Come migliorare la gestione del tempo con la funzione di consegna ritardata di Outlook

A volte sarà necessario inviare informazioni o inviare aggiornamenti delle attività tramite posta elettronica, ma il momento non è corretto. Invece di rovinare il tuo flusso di lavoro e posticiparlo, puoi utilizzare la funzione di consegna ritardata di Outlook ed essere intelligente con il tuo output.

Che cos'è la consegna ritardata di Outlook?

La funzione di consegna ritardata di Outlook ti consente di decidere quando vuoi che una particolare email venga inviata ai suoi destinatari, invece di inviarla istantaneamente. È uno strumento utile che può darti tranquillità senza compromettere il tuo programma.

Per utilizzare la consegna ritardata, segui questi passaggi:

1. Clic nuova email.
2. Dopo aver scritto la tua email e inserito i destinatari, vai su Opzioni scheda.
3. Clic Consegna ritardata.
4. Sotto Opzioni di consegna, fai clic sulla casella di spunta accanto a Non consegnare prima.
5. Seleziona un Tempo e Data che desideri che la tua email venga inviata.
6. Clic Chiudere.
7. Nell'e-mail, fare clic su Spedire.

Nonostante il clic Spedire, la tua email non verrà inviata fino all'ora e alla data specificate. Ora diamo un'occhiata al motivo per cui potresti volerlo usare.

Regola delle attività di due minuti

La regola delle attività dei due minuti afferma che se hai un'attività nella tua agenda che richiederà solo due minuti per essere completata, dovresti semplicemente eseguirla ora, piuttosto che inserirla nella tua lista di cose da fare. È uno strumento di prioritizzazione facile e veloce, ma non tiene conto di ciò che accade dopo.

Se l'attività di due minuti è un'e-mail che devi inviare, potresti ricevere risposte da questo che non hai tempo per seguire e questo finisce comunque nella tua lista di cose da fare. Per evitare ciò, puoi utilizzare la consegna ritardata per completare l'attività e inviarla quando sai di avere spazio nella tua giornata lavorativa per occuparti di eventuali risposte.

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Puoi anche selezionare la casella di spunta accanto a Usa i pulsanti di voto sul Ritarda la consegnaproprietà finestra se vuoi risposte semplici dai tuoi colleghi, come UNd'accordo, non sono d'accordo, forse.

Invio di annunci

Potrebbe essere necessario fare un annuncio via e-mail che deve essere inviato in un momento specifico. Forse stai aspettando una data o una scadenza specifica e durante quel periodo sarai fuori ufficio o in congedo.

Invece di perdere tempo a chiedere a un collega di inviarlo per te o di inviarlo prematuramente, la consegna ritardata può farlo per te senza dover effettuare l'accesso. Quindi, quando tornerai in ufficio, tutti saranno già pronti. Sopra Proprietà di consegna ritardata, hai anche la possibilità di selezionare il Importanza elenco a discesa, con una scelta di Alto, Basso, e Normale.

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Gestire il tempo di risposta

Fare le cose in modo rapido ed efficace è una testimonianza delle tue capacità; sfortunatamente, manager e colleghi spesso ne approfittano inviandoti più lavoro. Se non vuoi cambiare il tuo modo di lavorare, puoi ritardare le tue email per gestire le aspettative degli altri sulla tua disponibilità.

In alternativa, se devi inviare più aggiornamenti su un progetto, puoi fare clic su casella di spunta accanto a Scade dopo, che metterà un barrato sul titolo del messaggio una volta trascorsa la data di scadenza. Questo dirà a te e ai tuoi colleghi che questa email non è più pertinente e che puoi eliminarla se necessario.

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Ritardo per gestire meglio il tuo tempo

Praticare una buona gestione del tempo a volte significa ritardare gli aggiornamenti e le risposte per anticipare la fretta e può spingerti dal lavoro reattivo alla proattività.

In sostanza, l'utilizzo di Ritardo di consegna in Outlook ti dà il controllo sulla tua reattività mantenendo la calma nella consapevolezza che l'attività è stata completata.

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