Come aumentare la produttività sul posto di lavoro con la condivisione delle conoscenze

Viviamo in un'epoca in cui l'accesso alle informazioni e alla conoscenza è più facile che mai e possiamo ringraziare la tecnologia per questo.

Tuttavia, la condivisione delle conoscenze non è sempre una pratica standard sul posto di lavoro a causa della comunicazione interna poco chiara, dell'accumulo di conoscenze e della mancanza di strumenti digitali pratici.

In questo articolo discuteremo del motivo per cui è necessario migliorare la condivisione delle conoscenze e di come ottenerla sul posto di lavoro.

Che cos'è la condivisione della conoscenza sul posto di lavoro?

La condivisione delle conoscenze consiste nello scambio di informazioni tra persone, team o reparti per migliorare la collaborazione e raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. È probabile che assumi dipendenti specifici da un ampio gruppo di persone a causa della loro conoscenza in un particolare campo e del modo in cui lo utilizzeranno nella tua organizzazione.

Ora, immagina quanto può essere utile quella conoscenza una volta che questi individui iniziano a condividere le loro competenze e a lavorare come un'unità. La condivisione delle conoscenze aiuta a creare una forza lavoro più coinvolta aumentando la creatività, l'innovazione, la collaborazione e la produttività.

Ecco perché è fondamentale creare un sistema efficace per gestire, condividere e utilizzare le conoscenze all'interno della tua organizzazione. Ecco alcuni suggerimenti e strumenti per aiutarti a raggiungere questo obiettivo:

1. Crea un Wiki interno aziendale

In senso generale, la tecnologia ha notevolmente potenziato l'accessibilità delle informazioni e delle conoscenze sul posto di lavoro. Tuttavia, i dipendenti trascorrono ancora molto tempo nel tentativo di trovare informazioni specifiche.

Come mai? Ciò è in parte dovuto al fatto che le informazioni aziendali vengono diffuse in diversi strumenti di comunicazione interna come le e-mail, rendendo difficile trovare e aggiornare le informazioni, integrare efficacemente i nuovi dipendenti o rispondere una volta per tutte alle domande comuni.

Puoi evitare questa perdita di tempo e produttività e aumentare la condivisione delle conoscenze centralizzando le informazioni in un wiki interno.

Una wiki interna è un'enciclopedia centralizzata di un'azienda che i dipendenti possono utilizzare per creare, organizzare e condividere le conoscenze per aiutare tutti a svolgere il proprio lavoro in modo produttivo. Il wiki interno della tua azienda può includere verbali delle riunioni, politiche aziendali, notizie aziendali, procedure operative standard, tutorial sul software aziendale e altro ancora.

Anche se potrebbe sembrare un'impresa complicata, puoi utilizzare strumenti wiki interni come Guru per creare una knowledge base di facile accesso, modifica e navigazione. Guru ti consente di integrare altri strumenti di gestione e comunicazione della conoscenza per avere tutte le informazioni rilevanti in un unico posto.

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2. Riduci le barriere di comunicazione

Migliorare la condivisione delle conoscenze all'interno della tua organizzazione significa anche creare ponti di comunicazione tra dipendenti di diversi reparti, team remoti e leadership. È fondamentale ridurre il più possibile le barriere comunicative per evitare che i membri del team si sentano distaccati l'uno dall'altro.

Puoi raggiungere questo obiettivo utilizzando un software di comunicazione sul posto di lavoro in tempo reale come allentato. Questo strumento consente efficacemente la comunicazione one-to-one e la collaborazione interfunzionale tra diversi dipartimenti attraverso i canali Slack per facilitare la condivisione delle conoscenze.

Slack ti permette di salva messaggi e filee trovali rapidamente tramite la ricerca. Puoi anche utilizzare questi suggerimenti avanzati per la ricerca di Slack per risparmiare più tempo.

Inoltre, puoi introdurre a refrigeratore d'acqua virtuale canale per i colleghi per interagire durante le pause o dopo il lavoro, condividere idee, conoscere nuovi assunti, ecc., per creare una cultura di facile comunicazione e apertura.

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3. Sfrutta le riunioni silenziose

Uno dei motivi principali per cui le riunioni silenziose possono aiutare aumenta la collaborazione e la produttività dei tuoi team è perché promuovono un'efficace condivisione delle conoscenze.

Ciò è possibile poiché i membri del team utilizzano la maggior parte del tempo assegnato per condividere idee scrivendo, superando così i pari pressione o i rischi che le persone più esplicite mettano in ombra i loro colleghi introversi durante i periodi convenzionali (verbali) incontri.

Le riunioni silenziose possono essere particolarmente utili per il brainstorming di idee, poiché tutti i partecipanti hanno lo stesso tempo per riflettere e condividere le conoscenze in modo efficace.

4. Valuta il tuo processo di onboarding

Lavorare in un nuovo ambiente può essere un'esperienza intimidatoria per la maggior parte delle persone. I nuovi assunti hanno spesso bisogno di tempo per ambientarsi nel loro nuovo ambiente, acclimatarsi a nuovi ruoli, responsabilità e team.

Fortunatamente, assegnare i nuovi assunti a un mentore o avere un processo di onboarding efficace per facilitare il flusso di informazioni può aiutare a superare queste sfide.

Questo è il motivo per cui è fondamentale rivisitare il tuo processo di onboarding attraverso la lente della condivisione delle conoscenze, poiché ti offre l'opportunità perfetta per radicare i suoi valori all'interno della tua organizzazione. Ciò aiuterà i nuovi dipendenti a sapere che le loro intuizioni sono preziose e si sentiranno più a loro agio nel condividerle fin dal primo giorno.

Detto questo, valuta il tuo processo di onboarding per determinare come puoi aggiungere ulteriori opportunità di condivisione delle conoscenze. Ad esempio, puoi creare una guida alla formazione nella tua wiki interna per i nuovi assunti, incluse informazioni pertinenti come tutorial pratici, politiche e aspettative aziendali, dichiarazioni di missione, ecc.

Inoltre, puoi utilizzare strumenti come Ciambella su Slack per accoppiare i nuovi assunti con mentori o compagni di onboarding per dare loro un caloroso benvenuto, condividere conversazioni casuali per aiutare a infondere un senso di appartenenza e creare connessioni significative.

Avere team coesi che lavorano insieme senza soluzione di continuità su progetti diversi è fondamentale in qualsiasi organizzazione fiorente. Puoi raggiungere questo obiettivo creando una cultura collaborativa che consenta ai membri del team di condividere idee, conoscenze e abilità per raggiungere un obiettivo comune.

Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano a migliorare la collaborazione portando persone diverse a lavorare su un progetto, tenere traccia dei loro progressi, aggiungere informazioni pertinenti e comunicare.

Puoi utilizzare strumenti di gestione del progetto come Asana per mantenere aggiornati tutti i membri del tuo team per garantire che lavorino in sinergia. Asana consente a tutti di accedere, trovare e condividere facilmente le informazioni in un unico posto. Questo strumento può migliorare la produttività del tuo team aiutandoti a organizzare tutti i tuoi progetti e sapendo su cosa stanno lavorando tutti per evitare di duplicare gli sforzi.

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Migliora la produttività del tuo posto di lavoro con la condivisione delle conoscenze

La condivisione della conoscenza è uno dei pilastri di qualsiasi organizzazione produttiva.

Puoi utilizzare i suggerimenti e gli strumenti di cui sopra per aumentare il coinvolgimento e la produttività del tuo team continuamente incoraggiare i dipendenti esistenti a condividere le conoscenze e instillare questo valore nelle nuove assunzioni dal cominciare.

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