Come migliorare l'organizzazione utilizzando scadenze morbide

Avere scadenze da rispettare fa parte della vita quotidiana per la maggior parte di noi. Potrebbe essere che tu abbia un compito universitario dovuto, un progetto al lavoro o una dichiarazione dei redditi da completare; in ogni caso, tutti questi hanno una data di fine verso la quale lavori.

Per la maggior parte, le scadenze ti danno la pressione per fare le cose. Tuttavia, se vuoi usarlo a tuo vantaggio e organizzare meglio il tuo tempo, le scadenze morbide potrebbero essere il trucco.

La differenza tra scadenze soft e hard

La maggior parte delle volte, le scadenze sono stabilite per noi; il tuo capo o tutor ti dà una data di completamento per un lavoro che è definitivo e non puoi fare alcuna revisione dopo questo tempo. Questa è una scadenza difficile e il consenso è che ci saranno alcune conseguenze se non la rispetti.

Alla fine, tutto ha bisogno di una scadenza rigida perché significa che le cose vengono finite e deve esserci un punto in cui un lavoro finisce. Ti forniscono chiare aspettative dal tuo superiore e ti danno l'autonomia di utilizzare quel lasso di tempo come ritieni opportuno.

Le persone lavorano di più quando sono sotto pressione e le scadenze sono un ottimo modo per sfruttare questo fenomeno. È per questo che le persone lavoreranno di più negli ultimi giorni o nelle ore che precedono la data di fine. Ad esempio, se devi inviare un incarico tra due mesi, è improbabile che tu faccia molto lavoro in quel primo mese.

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Ecco perché scadenze rigide possono essere improduttive; senza abbastanza pressione, potresti finire per perdere tempo prezioso e affrettarti a completare il tuo lavoro all'ultimo minuto, trascurando altre responsabilità. Può anche essere stressante.

D'altra parte, le scadenze morbide vengono fissate prima della scadenza rigida, con il presupposto che concluderai il tuo progetto con del tempo a disposizione. Ad esempio, se la scadenza rigida è tra due mesi, la scadenza morbida potrebbe essere tre settimane prima.

Puoi creare le tue scadenze personali e l'utilizzo di questo approccio ti garantisce la spinta sufficiente per portare a termine il lavoro senza lo stress dell'ultimo minuto.

Vantaggi dell'utilizzo di scadenze flessibili

Impostare una scadenza morbida non significa che funzionerà automaticamente. Affinché tu possa trarne vantaggio, devi impegnarti a farlo. È inutile stabilirli se hai intenzione di ignorarli a favore della dura scadenza.

Tuttavia, se fatte correttamente, le scadenze personali possono portare molti vantaggi:

• Migliore gestione del tempo e meno tempo sprecato
• Più responsabilità per le tue altre responsabilità
• Migliore organizzazione con i tuoi progetti
• Un senso di proprietà sul tuo tempo e sul tuo lavoro
• Crea fiducia
• Raggiungimento più rapido con il tempo per pensare in modo creativo

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Una volta rispettata la scadenza morbida, hai tempo per fare revisioni e perfezionare il tuo lavoro con un sacco di tempo prima che debba essere consegnato. Inoltre, avrai la flessibilità di inviarlo quando sarai soddisfatto del risultato e di occuparti di qualsiasi altra urgenza che si presenti.

Come impostare scadenze morbide in modo efficace

Quindi, come si imposta una scadenza morbida? La chiave è avere in mente un lasso di tempo realistico, che sai che sarai in grado di rispettare in modo affidabile. È inoltre necessario assicurarsi che non sia troppo vicino alla scadenza rigida.

Il parametro ideale per impostare una scadenza flessibile è sottrarre il 25% del tempo dalla scadenza rigida, ma questo può variare a seconda dei propri vincoli. Alcune cose da considerare sono:

• Se hai altri progetti in scadenza e quanto è pesante il tuo altro carico di lavoro
• Quanto è lontana la dura scadenza?
• Qual è il tuo punto debole per la pressione produttiva
• Se stai lavorando al progetto con altre persone, come puoi aggirare questo problema?
• Quanto è grande o piccolo il tuo progetto

Una volta ottenute queste risposte, puoi individuare la data di completamento personale più pratica e iniziare.

Per garantire che tu ti attenga al tuo obiettivo personale, dovresti fare un'analisi di come lo gestirai. Trello è un'applicazione ideale per questo, poiché utilizza un semplice layout di scheda che puoi manipolare per adattarlo alle tue esigenze.

Dopo aver creato il tuo spazio di lavoro Trello, apri il barra laterale e sotto Le tue tavole, clicca il Più firma per Crea una nuova bacheca. Puoi iniziare con un modello, ma una lavagna vuota va bene.

Una volta che hai nominato e creato la tua bacheca, dovrai dividere il tuo tempo tra ora e la tua scadenza morbida in settimane creando un nuova lista per ogni settimana hai:

1. Clic Aggiungi un altro elenco
2. Nella prima lista, dove c'è scritto Inserisci il titolo dell'elenco, genere Settimana 1
3. Ripeti questi passaggi per il numero di settimane che hai nel tuo programma

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Ora puoi iniziare a tracciare quali aspetti del progetto completerai ogni settimana. Per farlo, seleziona Aggiungi carta sotto la settimana che vuoi, Inserisci un titolo per questa carta e clicca Aggiungi carta.

Scomponi ogni fase del tuo progetto su cui devi lavorare. Ad esempio, se si segue una sequenza temporale di tre settimane, la settimana iniziale dovrebbe essere assegnata alla pianificazione e generare idee, il secondo dovrebbe essere per l'esecuzione di quei piani e progetti, e il terzo dovrebbe essere per ritocchi.

Se vuoi conservare tutto il tuo lavoro in un unico posto, puoi caricare file su ogni scheda che crei in Trello facendo clic sulla scheda che desideri modificare e selezionando Allegati. Puoi anche creare Liste di controllo e aggiungi Date, se questo aiuta.

Usa le scadenze a tuo vantaggio

Ora che hai la tua scadenza morbida, puoi stare tranquillo sapendo che il lavoro viene svolto con tempo libero. La parte migliore è che ora puoi scegliere cosa fare con quello spazio extra.

L'utilizzo di scadenze morbide come pratica regolare con il tuo lavoro ti consente di esercitare una migliore organizzazione e, nel caso in cui dovessero sorgere problemi durante gli ultimi giorni o ore, sei già coperto.

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