I 7 migliori strumenti per organizzare le tue email e aumentare la produttività

Probabilmente ricevi diverse e-mail da clienti, amici o familiari ogni giorno. Cercare di organizzare la tua casella di posta elettronica può essere travolgente, soprattutto se hai l'abitudine fuori controllo di conservare ogni messaggio.

Ecco alcuni suggerimenti e strumenti per aiutarti a organizzare la tua casella di posta, in modo da avere più tempo per lavorare sulla tua lista di cose da fare.

Suggerimenti per organizzare la tua casella di posta elettronica

• Dedica qualche minuto ogni giorno a eliminare le email che non ti servono.
• Annulla l'iscrizione agli abbonamenti non necessari.
• Crea cartelle specifiche per le e-mail di lavoro o personali, ove applicabile, e ordina i messaggi in queste cartelle non appena arrivano.
• Utilizza le etichette per organizzare la posta in arrivo per argomento (ad es. finanza, viaggi, ecc.).
• Archivia invece di eliminare i messaggi essenziali che devi salvare per riferimento futuro.
• Se il tuo account Gmail è collegato a un indirizzo email esterno, modifica le impostazioni di notifica per evitare di essere ingombra di aggiornamenti non necessari.
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• Usa il tuo indirizzo email principale per i messaggi importanti e crea un altro account per quelli meno critici, come gli abbonamenti email.

Questi suggerimenti possono aumentare notevolmente la tua produttività. Tuttavia, nel caso tu abbia bisogno di ulteriore aiuto, puoi utilizzare questi strumenti:

Shift ti consente di organizzare le tue caselle di posta in un unico posto.

Puoi organizza la tua casella di posta usando i filtri, creato automaticamente quando invii messaggi di posta elettronica utilizzando diversi client di posta come Gmail o Microsoft Outlook. Con questi filtri, puoi organizzare le email per mittente, elenco, argomento e altro. Una volta applicati i criteri di filtro a un messaggio, questo verrà inserito in una cartella specifica con le relative etichette.

Shift è inoltre dotato di un'eccellente funzione di ricerca che funziona su tutti i tuoi account e altre app come Slack e Facebook Messenger, così puoi recuperare rapidamente le conversazioni quando necessario.

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di Shift è che centralizza tutti i flussi di lavoro, risparmio di tempo nel passaggio tra applicazioni e account di posta elettronicae migliorando la tua produttività.

Uno dei motivi per cui potresti non voler scaricare un'app o registrarti a un sito Web è che temi che ti bombarderanno continuamente di e-mail. Avere un indirizzo email temporaneo e usa e getta è un ottimo modo per organizzare la tua casella di posta ed evitare lo spam.

Invece di fornire il tuo indirizzo email principale, puoi utilizzare MailDrop per creare un indirizzo usa e getta gratuito per app/siti Web con una scarsa reputazione di sicurezza o per evitare annunci di spam.

Inbox by Gmail ti fornisce categorie personalizzabili e mantiene le email con quegli argomenti nella parte superiore della tua casella di posta. Offre anche una funzione "snooze", che ti consente di nascondere un'e-mail fino a una data o un'ora specifica. Puoi anche utilizzare la funzione "aggiungi all'attività" per collegare email importanti al tuo Google Task elenco rapidamente, dove è possibile aggiungere note e impostare date di scadenza.

I "pacchetti" sono un altro modo per ordinare automaticamente messaggi simili da newsletter e aggiornamenti dei social media in categorie facili da gestire. Queste strategie ti aiutano a eliminare tutto quel disordine, che si tratti di abbonamenti o pile infinite di e-mail di lavoro, e di arrivare direttamente a ciò che conta.

Unroll.me è uno strumento gratuito che ti consente di annullare l'iscrizione alle newsletter e di organizzare la tua casella di posta contemporaneamente.

Annullare l'iscrizione a una newsletter potrebbe non sembrare una grande sfida, ma diventa opprimente quando devi gestire decine o centinaia di abbonamenti.

Unroll.me semplifica la gestione di centinaia di email contemporaneamente. In pochi clic, puoi cancellarti in massa dalle newsletter nella loro interezza, organizzarle con etichette se lo desideri e cercare messaggi specifici per parola chiave.

Per coloro che sono sopraffatti da tonnellate di newsletter via email, la funzione "Rollup" in Unroll.me può essere utile. Ti consente di raggruppare tutti i tuoi abbonamenti e-mail preferiti in un semplice elenco giornaliero.

In questo modo, puoi passare attraverso gli abbonamenti in una volta invece di perdere tempo a controllare la tua casella di posta ogni volta che ricevi notizie sulle promozioni.

Se sei un individuo competitivo a cui piace fare le cose da solo, puoi trasformare una campagna di disiscrizione e-mail di massa in un gioco divertente. The Email Game è uno strumento gratuito che semplifica il processo di svuotamento della tua casella di posta.

Per gestire le tue caselle di posta, inserisci il tuo indirizzo e-mail e avvia il gioco. L'obiettivo è organizzare il maggior numero possibile di email in un determinato lasso di tempo. Vieni penalizzato se impieghi troppo tempo, ma ottieni più punti se gestisci i tuoi messaggi velocemente.

Il gioco e-mail ti consente di sviluppare l'abitudine di concentrarti su un'e-mail alla volta prima di passare alla successiva, mentre il timer integrato aumenta la tua produttività.

InMoat è uno strumento che organizza le e-mail in base al loro tipo, ad esempio finanza, produttività, salute, ecc. Questo strumento aiuta ad aumentare la tua produttività selezionando e inserendo i tipi di email importanti per te nella parte superiore della tua casella di posta, dando loro la priorità sugli altri.

Dopo aver effettuato l'accesso al tuo account, InMoat ti chiederà di selezionare un settore e un'occupazione per ottimizzare i tuoi flussi di lavoro e impostare le priorità. Puoi utilizzare l'opzione "Filtri intelligenti" per scegliere la categoria di email che rimarranno nella tua casella di posta. Sposterà le e-mail meno critiche nella tua cartella InMoat per una successiva visualizzazione a tuo piacimento.

InMoat analizzerà anche la tua rete e ti chiederà di scegliere i tuoi contatti fidati per dare priorità alle loro e-mail, spostando i messaggi da fonti sconosciute a un'altra cartella.

FollowUpThen è il tuo assistente personale che ti ricorda di dare seguito a e-mail specifiche. È un vero toccasana per le persone impegnate o per coloro che spesso dimenticano messaggi importanti.

Una volta inviata un'e-mail con FollowUpThen, l'e-mail tornerà esattamente il giorno e l'ora specificati nella tua casella di posta. Non dovrai più dimenticare affari importanti o appuntamenti con gli amici.

La tua casella di posta può incidere rapidamente sulla tua produttività a causa delle tonnellate di email che ricevi da potenziali clienti, amici, colleghi e quelle fastidiose newsletter e notizie promozionali che non hai mai chiesto per!

La prossima volta che ti senti sopraffatto da tutto ciò che c'è nella tua casella di posta, fai un respiro profondo, inizia a implementare questi suggerimenti e usa questi strumenti per avere tutto sotto controllo e aumentare la tua produttività.

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