5 suggerimenti per utilizzare Google Task in modo efficace

Google Task ha fatto passi da gigante. Ha cercato di arricchirsi in termini di funzioni aggiungendo nuove funzionalità alla piattaforma. Forse ti sei chiesto come utilizzare Google Task in modo efficace o come usarlo come app per la produttività?

Bene, puoi utilizzare alcuni suggerimenti che possono sicuramente renderti più coinvolto con Google Task. Questi suggerimenti sono solo funzionalità che possono trasformare Google Task in un'app per la produttività. Diamo un'occhiata:

1. Aggiungi e rimuovi attività ricorrenti

Potresti non avere familiarità con questo suggerimento poiché ha un uso più personale che professionale. Google Task ti consente di impostare attività ripetute. Per aggiungere un'attività ripetuta, devi solo premere il pulsante Rpulsante ripeti sotto l'opzione Aggiungi attività. Apparirà una finestra di dialogo che ti chiederà di aggiungere dettagli.

Aggiungi qualcosa di semplice come portare fuori la spazzatura regolarmente, che è un'attività che devi fare spesso. Se modifichi questa attività, sarai in grado di impostare un'ora e una data prima di premere invio.

Puoi iniziare a farlo ogni domenica. Portare fuori la spazzatura la domenica sera è in genere il momento in cui vuoi farlo. Ora puoi vedere che c'è una funzione di ripetizione nella parte inferiore della pagina.

Pertanto, puoi pianificare questa attività in modo che si verifichi ogni domenica. È possibile selezionare più opzioni, ad esempio per giorno, settimana, mese o anno. Qui, desideri farlo ogni settimana, quindi scegli la domenica. Sarà il 10 ottobre, quindi seleziona Ok.

Ora è lì per te. Se vai su Le mie attività, la tua attività appare lì il 10 ottobre, domenica. Vedrai anche la piccola icona lì. Ciò indica che si tratta di un'attività ricorrente. Contrassegnandolo come completo, scompare dall'elenco delle attività ma riapparirà qui domenica.

Sotto, troverai sempre l'area Completato. Per rimuovere il ripetitore, vai alla sezione Completato dove puoi rimuovere le attività future.

2. Aggiungi un'ora di data di scadenza

Anche la possibilità di aggiungere un'ora di scadenza specifica viene utilizzata raramente. Questo è diverso dalla possibilità di aggiungere una data di scadenza. Immagina di voler inviare un'e-mail a Susan domattina. Non è sufficiente impostarlo semplicemente per l'8 ottobre, dovrai assicurarti di farlo prima di mezzogiorno. Puoi farlo selezionando Tempo impostato dal menù. Puoi inserire la data come testo o semplicemente digitandola, diciamo le 10 del mattino. Quindi, fare clic su OK.

Ora puoi vederlo sul lato sinistro nella barra delle attività. Anche il tuo calendario lo mostrerà. Il calendario delle attività all'interno di Google Calendar mostra tutto ciò che ha un'ora specifica se è abilitato. Quindi, oltre a ricevere un promemoria, lo vedrai anche sul tuo calendario.

3. Crea sottoattività

Spesso gestirai un progetto all'interno di Google Tasks o un'attività dovuta di qualche tipo. L'unica differenza questa volta è che sarai in grado di aggiungere attività secondarie facendo clic sul menu a tre punti.

Le sottoattività appariranno sotto l'opzione Aggiungi data/ora. Sarà molto simile a un mini compito. Mini attività 1, Mini attività 2 e Mini attività 3. Le altre attività che aggiungi all'elenco delle attività si faranno strada come parte di questo mini-progetto. Puoi aggiungerli lì.

Questo è qualcosa di molto potente. L'attività appare come un'attività separata quando la guardi nel pannello laterale Attività. Di conseguenza, puoi accedere a Mini Task e assegnargli una data di scadenza specifica. Puoi dare maggiori dettagli e specificare nello specifico dettagli per questo particolare compito. Rimarranno sempre insieme, però.

In altre parole, se gli dai una data di scadenza come la fine della settimana, non si staccherà dalle altre sottoattività. Nonostante alcuni non abbiano una data di scadenza, si tratta di attività secondarie ancora collegate. Puoi anche iniziare a spuntarli mentre li completi. Supponiamo che tu abbia completato prima l'attività numero due, puoi prima interromperla. Quindi non c'è un ordine necessario che dovresti seguire perché questo funzioni.

4. Usa più elenchi

Puoi creare più elenchi in Google Task. Google crea un elenco di Le mie attività per impostazione predefinita, ma puoi creare anche altri elenchi. Per creare un nuovo elenco, fai clic sulla freccia a discesa a lato di Le mie attività e premi Crea nuovo elenco.

Ad esempio, puoi chiamare questo elenco nuovo di zecca e premere Fatto. Puoi quindi separare i tuoi elenchi personali e commerciali.

Ora puoi controllare l'elenco Nuovo di zecca. Attualmente è vuoto. Sentiti libero di aggiungere una nuova attività per altri giorni.

Immagina di aver creato questa attività, ma poi te ne sei completamente dimenticato. Quello che volevi era aggiungerlo a Le mie attività. Fortunatamente, è abbastanza facile.

Se vai al menu a tre punti, vedrai tutti i tuoi elenchi. È possibile selezionare l'elenco particolare in cui spostare l'attività.

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5. Crea attività da Gmail

Ci sono momenti in cui vorresti trasformare un'email in un'attività nel tuo Gmail. C'è una piccola icona con un segno di spunta nella parte superiore di ogni e-mail e puoi sceglierla per aggiungerla a un'attività.

La barra delle applicazioni viene visualizzata automaticamente e l'e-mail viene aggiunta come attività. L'attività è anche etichettata per impostazione predefinita. E sotto Data/Ora, utilizzerà la riga dell'oggetto dell'e-mail come titolo dell'attività.

Quindi puoi aggiungere ulteriori dettagli se lo desideri. Certo, puoi entrare qui e rinominare questo. Il vero vantaggio è che ti darà un collegamento diretto a questa email. Quindi puoi tornare indietro e consultarlo quando vuoi.

Diciamo che ti imbatti in questo nella tua lista di cose da fare e pensi: "Quali erano le attività in quell'e-mail?"

Sul lato sinistro dello schermo, fai clic sul collegamento che legge la riga dell'oggetto dell'e-mail. Questo aprirà immediatamente la finestra di Gmail e l'e-mail in questione. Puoi convertire qualsiasi e-mail in un'attività selezionando il pulsante con il segno di spunta sulla tua e-mail. Questo è uno strumento davvero potente che fa risparmiare tempo.

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Google Tasks è più di una semplice app per l'elenco delle cose da fare

Oltre ad essere un'app per l'organizzazione e l'elenco delle cose da fare, Tasks può anche fungere da app per la produttività. È fantastico in quanto le funzionalità sono abbastanza semplici e rapidamente accessibili. Inoltre, puoi utilizzare Tasks anche con altre app come Google Calendar e Gmail.

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