9 motivi per cui i progetti vengono ritardati e come evitarli

Il ritardo del progetto è una realtà e, nonostante i migliori sforzi, molti team non riescono a completare i progetti entro la scadenza. Se non vuoi alcun ritardo nei tuoi progetti attuali e futuri, devi essere consapevole dei fattori che giocano un ruolo importante nei ritardi dei progetti.

Conoscere i motivi di un progetto in ritardo ti aiuterà a capire il modo migliore per evitarli. Ecco le ragioni e le soluzioni a uno dei maggiori problemi di gestione del progetto: il ritardo del progetto.

1. Ambito Creep

L'ambito del progetto si riferisce alla struttura completa del progetto e lo scorrimento dell'ambito indica qualsiasi cambiamento improvviso in tale ambito senza richieste di modifica adeguate. Immagina che il tuo team sia nel bel mezzo di un progetto e improvvisamente si verifica lo scope creep. Tutti gli sforzi che hai fatto fino ad ora saranno vani e un ritardo nel completamento del progetto diventerà inevitabile.

Per evitare questo problema, progetta un piano di progetto e fai firmare ai clienti un accordo che dica che aderiranno allo schema. Inoltre, tieni tutte le

comunicazioni di follow-up in un unico posto per evitare di seguire più fonti di comunicazione per riferimento.

2. Il team non è a conoscenza dell'obiettivo del progetto

Far parte del frenetico mondo aziendale significa che potresti non conoscere il motivo dietro ogni attività che stai svolgendo. Tuttavia, può essere causa di demotivazione per i compagni di squadra, con conseguenti ritardi nel progetto.

Conoscendo la connessione tra il proprio compito e gli obiettivi del progetto, il team può trarre ispirazione. Pertanto, coinvolgere tutti i membri del team dalla fase di pianificazione di un progetto è una buona idea. Chiedi il loro feedback in modo da poter pianificare il progetto a loro piacimento.

Assicurati che vedano l'impatto dei loro contributi sul progetto e sull'organizzazione. Li motiverà a completare con successo il progetto entro la scadenza.

3. Risultati e scadenze irrealistici

Che tu ci creda o no, avere scadenze irrealistiche è probabilmente la ragione principale alla base di un ritardo di un progetto. L'intero team può impegnarsi ulteriormente, ma è impossibile completare un progetto in tempo se la scadenza non è realizzabile.

Non importa quanto sia allettante stabilire risultati ambiziosi, sottopromettere e consegnare in eccesso è il modo migliore per impressionare i clienti. Per questo motivo, fissa obiettivi realistici, raggiungibili e misurabili.

Molti progetti includono più dipendenze di attività. In tal caso, progettare la sequenza temporale del progetto considerando la disponibilità delle risorse, il tempo stimato e la sequenza di attività.

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4. Indisponibilità di risorse

Se le risorse finanziarie, umane e materiali necessarie non sono disponibili, il progetto è destinato a subire ritardi. In caso di risorse finanziarie, valutare se il budget iniziale può coprire il costo del progetto. In caso contrario, ottenere finanziamenti aggiuntivi il prima possibile per evitare che il progetto subisca ritardi a causa della mancanza di fondi.

Per le risorse umane, verifica se i membri del team hanno le competenze e l'esperienza necessarie. Altrimenti, formali o esternalizza i compiti. Fai attenzione alle risorse materiali come le infrastrutture. La disponibilità di queste risorse non è garantita ed è bene avere un backup per queste.

5. Monitoraggio e follow-up impropri dei progressi

La raccolta costante di dati sull'avanzamento dell'attività è fondamentale per il successo del progetto. Non farlo potrebbe causare un ritardo del progetto. Oltre a impostare gli obiettivi, è necessario tenere traccia di eventuali ritardi in qualsiasi attività. Quindi, puoi vedere se la squadra è sulla buona strada per raggiungere l'obiettivo.

È possibile utilizzare gli strumenti di gestione delle attività per misurare l'avanzamento di ciascuna attività. Dopo aver notato un ritardo in qualsiasi attività, puoi anche delegare l'attività a qualcun altro. Se necessario, queste app ti aiutano anche a riassegnare facilmente tutte le attività di un progetto.

6. Cattiva comunicazione tra le parti interessate

Tutte le parti coinvolte in un progetto dovrebbero essere sulla stessa pagina; altrimenti, non possono completare un progetto entro la data di scadenza. La cattiva comunicazione porta a incomprensioni, che alla fine ostacolano il progresso del progetto.

Ecco perché ogni membro del team dovrebbe essere immediatamente informato dell'alterazione dell'ambito, delle aspettative del cliente e di qualsiasi ritardo da parte di qualsiasi parte coinvolta. Ci dovrebbero essere riunioni regolari del team per trasmettere aggiornamenti sul progetto.

Anche le squadre dovrebbero usare strumenti di gestione del progetto conoscere le scadenze e le scadenze principali. Queste app mantengono anche tutte le comunicazioni del team in un unico posto per garantire chiarezza.

7. Riluttanza a lavorare in squadra

Un progetto di successo è un lavoro di squadra. Ogni membro, compreso il manager, deve svolgere il proprio ruolo in modo efficace per raggiungere l'obiettivo. A volte, i membri del team non collaborano e ciò si traduce in ritardi nel progetto. Anche i manager al giorno d'oggi tendono a non microgestire.

Ma tutti devono ricordare che l'obiettivo finale è completare il progetto in tempo. Non dovresti mettere a rischio il progetto solo per evitare conflitti.

Mentre i membri del team richiedono il proprio spazio e potere decisionale per funzionare al meglio, i manager dovrebbero intervenire ogni volta che è necessario per impedire che il progetto vada fuori strada. I manager dovrebbero anche adottare misure immediate per risolvere qualsiasi conflitto di squadra.

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8. Fattori di terze parti

Spesso le organizzazioni necessitano del coinvolgimento di terze parti in determinate fasi del progetto. I fornitori esterni possono anche essere responsabili dei ritardi del progetto se non consegnano le risorse o le attività in tempo. Di solito succede perché queste persone di terze parti non conoscono le pietre miliari o gli obiettivi del tuo progetto.

Inoltre, i team non seguono i fornitori in merito alle attività assegnate e si mettono nei guai quando si verifica un ritardo da parte di terzi. Per evitare tali problemi, dai loro una scadenza rigorosa e rimani in contatto con loro fino alla consegna. È inoltre possibile inserire nel contratto una previsione di penale per il ritardo. Pertanto, prenderanno sul serio la consegna puntuale.

9. Circostanze impreviste

Ultimo ma non meno importante, devi affrontare alcune situazioni impreviste che potrebbero causare ritardi nel progetto. Disastri naturali, perturbazioni meteorologiche, instabilità politica, recessione globale, difficoltà a ottenere investimenti: tutto ciò può ritardare il tuo progetto.

Sebbene queste cause non siano prevenibili, puoi certamente ridurne l'impatto con un'adeguata pianificazione. Ogni membro della squadra dovrebbe sempre essere preparato al peggio. Non lasciare i compiti all'ultimo momento è un passo forte per combattere questo problema.

I membri del team dovrebbero anche collaborare quando c'è un carico di lavoro aggiuntivo dopo i disastri per completare i progetti in tempo.

Salva i progetti dal ritardo

Un progetto può andare fuori strada in qualsiasi fase. Conoscendo i motivi comuni responsabili dei ritardi dei progetti e le soluzioni per evitarli, è possibile raggiungere l'obiettivo della consegna del progetto di successo in tempo. Pertanto, anche il raggiungimento degli obiettivi di produttività diventa più facile che mai.

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