Come proteggere efficacemente un sito del team di SharePoint: 11 suggerimenti

La sicurezza dei dati è diventata una preoccupazione nel moderno settore IT. A parte le violazioni dei dati, fai attenzione alla perdita di dati accidentale e intenzionale e alla cancellazione dei dati.

Poiché i siti del team di SharePoint archiviano dati sensibili, è necessario proteggerli da eventuali minacce interne o esterne. In questo articolo condivideremo alcuni suggerimenti per proteggere i siti del team di SharePoint che funzionano.

1. Assegna un amministratore per sito del team

Un errore che spesso porta alla perdita di dati è rendere più persone l'amministratore di un sito del team. Se crei cinque amministratori, come saprai chi è responsabile della cancellazione del sito o della condivisione non autorizzata? Per evitare tali problemi, assicurati che un sito del team disponga di un unico amministratore.

Questo metodo non solo ridurrà la possibilità di fughe di dati, ma limiterà anche le persone con accesso completo al SharePoint sito web o gruppo di siti.

2. Whitelist IP e posizioni specifici

Mentre la lista nera di un numero fastidioso potrebbe funzionare per il tuo telefono, nel caso dei dati del sito del team di SharePoint, deve essere nella lista bianca. Potresti non conoscere l'IP e la posizione dei criminali, ma sicuramente conosci la tua posizione e il tuo IP. Devi designare l'approvazione per l'IP da cui tu e il tuo team accedete al sito del team di SharePoint.

L'implementazione di questo metodo potrebbe non essere l'idea migliore se si dispone di un team remoto che lavora da postazioni distribuite. Tuttavia, puoi sempre autorizzare le posizioni designate per ridurre al minimo la possibilità di violazione dei dati.

3. Abilita il processo di conservazione automatica dei dati

La perdita di dati non sempre deriva dalla cancellazione accidentale dei dati. Puoi eliminare un insieme di dati, pensando che non sia necessario. Ma, in seguito, venite a conoscenza della sua importanza.

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In tali scenari, la conservazione automatica dei dati può tornare utile. Imposta una comoda politica di conservazione dei dati per evitare l'eliminazione involontaria e altri casi.

A seconda delle tue esigenze, puoi applicare criteri basati su etichette per un file, una cartella o una raccolta. Puoi anche impostare una politica per l'intero sito.

4. Personalizza sempre le impostazioni di condivisione

La condivisione può sembrare una questione banale nella cultura dell'ufficio e la maggior parte delle persone non vi presta molta attenzione. Quando si tratta delle autorizzazioni di condivisione di SharePoint, è una storia diversa. Ti consente di condividere un elemento utilizzando un singolo collegamento con chiunque all'interno di SharePoint.

Poiché contiene un rischio vitale per la sicurezza, è necessario gestirlo tenendo a mente tutte le possibilità e le considerazioni. Rivedi tutti i permessi di condivisione impostati sui vari livelli e personalizza quelli necessari.

5. Controlla i permessi di accesso al sito

Se si desidera rafforzare la sicurezza del sito del team di SharePoint, è necessario controllare chi accede a quale sezione di esso.

A volte, gli utenti hanno autorizzazioni più elevate di quelle di cui hanno effettivamente bisogno. La tua libreria di contenuti di SharePoint sarà a rischio se concedi un accesso eccessivo rispetto a quanto effettivamente richiesto.

6. Abilita i documenti solo per il pubblico mirato

Il targeting per pubblico è una funzione che ti consente di accedere ai contenuti a un insieme di utenti in base ai loro ruoli. Sebbene non sia una funzione di sicurezza, garantisce che un membro del team veda ciò che deve vedere e nient'altro.

In questo modo, puoi salvare i dati del sito del team da accessi non autorizzati. Questa funzione è disponibile per la navigazione, le pagine e i documenti.

7. Proibisci la sincronizzazione della libreria per i dati riservati

Sai che la sincronizzazione dei dati sensibili con il tuo sistema locale li rende vulnerabili alla perdita di dati? Numerose eliminazioni accidentali di dati si verificano quando gli utenti di SharePoint sincronizzano le raccolte di documenti con i computer locali ed eliminano tutti i dati di C: Drive.

Inoltre, non ricevi nemmeno un avviso durante l'eliminazione dei dati di SharePoint dalla libreria locale sincronizzata. Disabilita la sincronizzazione della libreria per evitare tali eventi disastrosi e mantenere i dati del sito del tuo team al sicuro.

8. Regola la modifica della pagina

Potresti voler prestare attenzione mentre consenti ad altri di modificare la pagina del sito del team. Poiché SharePoint tratta le sue pagine come altri contenuti, gli utenti con autorizzazione di modifica possono eliminare documenti dalla raccolta o modificare le pagine.

Per impedire che si verifichino questi danni, interrompere l'ereditarietà e la sola lettura della libreria. Impedisce loro di modificare tutte le pagine della libreria.

Se questo non è un passaggio conveniente per te, puoi anche impedire loro di modificare una pagina specifica. Puoi aggiungere restrizioni di modifica solo alle pagine critiche e lasciare il resto aperto per la modifica.

9. Usa livelli di autorizzazione personalizzati

Potrebbe essere necessario creare un livello di autorizzazione personalizzato per il sito del team di SharePoint, nonostante l'adozione di altre misure necessarie. Se la situazione lo richiede, non esitare a scegliere un livello di autorizzazione su misura per qualsiasi membro del team.

Secondo l'impostazione predefinita, i visitatori possono solo leggere i dati del sito mentre i membri del sito possono aggiungere, modificare o eliminare il contenuto. Se desideri che un utente modifichi solo un documento ma non lo elimini, crea un livello di autorizzazione adatto alle tue esigenze. Una volta impostata l'autorizzazione, l'utente vedrà solo le opzioni che è autorizzato a eseguire.

10. Una politica infallibile contro la fuga di dati

La perdita di dati può avvenire attraverso qualsiasi semplice azione come la stampa, la condivisione e molte altre. Per prevenire la perdita di dati attraverso questi, è necessario stabilire una politica ermetica contro le perdite di dati. Potrebbe portare a vietare azioni come la condivisione, la stampa o il download di dati in base a criteri particolari.

Considera tutti i possibili punti deboli e crea una politica di prevenzione della perdita di dati adatta al tuo team. Assicurati che prevenga la perdita di dati, almeno negli scenari principali.

11. Forma il tuo team sulla sicurezza dei siti

L'ultimo punto di questo elenco consiste nell'offrire un'adeguata formazione sulla sicurezza a tutti i membri del team che utilizzano i siti del team. Sono finiti i giorni in cui solo gli amministratori IT erano preoccupati per la sicurezza dei dati. Ora, ogni membro del personale dovrebbe fare la propria parte nella protezione dei dati.

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È necessario organizzare una formazione approfondita per far sì che si rendano conto delle conseguenze della sincronizzazione dei dati e della condivisione esterna. Inoltre, insegna loro come recuperare gli elementi eliminati entro il tempo stabilito. Soprattutto, fagli capire il processo di lavoro di SharePoint in modo che possano auto-monitorare le loro azioni.

Proteggi i siti del team in modo efficace

È essenziale prendere precauzioni per salvaguardare i dati del sito del team di SharePoint. Prova questi suggerimenti per ridurre al minimo i rischi prevalenti e offrire una sicurezza a 360° ai siti del tuo team di SharePoint.

SharePoint è un potente strumento di gestione dei contenuti che ti aiuta anche con il lavoro collaborativo e la gestione dei progetti. Se mantieni i dati del sito del team al sicuro, puoi concentrarti sulle cose che contano invece di inseguire le violazioni della sicurezza.

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