5 modi per superare le sfide di gestione delle attività più comuni

Ogni progetto consiste in una serie di attività che devi completare in tempo. Una corretta gestione delle attività significa gestire i progetti dall'ideazione al completamento. Che tu faccia parte di un team che lavora dall'ufficio o da casa, il processo di gestione delle attività può farti affrontare alcune sfide comuni.

Scopri le cinque sfide comuni di gestione delle attività che tu e il tuo team potete affrontare e come superarle con gli strumenti.

1. Nessuna visibilità sull'avanzamento dell'attività

Una delle precondizioni per il tempestivo completamento delle attività e per una collaborazione di successo è la visibilità dell'avanzamento delle attività. Senza di essa, amministrare le attività diventa una sfida per qualsiasi squadra. Puoi aspettarti di risolvere rapidamente qualsiasi problema solo garantendo trasparenza nell'avanzamento delle attività.

Con le schede Kanban, puoi stabilire una panoramica visiva del flusso di lavoro del progetto. Trello è un'app Kanban board che ti consente di semplificare tutte le attività identificando i colli di bottiglia nel processo. Questa app non solo rende accessibile l'avanzamento delle attività, ma ti consente anche di intraprendere azioni decisive per mantenere in movimento le attività a lungo in sospeso.

L'utilizzo dello strumento diagramma di Gantt è un altro modo utile per tenere traccia dell'avanzamento delle attività. Con il Agantty app, i membri del team possono sincronizzare le loro attività di conseguenza. Consente inoltre di assegnare e delegare attività alle risorse disponibili.

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2. La dipendenza dalla posta elettronica ostacola il lavoro

Una comunicazione chiara è essenziale per qualsiasi squadra per completare i compiti entro il tempo stabilito e con piena efficienza. Sebbene l'e-mail sia una modalità di comunicazione popolare tra i membri del team, la dipendenza a tutti gli effetti dall'e-mail può essere controproducente e ostacolare la produttività.

Per quanto riguarda un team, una delle maggiori sfide di gestione delle attività è mantenere tutti sulla stessa pagina comunicando i messaggi richiesti. Qui, comunicare cosa e come diventa cruciale. Se qualcuno passa più tempo a controllare, scrivere e rispondere alle e-mail rispetto alle attività produttive, lo scopo della comunicazione e-mail fallirà.

Insieme a MeisterTask, puoi centralizzare il processo di condivisione delle informazioni da parte dei membri del team. È possibile facilitare una migliore comunicazione del team aggiungendo la descrizione dell'attività, gli allegati, il registro delle modifiche alle attività e i commenti nell'attività stessa. Queste caratteristiche rendono un'attività interattiva e tracciabile.

Tracciando un progetto, puoi rimanere aggiornato e ottenere tutte le informazioni necessarie. Puoi rispondere rapidamente a qualsiasi modifica delle attività con gli emoji e ricevere notifiche via e-mail per tali modifiche.

3. Mancanza di rapporti strutturati sul rendimento

Per conoscere l'efficienza e la produttività del tuo team, è necessario ottenere una panoramica completa delle prestazioni di ciascun membro del team. Senza la giusta intuizione, nessuno può conoscere i progressi del compito. Solo un report strutturato può generare informazioni sull'intero processo che il team ha attraversato.

Tali rapporti non solo offrono preziose informazioni su attività e progetti. Presentano inoltre le informazioni raccolte in modo facilmente comprensibile. Quando hai il quadro completo in un unico posto, l'adozione di misure per migliorare l'efficienza delle attività diventa senza soluzione di continuità.

I rapporti strutturati ti consentono inoltre di generare statistiche diverse utilizzando le metriche cruciali e personalizzare il modo in cui desideri visualizzare i dettagli. Puoi utilizzare la funzione di segnalazione universale di Asana per ottenere grafici e grafici sulle prestazioni della tua squadra. In pochi clic puoi avere lo stato di produttività in tempo reale del tuo team.

Ogni membro del team può creare la propria dashboard di produttività con questo strumento che rappresenterà visivamente le metriche delle prestazioni. Gli individui possono condividere i report di sola lettura con collaboratori interni ed esterni. Anche la personalizzazione dei report è facile in quanto è possibile aggiungere vari filtri, scegliere i tipi di grafici e assegnare un colore separato per ogni progetto.

4. Assenza di automazione senza sforzo

Nel moderno mondo degli affari, l'importanza dell'automazione delle attività è fondamentale. Senza di essa, sarà difficile gestire le tue attività e completare il progetto in tempo. L'assenza di automazione può anche portare a problemi di produttività nel tuo team e rallentare l'esecuzione delle attività.

Pertanto, dovresti utilizzare strumenti diversi per automatizzare le attività e salvare il tuo team dal trascorrere del tempo nell'esecuzione manuale di tali attività. Durante la scelta degli strumenti di automazione, assicurati che abbiano più vantaggi che svantaggi come curva di apprendimento ripida, rallentamento del sistema e consumo eccessivo di tempo.

Quando si tratta di automazione, puoi utilizzare un numero qualsiasi di strumenti a seconda del tuo ambito di lavoro. Oltre a ridurre il carico di lavoro del team, l'automazione intelligente ti consente di concentrarti sulle attività che contano. Durante l'utilizzo di più strumenti di automazione, puoi avvalerti dell'aiuto di Zapier per un'integrazione senza sforzo tra le app.

Alcune delle integrazioni popolari supportate da Zapier sono:

• Fogli Google e Toggl: utilizzare per gestire progetti per team remoti e ibridi.
• ClickUp e TimeDoctor: utilizzare per tenere traccia delle ore produttive e gestire le attività.
• Trello e Jira: consente di tenere traccia dei problemi durante la gestione delle attività tramite lo strumento in stile Kanban.
• Asana e HubSpot: utilizzato per sincronizzare il software CRM con uno strumento di gestione dei progetti.
• ClickUp e Jira: utilizzare per tenere traccia e risolvere i problemi durante il monitoraggio delle attività.

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5. Affrontare lo Scope Creep

Lo scope creep è una sfida comune di gestione delle attività che i team devono affrontare. Si riferisce ai cambiamenti nei requisiti del progetto rispetto a quanto deciso all'inizio del progetto. Questi cambiamenti hanno un impatto sia sullo scopo che sui risultati del progetto.

È necessario essere consapevoli dello spostamento dell'ambito durante la pianificazione di un progetto e l'assegnazione di attività ai membri. Indipendentemente dal settore, è possibile prevenirlo valutando i rischi ed essendo consapevoli durante la mappatura del progetto.

Ogni progetto comporta un certo grado di rischio e avere un piano di emergenza in atto fin dall'inizio può salvarti da qualsiasi situazione imprevista. Inoltre, valutare costantemente i rischi durante il ciclo di vita del progetto ti aiuterà anche a gestire i rischi. Usando lunedì.com, puoi gestire con tatto lo scope creep nei tuoi progetti.

Il registro dei rischi di progetto di questa app consente di individuare, valutare e pianificare un possibile incidente in modo da poter mitigare i rischi. Usando il suo Modello di pianificazione dello sprint di Scrum, puoi fare in modo che il tuo team rimanga concentrato su compiti e obiettivi specifici. Il Tracciatore di gestione del cambiamento di questo strumento consente di delineare e tenere traccia dei piani di gestione delle modifiche.

Problemi di gestione delle attività risolti

I problemi di gestione delle attività possono portare a progetti in ritardo e clienti insoddisfatti. Sii consapevole dei potenziali problemi che potresti incontrare riguardo alla gestione delle attività.

Poiché questo articolo ha discusso le sfide e le loro soluzioni praticabili, ora puoi intraprendere le azioni necessarie per evitare tali problemi per garantire una gestione del progetto senza interruzioni.

Le 8 migliori alternative Asana gratuite per la gestione dei progetti

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