
• Assistenza fiscale (W-2, 1099, calcoli dell'imposta sulle vendite e dichiarazioni di deposito)

Ma quali sono le sue cinque caratteristiche più utili? Investighiamo.

Imposta

Ah, tasse... 940 federali, W-2, 1099, tasse sull'occupazione, tasse sulla disoccupazione: cosa significa tutto questo ?!

Mentre Xero non posso insegnarti su tutti i singoli codici e moduli fiscali federali e statali (anche se loro ha una grande guida di base), può fare calcoli e presentarli molto Più facile.

Ad esempio, ti permetterà di capire immediatamente quanto dovrebbe essere archiviato su W-2 e 1099. Rimuoverà anche la continua confusione sulla classificazione dei 1099 fornitori, consentendoti di eseguire un rapporto e apportare le modifiche necessarie.

Ecco uno sguardo al processo:

Per presentare un W-2 (probabilmente il modulo fiscale più comune negli Stati Uniti), devi prima creare un dipendente. Fai questo cliccando Payroll> Aggiungi dipendente e compilando i dettagli personali necessari.

Successivamente, dovrai inserire i dettagli del loro rapporto di lavoro, inclusi i dati salariali e il loro numero di previdenza sociale. Ovviamente dovresti già avere tutte le informazioni dei tuoi dipendenti, ma la mancata aggiunta qui ti impedirà di aggiungere la persona al tuo libro paga.

Infine, puoi aggiungere i loro dettagli fiscali federali e statali individuali. Va notato che questo può ancora essere un potenziale campo minato per i non professionisti. Potrebbe essere saggio pagare un contabile per assicurarsi che tutto sia impostato correttamente - si gestirà da solo in seguito, quindi risparmierai molto sulle commissioni nel lungo periodo.

Una volta che un dipendente è completamente impostato, dovrai anche impostare le imposte della tua azienda. Non sarai in grado di creare un libro paga (e quindi generare dati di dichiarazione dei redditi) fino a quando non lo avrai fatto.

Navigare verso Impostazioni> Imposte e inserisci le tue informazioni federali e statali:

Questo è tutto. Esegui semplicemente il tuo libro paga ogni mese e il software trattenerà automaticamente le tasse ove appropriato e registrerà tutto nel sistema. Alla fine di ogni anno fiscale sarai in grado di emettere i W-2 necessari e tutti gli altri moduli statali che potrebbero essere richiesti.

Puoi seguire esattamente la stessa metodologia per gli appaltatori indipendenti, solo che questa volta dovrai emettere un modulo 1099.

Soprattutto, non devi nemmeno preoccuparti invio dei moduli fiscali 1099 Il 6 miglior software fiscale gratuito per presentare la dichiarazione dei redditi quest'annoSe sei stanco di pagare per presentare le tasse, ecco il miglior software fiscale gratuito per la presentazione delle dichiarazioni fiscali statali e federali. Leggi di più , una volta compilati, è possibile archiviarli dall'interno del software utilizzando Track1099.

In realtà ci sono molte più questioni fiscali che Xero può aiutarti, oltre ai moduli IRS.

Ad esempio, calcolerà automaticamente l'imposta sulle vendite in base alle impostazioni locali e all'integrazione di Xero con Avalara TrustFile significa che puoi preparare e inviare le dichiarazioni dei redditi quasi istantaneamente (vai a Impostazioni> Impostazioni generali> Impostazioni finanziarie per inserire le tue informazioni).

Puoi anche esportare i file Xero in copie cartacee se preferisci di più Approccio "fai-da-te" ai documenti fiscali Fare le tasse? 5 formule di Microsoft Excel che devi conoscereLe tue tasse sono presto dovute e non vuoi pagare una tassa di deposito in ritardo? Sfrutta la potenza di Microsoft Excel per mettere in ordine le tue tasse. Leggi di più .

Libro paga

Gestire i salari su base settimanale, bisettimanale o mensile può essere quasi confuso e richiedere molto tempo come elaborare le tasse!

Esistono diversi aspetti Xero ciò contribuirà a rendere i tuoi libri paga meno dolorosi.

In primo luogo, include il software di scheda attività dei dipendenti. I dipendenti possono inserire i propri dati, oppure tu (o un altro dipendente) puoi farlo per loro conto, e viene fornito con esteso strumenti di reporting che ti consentiranno di visualizzare i dati in base a guadagni orari, tipo di reddito e denaro speso per dipendente o per volta periodo.

In secondo luogo, viene fornito con un software di pagamento. In pratica, ciò significa che è possibile eseguire e approvare i salari dei dipendenti a una data fissa, i salari una tantum a metà ciclo e avviare depositi diretti nei conti bancari dei dipendenti. Puoi persino stampare assegni e paystub, entrambi personalizzabili con il marchio della tua azienda.

Tieni presente che dovrai impostare dipendenti, informazioni fiscali, sedi di lavoro, piani di pagamento e informazioni sul conto bancario prima di poter eseguire le buste paga complete.

Infine, esiste un'intera serie di app di terze parti in grado di fornire funzionalità aggiuntive. Ad esempio, se hai dipendenti che lavorano in paesi non coperti nativamente da Xero, puoi utilizzare i plug-in in modo da poterli comunque pagare.

Spese

Va bene, quindi l'apogeo dell'utilizzo dei conti delle spese aziendali per pagare qualsiasi cosa, dalla cena alle vacanze esotiche, potrebbe essere andato da tempo, ma sono ancora una parte vitale di una moderna struttura aziendale.

Il gestione delle spese 10 usi unici di Trello diversi dalla gestione dei progettiTrello è una delizia per gli amanti delle liste. Il suo approccio in stile kanban non era pensato solo per la gestione dei progetti. Non ci credi? Guarda questi dieci usi unici di Trello. Leggi di più la funzione di Xero è estremamente impressionante, consentendo sia di gestire le proprie spese personali sia di rimborsare i propri dipendenti per i loro costi.

Dal punto di vista dell'utente, consentirà a te (e ai tuoi dipendenti) di aggiungere le spese mentre si è in giro semplicemente prendendo un la fotografia di una ricevuta e l'invio tramite l'app mobile, rendendo così meno probabile che i costi vengano trascurati.

Dal punto di vista gestionale, le entrate provenienti dai viaggi sono raggruppate in modo da poter vedere facilmente il costo totale e approvare e rifiutare il reclamo come meglio credi.

Tutti questi dati possono quindi essere esportati nella funzione di gestione stipendi per rendere il giorno di paga ancora più semplice.

I liberi professionisti possono anche tenere il passo con le loro spese (e la loro più ampia situazione di flusso di cassa) utilizzando la funzione di riconciliazione bancaria.

Innanzitutto, dovrai aggiungere un conto bancario. Per farlo, vai a Conti> Conti bancari> Aggiungi conto bancario. Le banche popolari vengono automaticamente elencate e puoi anche aggiungere servizi come PayPal e carte di credito.

Inserisci il numero del tuo account e assegna un nome all'account, quindi ti verrà presentata una schermata che ti consentirà di importare tutti i tuoi feed bancari.

Una volta fatto, puoi importare tutti i dati della tua banca e si riconcilierà automaticamente con quelli di Xero. È possibile accedere ai dati tramite l'app mobile per la riconciliazione in movimento, è possibile creare regole personalizzate per abbinare transazioni più complesse e sono supportate oltre 160 valute.

Resoconti finanziari

È molto difficile avere una chiara comprensione di quanto sia sana la tua azienda senza report finanziari chiari ed efficaci.

Per fortuna, Xero fornisce più di 40 rapporti finanziari di base e avanzati. Questi includono tutti i più comuni, come profitti e perdite, dichiarazioni dei redditi e bilanci, ma anche quelli più insoliti (ma ugualmente utili) come Utili e perdite in valuta estera Evitare di essere derubato quando si scambiano valute o si inviano denaro all'esteroSe hai inviato denaro all'estero o scambiato valute prima di una vacanza, probabilmente avrai un affare scadente. Ecco alcune alternative migliori alle banche e ai cambi di valuta. Leggi di più e piani di ammortamento.

I rapporti offrono anche inseguitori del bilancio Le 4 migliori app di budget per mettere in ordine le tue finanzeCerchi la migliore app di budget per tenere sotto controllo le tue finanze? Ecco alcune fantastiche app per aiutarti a gestire i tuoi soldi. Leggi di più (in modo da poter preparare i contorni e confrontare le prestazioni effettive con quelle previste) e la capacità di farlo aggiungi categorie di tracciamento (dandoti così un modo semplice per confrontare e confrontare singole sezioni del tuo attività commerciale).

Tutti questi rapporti possono essere preparati e stampati in pochi clic.

fatturazione

A cosa servono tutte queste fantasiose funzioni se non riesci a gestire facilmente le fatture? Sono il pane e il burro di gestire un'azienda, ma può rapidamente complicarsi Come utilizzare Internet per inseguire fatture non pagateSe lavori per te stesso, c'è la costante preoccupazione che alla fine uno dei tuoi clienti non riesca a pagare una fattura. Ecco alcuni suggerimenti online per recuperare i soldi persi. Leggi di più se hai molti clienti.

La funzione di fatturazione di Xero vanta molte funzioni interessanti. Ad esempio, è possibile aggiungere note di credito e ricaricare facilmente le spese ai clienti utilizzando un tag speciale e, se del caso, è possibile emettere note di credito.

I tuoi clienti saranno anche in grado di pagare le fatture con un solo clic tramite carta di credito o PayPal e verrai avvisato quando i clienti apriranno le loro fatture (in modo da sapere se stanno semplicemente ignorando tu!).

Infine, come il software di gestione stipendi, sarai in grado di personalizzare e personalizzare tutte le fatture con i tuoi loghi e marchi.

Hai usato Xero?

Hai usato Xero? Quali funzioni e caratteristiche ti sono piaciute? Chi ha bisogno di più lavoro? Ti manca qualcosa che ti piacerebbe vedere introdurre gli sviluppatori?

Puoi farci sapere i tuoi pensieri e feedback nella sezione commenti qui sotto.