Come integrare Microsoft To-Do con OneNote

Se il tuo lavoro è profondamente integrato nell'ecosistema Microsoft, To Do e OneNote sono probabilmente gli strumenti più popolari per il tuo flusso di lavoro quotidiano. Quando usi OneNote per pianificare un progetto, ti ritroverai con elementi utilizzabili che porteranno a termine ciò su cui stai lavorando.

L'uso di OneNote e Microsoft To Do insieme significa che trascorrerai del tempo a cambiare contesto, copiare o rivedere i dati da un'app all'altra. Di conseguenza, potresti perdere la concentrazione, commettere errori o, peggio, ridurre la qualità del tuo lavoro. Ti mostreremo i metodi per integrare OneNote e To Do senza problemi in modo che tu possa dedicare del tempo a dare priorità al lavoro che conta.

Aggiunta di un'attività da OneNote a Microsoft To Do

Tra tutte le app di Office, OneNote 2019 ha la più stretta integrazione con Outlook. Questo perché entrambe le app condividono obiettivi e operazioni simili. Puoi trasformare qualsiasi testo di nota in OneNote in un'attività automatica dell'elenco delle cose da fare in Outlook. Ma aspetta, dove si inserisce Microsoft To Do in questo sistema?

Arriveremo a questa discussione in seguito, ma prima assicurati che sia OneNote 2019 che Outlook siano installati sul tuo computer. Inoltre, devi aver creato un taccuino e una sezione in cui risiedono i tuoi elementi utilizzabili. Se stai iniziando, segui il nostro guida su come organizzare i taccuini in OneNote.

Seleziona il testo che vuoi trasformare in un'attività di Outlook. Clicca il Casa tab e poi Attività di Outlook. Dal menu a discesa, scegli un intervallo di tempo per l'attività. Un contrassegno contrassegna il testo e OneNote aggiunge il testo della nota come attività in Outlook. Se necessario, puoi continuare ad aggiungere altre note come attività.

Passa a Outlook per visualizzare l'attività in I miei compiti.

Ora, quando passi all'app "Microsoft To Do", vedrai la stessa attività sotto Compiti con date di scadenza precompilate e collegamento alla pagina di OneNote per sapere dove si trovano le tue attività.

Allo stesso modo, puoi selezionare Costume e dalla nuova finestra che appare, inserisci il Scadenza, il Data d'inizio, e l'importanza del compito utilizzando il Priorità campo. Puoi anche controllare il Ricordare per fare in modo che Outlook ricordi l'attività e aggiunga una breve nota.

Ora passa all'app "Microsoft To Do", ma non vedrai la data di avvio dell'attività o il campo di priorità qui.

Meccanismo in background di sincronizzazione delle attività

L'app "To Do" si basa su Exchange Online per archiviare e sincronizzare le attività, indipendentemente dal fatto che si utilizzi un account personale o Microsoft 365. Entrambi gli account seguono gli stessi protocolli, inclusi crittografia dei dati, conformità e residenza dei dati. Se completi un'attività nell'app "Da fare", verrà aggiornata in Attività di Outlook e OneNote.

Nota: L'app "To Do" non ha nulla a che fare con il tag "To Do" in OneNote, nonostante utilizzi le stesse maiuscole. Questo è importante perché le persone potrebbero confondersi con la terminologia e dichiarare che questa funzione non sembra funzionare correttamente.

Un punto da notare è che puoi avere solo una data di scadenza, piuttosto che date di inizio e di fine separate. Non supporta gli stati dell'attività come in corso o la percentuale di completamento, né l'importanza dell'attività a diversi livelli di priorità. Non puoi recuperare un'attività eliminata in "Attività", ma puoi visualizzarle in OneNote e Outlook.

Se sai come funziona l'app Microsoft To Do, è possibile creare più elenchi di attività. Quindi ha senso spostare un'attività da Compiti ad un elenco a tua scelta. Ma quando sposti un'attività in un altro elenco, la modifica si riflette nella colonna della cartella di Attività di Outlook, ma quando passi il mouse sopra la bandiera, vedrai un messaggio che "l'attività non esiste".

Sincronizzazione incrociata delle tue attività tra To Do e OneNote

È possibile eseguire la sincronizzazione incrociata delle attività tra OneNote e To Do con una semplice app chiamata Pleexy. Porta le tue attività dalle tue e-mail, note, gestione dei progetti e strumenti di collaborazione nel tuo task manager.

Puoi persino impostare una sincronizzazione bidirezionale tra gli strumenti che utilizzi in modo che le modifiche apportate su un lato vengano immediatamente copiate sull'altro. Se il tuo team utilizza Jira e OneNote per gestire i progetti, Pleexy può incanalare tutte le attività rilevanti da queste app in "Da fare". E, quando completi un'attività in "Attività", viene controllata nell'applicazione di origine pure.

Iniziare con Pleexy

Iscriviti al sito Pleexy utilizzando "Microsoft To Do" come task manager. Dopo averlo autenticato con il tuo account Microsoft, ti verrà chiesto di scegliere un'app con cui desideri connetterti "Da fare". Seleziona OneNote e autorizza Pleexy ad accedere al tuo account OneNote.

Dai un nome alla tua connessione. Ad esempio, diciamo "Attività con OneNote".

Il primo passo è dire a Pleexy in quali taccuini e sezioni cercherà le note. Puoi filtrare le tue note per tipo come Attività, Discussione con una persona, Priorità 1 e 2 delle attività, Richiesta del cliente e Pianifica riunione. E ignora le note più vecchie nell'intervallo da 1 a 180 giorni. Pleexy cercherà le note che soddisfano tutti i criteri specifici e le creerà in "Microsoft To Do".

Nel passaggio successivo, definiremo il modello di titolo per le tue attività in "Microsoft To Do". Puoi seguire un pattern come "{section}: {page} - {todo}" in cui "{page}" è la tua pagina OneNote e "{todo}" è OneNote tag da fare.

Ora devi specificare l'elenco in cui Pleexy creerà le attività. In questo esempio, sceglieremo Una lista, e la destinazione è Opera.

Infine, scegli cosa accadrà quando apporti modifiche alle attività di Microsoft To Do o OneNote. Per OneNote per Microsoft da fare, puoi controllare cosa fare con un'attività quando viene completata o eliminata in OneNote. E per Microsoft da fare a OneNote, scegli cosa vuoi fare quando completi un'attività nell'app "Da fare".

Salva le modifiche e attiva la connessione. Nello screenshot qui sotto, controlli l'integrazione, modifichi o metti in pausa la connessione ed elimini.

Passa all'app "Microsoft To Do" per vedere le modifiche. Quando completi un'attività qui, viene controllata anche in OneNote.

Crea più connessioni OneNote con To Do

In Pleexy, puoi creare più connessioni tra queste due app. Ecco i motivi:

1. Se utilizzi un account OneNote separato per scopi personali e di lavoro.
2. Imposta regole di sincronizzazione diverse per progetti specifici in OneNote.

Ad esempio, potresti voler sincronizzare le attività per i post del blog in entrambe le app, ma puoi lasciare l'attività deselezionata in OneNote, anche se le hai selezionate in "Attività" per un altro progetto. Creeremo due diverse connessioni in Pleexy seguendo la procedura descritta sopra.

Porta tutte le tue attività a Microsoft To Do

Sia OneNote che To Do sono app complicate, ma funzionano complessivamente in condizioni di flusso di lavoro diverse e in base alle tue esigenze. In casi semplici, puoi aggiungere un'attività da OneNote a To Do, ma non sono perfette e si interrompono se sposti l'attività in un altro elenco.

Pleexy ti consente di sincronizzare le attività in entrambi i modi, indipendentemente dall'elenco delle tue attività e intuitivo da configurare. Dai un'occhiata al pagina delle integrazioni per un elenco di app supportate. Una volta che inizi a usarli, segui i nostri suggerimenti e trucchi per utilizzare Microsoft To Do in modo efficace.

10 suggerimenti Microsoft da fare per una migliore gestione delle attività

Dai un'occhiata più da vicino a Microsoft To Do e dai un'occhiata ad alcuni suggerimenti su come trasformarlo in un potente task manager.

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