L'inserimento di dati su Excel è un compito arduo, soprattutto se hai molte colonne e tonnellate di voci. Può anche confondere gli altri utenti, soprattutto se non hanno familiarità con il tuo foglio di calcolo.
Ma sapevi che puoi creare moduli per semplificare questo compito? Microsoft consente a te o a chiunque altro di aggiungere dati al tuo foglio di calcolo tramite un modulo in una nuova finestra. In questo modo, c'è meno confusione su quali informazioni dovrebbero inserire nel file Excel.
Continua a leggere e scopri come creare un modulo per il tuo foglio di calcolo Excel.
Preparazione dei dati
Prima di iniziare a creare il modulo, devi prima preparare i dati di cui avrai bisogno. Ad esempio, se stai creando un elenco di presenze di studenti, devi prima scrivere le informazioni che richiederai da loro nelle colonne.
Ad esempio, devi avere il loro nome, cognome, numero di studente, indirizzo email e corso; quindi, dovresti elencarli lungo la riga superiore. Questi elementi indicherebbero le colonne in cui i dati inseriti dai tuoi studenti sarebbero compilati.
Se hai intenzione di chiedere ai tuoi studenti di inserire i loro dettagli manualmente, dovranno scorrere fino alla fine del file Excel per trovare una riga vuota. E se stai chiedendo molte informazioni, ad esempio per un annuario, sarebbe facile per uno studente saltare una cella, portando a dati incompleti.
Inserimento di un modulo semplice
Dopo aver preparato tutti i titoli delle colonne, ora puoi iniziare a creare un modulo. Per farlo, seleziona una delle intestazioni di colonna. Vai al Barra di ricerca nella sezione più in alto della finestra di Excel e digita Modulo. Nei risultati di ricerca, sotto Azioni, clicca su Modulo.
UN Microsoft Excel verrà visualizzata una finestra di avviso, che conferma se si desidera utilizzare la riga selezionata come etichette del modulo. Se lo hai già fatto, clicca su ok. Altrimenti, fai clic su Annulla, seleziona le intestazioni di colonna che desideri utilizzare come etichette del modulo e ripeti i passaggi descritti nel paragrafo precedente.
Dopo aver premuto ok, apparirà una finestra del modulo, e il gioco è fatto! Ora sei libero di iniziare a inserire i dati.
Se utilizzerai spesso questo strumento, puoi aggiungere un collegamento a questa funzione nella barra di accesso rapido. Torna al Barra di ricerca e digita Modulo ancora. Ma invece di fare clic con il tasto sinistro del mouse su Modulo risultato, tasto destro del mouse su di esso invece per visualizzare il menu di scelta rapida.
Selezionare Aggiungi alla barra di accesso rapido, e vedrai il Icona del modulo apparire in esso. Quindi la prossima volta che devi aprire lo strumento modulo, tutto ciò di cui hai bisogno è fare clic sul pulsante di scelta rapida.
Aggiunta di nuovi dati
Con la finestra del modulo aperta, vedrai le informazioni che devi inserire nel tuo database. Compila tutti i campi vuoti e, una volta terminato, fai clic su Nuovo. I dati che hai digitato popoleranno automaticamente la parte più in basso della tua tabella e otterrai un nuovo modulo vuoto pronto per essere utilizzato.
Nel caso in cui tu abbia accidentalmente salvato i dati sbagliati, puoi tornare indietro e modificarli. Naviga fino alla voce che desideri modificare premendo il tasto Trova Precedente o Trova il prossimo pulsanti. Quando hai raggiunto l'elemento che desideri modificare, è sufficiente modificare le informazioni nel campo pertinente.
Una volta terminate le correzioni, fare clic su Nuovo o premere accedere sulla tastiera per confermare le modifiche. Ma se hai commesso un errore tipografico e desideri ripristinare la voce precedente, fai clic su Ristabilire Invece. Tuttavia, tieni presente che non puoi annullare le modifiche con Ripristina dopo aver eseguito il commit delle modifiche.
Sfogliare le voci con la finestra del modulo
Ora che hai diverse voci nel tuo foglio di calcolo, puoi utilizzare la finestra del modulo stessa per sfogliare i tuoi dati. Vicino all'angolo in alto a destra della finestra, vedrai il numero di serie dei dati correnti.
Se vuoi vedere le voci prima o dopo la selezione corrente, puoi usare il menzionato in precedenza Trova Precedente e Trova il prossimo pulsanti. In alternativa, puoi utilizzare la barra di scorrimento per scorrere rapidamente più voci.
Per trovare risultati specifici, puoi utilizzare la funzione di ricerca della finestra del modulo. Per accedervi cliccare sul Criteri pulsante proprio sotto, Trova il prossimo. Digita le informazioni che desideri cercare nel campo pertinente, quindi premi accedere sulla tua tastiera.
Imparentato: Come utilizzare la funzione di ricerca Trova e sostituisci in Excel
La finestra ti mostrerà quindi la riga successiva con le informazioni pertinenti. Per sfogliare altri risultati, fare clic su uno dei due Trova Precedente o Trova il prossimo.
Puoi anche utilizzare formule e modificatori per una ricerca più avanzata. Puoi usare il carattere jolly asterisco per cercare una parte del record. Allo stesso modo, puoi anche usare più grande di o meno di segni per cercare valori numerici o di data.
Ad esempio, se vuoi cercare studenti che frequentano un corso BA, puoi inserire BA* nel campo appropriato. La finestra del modulo mostrerà solo gli studenti del tuo foglio di calcolo che stanno prendendo una laurea.
Evitare voci vuote
È inoltre possibile evitare voci vuote accidentalmente aggiungendo utilizzando la funzione di convalida dei dati. Per fare ciò, devi prima selezionare la tabella in cui inserire i dati. Dovresti quindi andare su Dati > Convalida dati.
Il Convalida dei dati si aprirà la finestra. Nel Impostazioni scheda, sotto Permettere menu a discesa, selezionare Lunghezza del testo. Poi sotto il Dati menu a discesa, scegli più grande di. Infine, sotto il Minimo campo, input 1. premere ok.
Questa funzione impedisce agli utenti di inserire un solo carattere in qualsiasi campo, garantendo che i tuoi dati siano completamente compilati.
Imparentato: Come importare dati da moduli di Microsoft Word a un foglio di calcolo Excel
Un modo semplice e veloce per popolare database di grandi dimensioni
Se perdi spesso informazioni sul foglio di calcolo o inserisci i dati sbagliati nelle colonne, è giunto il momento di creare un modulo per te stesso. Questa soluzione rapida e semplice ti assicurerà di ottenere un database accurato.
Sebbene l'esempio sopra mostri solo cinque voci, se stai lavorando su molte voci, come un database di dipendenti aziendali, apprezzerai questa funzionalità su Excel. Fornendoti una finestra indipendente per l'inserimento delle informazioni, puoi evitare di essere strabico con centinaia, se non migliaia, di voci, garantendo allo stesso tempo input di dati accurati e precisi.
Scopri tutto su come unire fogli in Excel e su come combinare più file Excel in uno solo.
Leggi Avanti
- Produttività
- Microsoft Excel
- Suggerimenti per Microsoft Office
- Suggerimenti per fogli di calcolo
Jowi è uno scrittore, un allenatore di carriera e un pilota. Ha sviluppato un amore per qualsiasi cosa PC da quando suo padre ha acquistato un computer desktop quando aveva 5 anni. Da quel momento in poi, ha utilizzato e massimizzato la tecnologia in ogni aspetto della sua vita.
Iscriviti alla nostra Newsletter
Iscriviti alla nostra newsletter per consigli tecnici, recensioni, ebook gratuiti e offerte esclusive!
Clicca qui per iscriverti
