Le 10 best practice che ogni utente di SharePoint dovrebbe conoscere

SharePoint fa parte di Microsoft 365 che consente di gestire documenti e contenuti in modo professionale. Che tu sia un amministratore o un utente finale, conoscere e implementare le migliori pratiche garantirà che tutti possano utilizzare il contenuto senza alcuna difficoltà.

In questo articolo imparerai come utilizzare SharePoint nel modo più efficace.

1. Dai consistenza ai nomi dei file

La costanza è la chiave del successo, ed è vero anche in caso di SharePoint. Poiché SharePoint può archiviare numerosi documenti, è necessario avere coerenza nella denominazione dei file.

Potresti aver notato che alcuni risultati di ricerca contengono nomi di file oscuri. Di conseguenza, è necessario aprire ciascun file per trovare quello desiderato. Questo è un lavoro scrupoloso e ti rende improduttivo. Inoltre, trovare il file appropriato da migliaia di documenti può diventare quasi impossibile se diversi compagni di squadra seguono stili di denominazione diversi.

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Poiché SharePoint è una piattaforma condivisa, discutere con gli altri per scegliere una convenzione di denominazione. Pertanto, tu e i tuoi colleghi potete trovare rapidamente qualsiasi file o documento.

2. Contrassegna documenti

Nonostante segua un'unica convenzione di denominazione, potresti avere problemi a trovare il documento richiesto. Affinché Microsoft Search ti mostri risultati più specifici e pertinenti, tagga i tuoi documenti. Il tagging funziona in modo simile al genere di un film o di un canale di una serie TV.

Ti aiuterà a individuare tutti i file che appartengono alla stessa categoria. Per aggiungere un tag, vai in una libreria e aggiungi un nuovo campo categoria come data di creazione, ultima modifica, ecc. Ora, per ogni documento, includi i dati corrispondenti che funzioneranno come tag. In questo modo, otterrai risultati precisi da SharePoint.

3. Documenti protetti utilizzando la funzione di blocco

La sicurezza dei dati di SharePoint non si basa solo sugli amministratori dell'infrastruttura IT. Come utente finale, anche tu puoi fare la tua parte bloccando i documenti. Questa funzione garantisce che nessuna persona non autorizzata possa apportare modifiche a file o documenti condivisi.

Attivando la funzione di gestione dei record integrata, puoi bloccare e sbloccare un documento. Inoltre, SharePoint visualizzerà un'icona accanto al suo nome in modo che tutti siano a conoscenza del suo stato speciale. Puoi aggiungere questa impostazione al flusso di lavoro che blocca automaticamente il documento dopo l'approvazione.

4. Copia rapidamente elenchi e librerie

Creare un elenco o una raccolta, aggiungere i relativi metadati, creare visualizzazioni: il processo completo di creazione di una raccolta o di un elenco in SharePoint richiede molte ore. Questo compito frenetico può essere banale se devi creare questi elenchi o raccolte più volte.

Pertanto, dovresti sapere che è possibile copiare l'elenco da qualsiasi sito di SharePoint con accesso corretto. Inoltre, il processo di copia è semplice e puoi copiare quasi la configurazione completa. Copiare la formattazione per raccolte o elenchi aiuta a risparmiare tempo sul nuovo progetto.

5. Impara a ripristinare i dati della libreria persi

La cancellazione accidentale di dati cruciali può causare danni irreparabili al tuo team. Pertanto, è necessario conoscere le basi del ripristino dei dati cancellati e persi dalla libreria di SharePoint.

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Se lo sai, non devi dipendere da nessun altro per il recupero dei dati. Quindi, finisci per risparmiare tempo e altre persone che potrebbero lavorare con te in questo compito non produttivo.

Innanzitutto, crea un criterio di ripristino dei dati per SharePoint e applicalo correttamente. Il processo di ripristino ti consentirà di ripristinare i dati per un certo periodo. Ricorda che il ripristino dei dati da un momento precedente significa che perderai le modifiche apportate dopo tale periodo.

6. Gestisci la richiesta di accesso

Immagina di aver condiviso un link con un collega via e-mail e di essere partito per la giornata. Quando quella persona prova ad aprire il collegamento, scopre di non avere accesso a quel file. Ovviamente, possono chiedere l'accesso ai file, ma non hanno idea di chi possa condividere l'approvazione e i tempi di consegna. A volte, più proprietari di siti del team possono ricevere notifiche sulle richieste di accesso ai file.

È anche possibile che ognuno di loro pensi che altri accetteranno la richiesta. Di conseguenza, la persona che ha chiesto l'accesso potrebbe non ricevere mai una risposta. Per evitare tali problemi, puoi impostare un'e-mail di supporto specifica per rispondere a tali richieste.

7. Limita il permesso della biblioteca

L'autorizzazione di massa per accedere alla biblioteca è dannosa per la sicurezza dei dati. Per evitare tali scenari, è necessario limitare l'accesso alla raccolta su qualsiasi sito di SharePoint.

Se disponi di librerie a cui deve accedere solo il team delle risorse umane, puoi impedire ad altri di accedere a quel sito di SharePoint. Per questo, nomina la biblioteca e menziona il suo stato speciale nella sua descrizione.

8. Utilizzare i siti hub per classificare i siti del team

Potrebbe essere difficile trovare siti di categorie simili dall'intera raccolta di siti di SharePoint. Tuttavia, è possibile raggruppare siti simili o correlati tramite un gruppo virtuale denominato siti hub.

Ad esempio, se devi condividere un sito di ogni progetto con i tuoi clienti, puoi creare un sito hub e raggruppare tutti i siti al suo interno. Pertanto, individuare e condividere siti simili diventa semplice e richiede meno tempo per tutti.

9. Sapere quando utilizzare diversi tipi di siti

Durante l'utilizzo di SharePoint, ti imbatterai in due modelli di siti principali. Questi sono chiamati il ​​sito del team e il sito di comunicazione. Entrambi i tipi hanno un utilizzo diverso e devi sceglierne uno in base al tuo progetto.

Se vuoi condividere un annuncio o una promozione con i tuoi compagni di squadra, utilizzare un sito di comunicazione è un'ottima idea. È l'ideale quando hai più lettori/dipendenti rispetto ai contributori.

Il sito della squadra è adatto per la collaborazione di progetto con una piccola squadra. Inoltre, usalo quando hai numerosi contributori.

10. Configurazione di visualizzazioni personalizzate

Una caratteristica di SharePoint di cui potresti essere a conoscenza è la creazione di visualizzazioni personalizzate in base alla tua scelta. Inoltre, SharePoint offre diversi filtri e interruttori per la gestione dei documenti. Ti consente di visualizzare ulteriori dettagli sui metadati, filtrare i file di tua scelta, ordinare i file in vari ordini, raggruppare i file in uno o più gruppi, ecc.

Ogni membro del team può creare una vista personalizzata accessibile solo a loro. Non ostacola la visualizzazione della libreria per tutti. Inoltre, puoi creare una visualizzazione pubblica se hai compagni di squadra con requisiti di visualizzazione simili.

SharePoint reso facile

SharePoint è tutto incentrato sulla gestione dei contenuti e non dovrebbe essere complicato e banale. Tu e il tuo team potete ottenere il meglio da SharePoint seguendo le pratiche standard sopra menzionate.

Se sei un principiante, questi sono i consigli ideali per iniziare a utilizzare lo strumento in modo produttivo e senza ingombri. Inoltre, le best practice di SharePoint ti aiutano a fare le cose senza sforzo.

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