8 funzionalità di Workplace di Facebook per la gestione collaborativa dei progetti

Gestire le comunicazioni e il contenuto di un progetto è un compito impegnativo. Senza una fonte comune per i dati, è un compito travolgente. Workplace di Facebook ha una soluzione a questo! Indipendentemente dalle dimensioni del tuo lavoro o progetto, è uno strumento ideale per gestire varie attività e il contenuto dei progetti.

Inoltre, i membri del tuo team hanno già familiarità con la sua interfaccia utente (UI), poiché assomiglia molto alla piattaforma Facebook. Continua a leggere per scoprire come può diventare una potenza per la gestione dei progetti.

1. Crea un gruppo dedicato per ogni progetto

Gestione di più progetti allo stesso tempo può essere frenetico e confuso. Salta la confusione con la funzione di gruppo dedicata di Workplace. In questa piattaforma, puoi creare gruppi separati per ogni progetto per tenere separate le attività.

I gruppi che crei rimangono segreti, poiché solo i membri del gruppo hanno il permesso di contribuire. Puoi aggiungere tutti i gruppi che vuoi e aggiungere un numero qualsiasi di membri a un gruppo.

Se stai lavorando in collaborazione con un'altra organizzazione, un gruppo multiaziendale ti tornerà utile. Un gruppo multiaziendale in Posto di lavoro ti consente di lavorare con persone esterne alla tua azienda con la stessa efficienza.

2. Condividi file con i compagni di squadra

Che tu stia lavorando da remoto o dallo stesso ufficio, devi condividere file con i tuoi colleghi tramite canali online. Come qualsiasi altra suite per ufficio efficiente, Workplace ti consente di condividere file con i tuoi compagni di squadra senza sforzo.

Puoi aggiungere file dal tuo sistema locale al gruppo. In alternativa, puoi anche utilizzare le integrazioni di condivisione file approvate dall'amministratore di sistema dell'organizzazione. Gli amministratori del gruppo possono aggiungere integrazioni approvate a un gruppo affinché i suoi membri possano utilizzarle.

Controlla la scheda Integrazioni per trovare gli strumenti di condivisione dei file. Attualmente supporta app di condivisione file come Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, ecc.

3. Lavoro collaborativo su file e feedback

Utilizzando la funzione di annotazione di questa suite di aree di lavoro, il tuo team può condividere feedback su vari file condivisi nel gruppo. In questo modo, tracciare commenti e feedback diventa più facile che mai.

Inoltre, tutti i file condivisi con i membri del gruppo sono disponibili nella scheda File. Quindi, non devi scorrere il feed per trovare il file di cui hai bisogno.

Questa suite ti consente anche di creare un gruppo di feedback aperto. Qui, anche altri membri del team possono offrire feedback. Condividendo di più sul progetto, come lo stile della documentazione, il design, il pubblico di destinazione, ecc., puoi ottenere più feedback dagli altri e ottenere nuove prospettive.

4. Monitoraggio dell'avanzamento del progetto e dell'attività

Tenere traccia dei progressi del progetto è facile in Workplace. Inserendo aggiornamenti settimanali sui progressi, le preferenze e qualsiasi altro problema eccezionale nel gruppo, i compagni di squadra possono informarsi reciprocamente sui loro compiti.

Nel caso in cui qualcuno debba condividere lunghi rapporti o risultati di ricerche, può utilizzare la funzione Note di questa piattaforma. Per tenere traccia delle attività da svolgere, è possibile condividere gli elementi di azione nel gruppo che l'assegnatario può contrassegnare come completati al termine.

Puoi utilizzare la funzione di menzione per assegnare un'attività a un membro del team. Puoi persino integrare Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, ecc. app per una migliore gestione delle attività e produttività tramite Workplace.

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5. Archiviazione sicura e comune dei file

La scheda File dei gruppi Workplace organizza tutti i file di progetto in un'unica posizione. Puoi risparmiare tempo lasciando che Workplace gestisca le risorse del tuo progetto come immagini, PDF, fogli Excel, ecc. Se utilizzi Workplace, non è necessario tenere traccia dei membri del team che condividono documenti sensibili relativi al progetto attraverso piattaforme diverse, mettendo a rischio i dati riservati.

Il tuo team può caricare file in un gruppo tramite diversi canali come Post, Chat, Argomenti, Apprendimento, Media, ecc. Ma tutti i file vanno direttamente nella scheda File. Da qui, puoi gestire facilmente l'accesso ai file, il controllo della versione ed eliminare il file se non è necessario.

È importante sapere che puoi caricare solo fino a 50 MB di file tramite un canale diverso da Workplace Chat. Da Workplace Chat, puoi caricare file di dimensioni fino a 75 MB. Il limite delle dimensioni del file aiuta il team a rimanere produttivo condividendo file di piccole dimensioni senza sforzo senza dover affrontare problemi con la larghezza di banda della velocità di caricamento.

Questo può sembrare un limite di caricamento file basso. Tuttavia, Workplace supporta il caricamento di file video di grandi dimensioni fino a 4 GB. Quindi, ogni volta che devi creare un tutorial video per la sezione Learning o Knowledge Library, puoi sempre caricare lunghi video HD.

6. Messaggistica in tempo reale tramite chat sul posto di lavoro

Quando un team lavora a un progetto da postazioni remote, non c'è alternativa alla comunicazione in tempo reale. Tuttavia, non è sempre possibile connettersi tramite chiamate audio o video mentre si lavora da casa. Ecco perché devi avere un'opzione di chat istantanea nel tuo spazio di lavoro collaborativo.

Workplace offre questa funzionalità ai suoi utenti anche tramite l'app Workplace Chat. Scaricalo sul tuo telefono Android o iOS e rimani in contatto in movimento. Usalo per ottenere una risposta immediata a una domanda importante. I gruppi con un massimo di 250 membri possono utilizzare questa opzione.

7. Chiamata audio o video per una comunicazione senza interruzioni

Per un team remoto o ibrido, il lavoro collaborativo è impossibile senza chiamate audio/video. Se utilizzi Workplace From Facebook per la gestione del progetto, non è necessario utilizzare alcuna app aggiuntiva per questi scopi. Con Workplace basta un clic per chiamare il tuo compagno di squadra.

Fino a 50 membri del team possono partecipare a una riunione audio o video tramite Workplace dalla funzione di riunione di Facebook. È possibile utilizzare questa struttura per riunioni settimanali di gruppo o discussioni di gruppo.

Puoi anche impegnarti in rapide chiamate individuali con i membri del gruppo. È inoltre disponibile l'integrazione di app per chiamate virtuali come Zoom, BlueJeans e Cisco Webex Meetings.

8. Funzione di post-pinning per riferimento rapido

Puoi anche appuntare un post o un contenuto sulla pagina del gruppo, in modo simile a una pagina o un gruppo di Facebook. In ogni gruppo ci sono istruzioni, obiettivi, scadenze e risorse vitali per il progetto. Il pinning dei contenuti garantisce che i membri del team trovino facilmente i contenuti necessari per lavorare su un progetto.

Se lo desideri, puoi appuntare più post senza problemi. Puoi anche decidere quale post appuntato deve rimanere in primo piano rispetto agli altri. Ricorda che solo l'amministratore del gruppo può appuntare un post nel gruppo Workplace.

Gestire più progetti è facile

Le funzionalità che hai visto sopra sono esigenze di base per qualsiasi progetto. Workplace di Facebook soddisfa tutte queste funzionalità in modo efficiente attraverso un'interfaccia utente semplice.

Se i dati del tuo progetto come elenchi di cose da fare, flussi di lavoro, prototipi di prodotti/servizi, contenuti di riferimento, ecc., si trovano su più di uno strumento, portali gratuitamente a uno strumento centrale come Workplace. È anche intelligente sapere come Workplace compete con altre aree di lavoro di gestione dei progetti prima di prendere la decisione finale.

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