Avere gli strumenti giusti a tua disposizione è un buon passo nella giusta direzione. Tuttavia, l'apprendimento di modi diversi di utilizzare ciascuna soluzione digitale nel set di strumenti di collaborazione farà risparmiare tempo e migliorerà la produttività.
In questo articolo, discuteremo di sei modi meno conosciuti per usare Asana, ma prima:
Cosa rende Asana speciale?
Asana è un noto strumento di gestione dei progetti che consente ai team di lavorare insieme come un'unità coesa aiutandoli a monitorare, coordinare e organizzare il lavoro. È efficace perché:
- È un potente strumento pieno di funzioni utili che gli utenti possono utilizzare per una vasta gamma di attività.
- Sebbene la sua gamma di funzioni possa intimidire all'inizio, è comunque abbastanza facile orientarsi.
- Asana ha una casella di posta interna e altre funzionalità che consentono agli utenti di commentare le attività, facilitando la comunicazione tra i team.
- Puoi usare Asana per creare progetti enormi per vedere il quadro generale. È quindi possibile suddividere questi progetti in sezioni, attività e sottoattività per eseguire i dettagli e assegnarli ad altre persone.
- Asana ti consente di sincronizzare e integrare altri strumenti per una maggiore produttività.
Quindi, quali sono alcuni modi diversi per sfruttare queste funzionalità?
1. Sostituisci le email interne
Le e-mail hanno svolto (e stanno ancora svolgendo) un ruolo centrale in molte organizzazioni per la comunicazione. Sebbene sia uno strumento fantastico che può ancora servirti in alcuni casi, puoi ripensare la tua strategia per assicurarti di non fare troppo affidamento sulle e-mail esplorando altri più efficaci alternative di comunicazione interna.
Ad esempio, pensa a tutte quelle volte in cui ti sei sentito sopraffatto dal numero di email nella tua casella di posta. Inoltre, alcune di quelle e-mail contenevano così tante domande/compiti individuali che ti hanno spinto a cambia rapidamente la tua attenzione per rispondere a ciascuno di essi, drenando la tua produttività nel processo. Asana può essere un'alternativa migliore.
Puoi suddividere quelle e-mail di 2000 parole con più punti in attività Asana distinte. In questo modo, tu o chiunque altro potete rivendicare l'attività, lavorarci sopra e contrassegnarla come completata una volta terminata prima di passare a quella successiva.
Per aumentare ulteriormente la tua produttività e una migliore organizzazione, puoi invitare più colleghi a svolgere le attività e assegnare scadenze per stabilire le priorità.
2. Nuova assunzione a bordo
Ci vuole tempo perché un nuovo dipendente si adatti completamente a un nuovo ambiente di lavoro e raggiunga la massima produttività. Spesso hanno bisogno di passare attraverso innumerevoli e-mail per familiarizzare con il loro nuovo ambiente.
Tuttavia, puoi rivedere il tuo processo di onboarding utilizzando Asana per garantire una transizione graduale in meno tempo.
Crea un progetto e chiamalo "[Nome dipendente] Modello di onboarding“. Quindi, crea sezioni come le politiche aziendali, i tutorial pratici, le domande frequenti, ecc. Ora, compila ogni sezione con tutte le informazioni pertinenti e le istruzioni chiare di cui il nuovo dipendente potrebbe aver bisogno.
Puoi anche invitare altri colleghi esperti nel tuo posto di lavoro a fornire feedback e aggiornare il tuo progetto di conseguenza. Una volta che hai coperto tutto, salva il progetto come modello per un uso futuro, ogni volta che hai un nuovo noleggio.
3. Condivisione della conoscenza
Uno dei modi migliori per garantire la crescita e il successo della tua organizzazione è costruire su basi solide come la collaborazione e condivisione della conoscenza creare team coesi che mirano a raggiungere un obiettivo comune.
Puoi creare un progetto su Asana per l'istruzione per promuovere lo scambio di idee, abilità e competenze. I membri del team possono utilizzare questo progetto per condividere articoli, podcast, video e altri materiali didattici pertinenti che possono essere utili nella tua organizzazione.
Se il tuo posto di lavoro ha molti reparti, puoi attribuirli a una sezione specifica per una migliore organizzazione.
Puoi anche taggare persone specifiche usando @[nome] ogni volta che condividi qualcosa che è prezioso solo per loro o per informazioni sensibili al fattore tempo. Infine, incoraggia i tuoi colleghi a condividere e rivedere regolarmente le risorse di questo progetto.
4. Pianificazione di eventi
Pianificare qualsiasi evento è sempre un'attività frenetica. Ci sono molte parti mobili che devi monitorare e completare. Per fortuna ce ne sono tanti software di pianificazione di eventi puoi usare per aumentare la tua produttività.
Sebbene Asana non sia un software di gestione degli eventi convenzionale, ormai avrai notato che è piuttosto versatile e puoi usarlo per qualsiasi cosa.
Detto questo, puoi iniziare creando un progetto per il tuo evento e nominandolo. Se pianifichi l'evento con altre persone, puoi invitarle a seguire gli aggiornamenti e a lavorare su attività specifiche. Proprio come prima, puoi dividere il tuo progetto in sezioni, come il budget, il piano promozionale e l'arredamento, che utilizzerai per aggiungere attività specifiche e correlate.
Puoi assegnare ogni attività a una persona specifica, allegare file pertinenti per ulteriori informazioni e aggiungere una data di scadenza.
5. Calendario dei contenuti
Asana è uno strumento eccellente per gestire la produzione di contenuti del tuo blog e tenere traccia delle scadenze.
Per iniziare, puoi utilizzare il modello di calendario editoriale di Asana o creare un nuovo progetto da zero e dividilo in sezioni di cui vorresti scrivere, come affari, salute, produttività, tecnologia, eccetera. Ora aggiungi titoli specifici in ogni sezione, assegnali ai tuoi autori di contenuti e imposta una data di scadenza.
In alternativa, puoi chiedere ai tuoi autori di presentare le loro idee e attendere la tua approvazione prima che inizino a trattarle. Puoi anche utilizzare Asana per indicare la fase del contenuto, ad esempio, non redatto, in revisione, pubblicato, ecc., Per maggiore chiarezza.
6. Idee di brainstorming
Le sessioni di brainstorming di gruppo sono efficaci nel promuovere la condivisione delle conoscenze e il pensiero creativo. Tuttavia, hai ancora bisogno degli strumenti giusti per potenziare i tuoi team.
Puoi creare un progetto di brainstorming Asana e dare accesso a tutti i partecipanti aggiungendoli come project manager. Se hai intenzione di discutere diversi argomenti durante la sessione di brainstorming, puoi dividere il tuo progetto in sezioni.
Ora, incoraggia tutti ad aggiungere quante più idee possibile come attività. Una volta terminato il tempo assegnato per questo esercizio, puoi scegliere il migliore o far partecipare tutti facendo clic sul pollice in su all'interno dell'attività che ha l'idea migliore.
Asana è un concentrato di produttività
Questi sono solo alcuni modi unici per usare Asana. Puoi incorporare queste idee per aumentare la tua produttività o usarle come ispirazione per creare i tuoi progetti Asana.
Sebbene abbia molte funzionalità progettate per i team, puoi utilizzarlo anche per i tuoi obiettivi personali.
Trello è un efficace strumento di gestione delle attività che puoi utilizzare per aumentare la tua produttività a casa e al lavoro. Ecco alcuni modi creativi per usarlo.
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Loic è uno scrittore di contenuti freelance presso MakeUseOf e uno studente per tutta la vita. Dal 2016 insegue la sua passione per la scrittura. Gli piace provare nuovi gadget tecnologici e software con il potenziale per aiutare gli utenti a diventare più produttivi.
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